Condurre una riunione decisionale in modo efficace può essere un compito arduo, soprattutto quando sono coinvolte molte parti interessate con prospettive e opinioni diverse. Tuttavia, con un'attenta pianificazione ed esecuzione, una riunione decisionale può essere un potente strumento per guidare i progressi e raggiungere gli obiettivi aziendali. In questo post del blog, forniremo suggerimenti su come condurre una riunione decisionale efficace.

Che cos'è una riunione decisionale?

Le riunioni decisionali coinvolgono membri selezionati di un'azienda che si riuniscono per discutere, valutare e prendere decisioni importanti che influenzano gli obiettivi e i risultati dell'organizzazione. In genere, coinvolge anche le parti interessate che hanno un interesse personale nell'esito della decisione.

Lo scopo di una riunione decisionale è quello di esaminare tutte le informazioni pertinenti, considerare le diverse prospettive e determinare la migliore linea d'azione per raggiungere un obiettivo specifico. Questo tipo di riunione viene spesso utilizzato per affrontare questioni complesse che richiedono il contributo e il feedback di più persone.

Definire la decisione da prendere

Prima di convocare una riunione decisionale, è importante definire chiaramente la decisione da prendere. In questo modo si potrà garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che la riunione si concentri sulle questioni più importanti. Una decisione ben definita aiuterà anche a guidare la discussione e a mantenere la riunione in carreggiata.

Per contestualizzare questo aspetto, se doveste tenere una riunione per decidere su una nuova funzionalità del prodotto, dovreste definire chiaramente il problema che la funzionalità è destinata a risolvere e gli obiettivi che la funzionalità dovrebbe raggiungere. Prendere appunti sui punti chiave tramite una lavagna a fogli mobili  cavalletto è un ottimo ausilio visivo che può aiutare a mantenere le persone in carreggiata e a tornare indietro se la riunione va nella direzione sbagliata.

Identificare le principali parti interessate

Una volta definita la decisione da prendere, è importante identificare le persone chiave che saranno interessate dalla decisione. Questo include sia gli stakeholder interni che quelli esterni che possono avere un interesse personale nell'esito della decisione.

Identificando le principali parti interessate fin dalle prime fasi, potete assicurarvi che tutti abbiano la possibilità di fornire un contributo e che tutti i punti di vista siano presi in considerazione. Questo può aiutare a prevenire sorprese in un secondo momento nel processo decisionale e a garantire che tutti siano soddisfatti.

Creare un'agenda

L'agenda di una riunione è essenziale per qualsiasi processo decisionale. Fornisce una struttura chiara per la riunione, aiuta a mantenere la discussione sul binario giusto e assicura che tutti i punti importanti siano trattati. L'agenda deve essere condiviso con tutti i partecipanti prima della riunione per dare loro la possibilità di prepararsi. È sempre possibile annotare l'agenda su una lavagna bianca  per facilitare le correzioni prima di realizzare l'ordine del giorno definitivo in bianco e nero. Oppure si può utilizzare una lavagna mobile  per visualizzare l'ordine del giorno come riferimento durante la riunione.

L'agenda deve comprendere i seguenti elementi:

• Introduzione e benvenuto
• Revisione della decisione da prendere
• Presentazione di informazioni e dati
• Discussione e dibattito
• Processo decisionale e criteri
• Passi successivi e follow-up

Raccogliere informazioni

Prima della riunione decisionale, è importante raccogliere tutte le informazioni e i dati rilevanti. Ciò include dati quantitativi e qualitativi, nonché qualsiasi altra informazione rilevante che aiuti i partecipanti a prendere una decisione informata.

Le informazioni devono essere presentate in modo chiaro e conciso, con supporti visivi come grafici e diagrammi, se necessario. Ciò contribuirà a garantire che i partecipanti abbiano una comprensione comune della situazione e siano in grado di prendere una decisione informata.

Incoraggiare la partecipazione e il dibattito

Durante la riunione decisionale, è importante incoraggiare la partecipazione e il dibattito tra i partecipanti. Questo può aiutare a garantire che tutte le prospettive siano considerate e che la decisione sia ben informata.

In qualità di responsabile della riunione, è importante creare un ambiente sicuro e rispettoso in cui i partecipanti si sentano a proprio agio nell'esprimere le proprie opinioni. Questo può essere fatto stabilendo delle regole di base all'inizio della riunione, come il rispetto delle opinioni altrui e l'evitare attacchi personali. Cercate di incoraggiare i partecipanti più silenziosi a prendere la parola e non lasciate che gli altri sovrastino la conversazione.

Utilizzare un processo decisionale

È importante disporre di un processo decisionale strutturato per garantire che la decisione sia presa in modo equo e obiettivo. Si possono utilizzare diversi processi decisionali, tra cui il voto, il consenso e la delega.

Il processo decisionale deve essere chiaramente delineato nell'ordine del giorno e comunicato in anticipo a tutti i partecipanti.

Seguire e comunicare la decisione

Una volta presa la decisione, è importante seguire tutti i partecipanti (e le parti interessate) per comunicare la decisione e i passi successivi. Questo può aiutare a garantire che tutti siano consapevoli della decisione e comprendano il loro ruolo nell'attuazione della stessa.

È il momento di condurre la riunione decisionale

La conduzione di una riunione decisionale efficace è essenziale per raggiungere gli obiettivi aziendali e per guidare il progresso. Seguendo i suggerimenti illustrati in questo post, potrete assicurarvi che le vostre riunioni decisionali siano mirate, produttive e ben informate.

Ricordate che un processo decisionale efficace richiede un equilibrio tra analisi basata sui dati e opinioni soggettive. Creando un ambiente sicuro e rispettoso, in cui tutti si sentano a proprio agio nell'esprimere le proprie opinioni, è possibile garantire che tutte le prospettive vengano prese in considerazione e che venga presa la decisione migliore per l'azienda.

Modello di agenda per riunioni decisionali

L’agenda della riunione decisionale

Di seguito è riportato un modello completo di riunione decisionale che può essere personalizzato per adattarsi alla vostra riunione. È possibile aggiungere altri elementi e adattare la dicitura al tono dell'azienda.

Data:

Tempo:

Posizione:

Partecipanti:

• Nome
• Nome
• Nome

Punti all'ordine del giorno:

Benvenuto e presentazioni

• Presentare i nuovi partecipanti
• Esaminare l'ordine del giorno

Revisione della decisione da prendere

• Definire chiaramente la decisione
• Rivedere gli obiettivi e le finalità

Presentazione di informazioni e dati

• Presentare tutte le informazioni e i dati rilevanti
• Utilizzare ausili visivi come grafici e tabelle, ove opportuno

Discussione e dibattito

• Incoraggiare la partecipazione e il dibattito tra i partecipanti
• Creare un ambiente sicuro e rispettoso

Processo decisionale e criteri

• Delineare il processo decisionale da utilizzare
• Stabilire i criteri per prendere una decisione

Passi successivi e follow-up

• Identificare le fasi successive e assegnare gli elementi d'azione
• Stabilire le scadenze per il completamento

Chiudere la riunione

• Ringraziare i partecipanti per la loro partecipazione
• Terminare la riunione