Le aziende di tutto il mondo si trovano ad affrontare un'intensa concorrenza e richieste sempre maggiori da parte dei clienti. Per essere all'avanguardia, le organizzazioni devono valutare e ottimizzare continuamente le proprie operazioni. Uno strumento potente che ha guadagnato importanza negli ultimi anni è la mappatura del flusso di valore (VSM). La VSM è una tecnica visiva e analitica utilizzata per identificare ed eliminare gli sprechi, snellire i processi e migliorare l'efficienza aziendale complessiva. In questo post esploreremo la mappatura del flusso di valore in modo più dettagliato, come metterla in pratica e quali sono gli strumenti migliori per aiutarvi.

Che cos'è la mappatura del flusso di valore?

La mappatura del flusso di valore è l'atto di creare una rappresentazione visiva dell'intero processo o "flusso di valore" che un prodotto o un servizio attraversa, dalla richiesta iniziale del cliente alla sua consegna. Questa mappa aiuta a identificare sia le attività che aggiungono valore sia quelle che non lo fanno (gli sprechi), consentendo alle aziende di ottimizzare i processi in modo sistematico.

Quali sono i principi chiave della mappatura del flusso di valore?

• Centralità del cliente

La VSM inizia con una profonda comprensione delle esigenze del cliente e allinea tutte le attività per soddisfare tali esigenze in modo efficiente.

• Ottimizzazione dei flussi

Mira a stabilire un flusso regolare e ininterrotto di lavoro attraverso il flusso del valore, riducendo ritardi e colli di bottiglia.

• Riduzione degli sprechi

Il VSM identifica ed elimina vari tipi di sprechi, come la sovrapproduzione, i tempi di attesa, i difetti e l'eccesso di scorte.

• Miglioramento continuo

Il processo di VSM è continuo e incoraggia le organizzazioni a cercare continuamente modi per migliorare le proprie operazioni.

Come condurre la mappatura dei flussi di valore

Il modo migliore per condurre il VSM è attraverso una riunione. Può essere parte dell'incontro o costituire la base dell'intera sessione. Nelle note della riunione è necessario evidenziare esattamente ciò che verrà mappato ai partecipanti. La mappatura del valore potrebbe essere il percorso di un prodotto dalle materie prime al cliente o un processo specifico all'interno dell'azienda che deve essere ottimizzato.

Quando scegliete i partecipanti, assicuratevi di coinvolgere tutti i membri del team che possono fornire un contributo prezioso e/o coloro che saranno interessati da qualsiasi decisione che potrebbe essere presa come risultato del VSM. Riunire un team interfunzionale garantisce una visione olistica del processo che verrà mappato.

Un ottimo modo per iniziare è mappare lo stato attuale. Disegnate una linea temporale da sinistra a destra che rappresenti il processo dall'inizio alla fine. È possibile utilizzare simboli, etichette e penne colorate per distinguere i diversi elementi. Per iniziare, i simboli più comuni sono:

• Rettangoli - processi
• Triangoli - inventario
• Frecce - flusso
• Diamanti - punti di decisione

Durante la mappatura dello stato attuale, è possibile integrare la rappresentazione visiva con dati, identificazione degli sprechi e metriche.

Si può quindi passare alla mappatura dello stato futuro. A volte si inizia con un brainstorming di potenziali miglioramenti sulla base della mappatura dello stato attuale. Come team potete tracciare il processo ideale e persino ricalcolare le metriche per vedere l'impatto dei potenziali miglioramenti.

Dopo la sessione di VSM, dovrete tenere informati tutti gli stakeholder sulle modifiche e fornire la formazione necessaria per garantire che tutti comprendano e si adattino al nuovo processo.

Strumenti per la mappatura del flusso di valore

L'elemento visivo della mappatura del flusso di valore è importante, altrimenti la tecnica risulta inefficace. Per creare diagrammi VSM efficaci, sono necessari gli strumenti giusti.

• Carta e lavagne

A volte, gli strumenti più semplici sono i più efficaci. È possibile creare diagrammi VSM utilizzando carta e lavagne durante sessioni di brainstorming o workshop collaborativi. I membri del team possono disegnare e annotare la mappa manualmente.

• Post-it

I post-it possono essere utilizzati insieme a una lavagna o a un grande foglio di carta. Sono utili per catturare le informazioni, etichettare le fasi del processo e riposizionare facilmente gli elementi durante le sessioni di brainstorming e mappatura.

 

• Excel

Microsoft Excel è uno strumento versatile per creare diagrammi VSM di base. È possibile utilizzare le forme e le linee di Excel per rappresentare le fasi e i flussi del processo. Sebbene non offra il fascino visivo di un software VSM specializzato, è facilmente disponibile e facile da usare.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio è uno strumento di diagrammi dedicato che offre modelli di VSM. Offre un modo più strutturato e professionale di creare diagrammi VSM, con forme e simboli appositamente progettati per la mappatura.

• Lucidchart

Lucidchart è uno strumento di diagramming online che offre modelli per la creazione di diagrammi VSM. È collaborativo e consente a più membri del team di lavorare contemporaneamente sullo stesso diagramma. Lucidchart si integra anche con altri software aziendali come Microsoft Office e Google Workspace.

• Visme

Visme è un versatile strumento di progettazione e infografica online che può essere utilizzato per creare diagrammi VSM. Offre un'ampia gamma di icone, forme e modelli per rappresentare i diversi elementi del flusso di valore. È facile da usare e può aiutare a creare diagrammi visivamente accattivanti.

• Miro

Miro è una piattaforma di lavagna collaborativa online progettata per la collaborazione visiva. È eccellente per i team virtuali o i workshop a distanza. È possibile creare diagrammi VSM, aggiungere note adesive e collaborare in tempo reale.

• SmartDraw

SmartDraw è un software di diagrammi che fornisce modelli per VSM e altri diagrammi. Offre diverse opzioni di personalizzazione e si integra con Microsoft Office e altri strumenti.

• Tallyfy

Tallyfy è uno strumento di gestione dei processi e di automazione dei flussi di lavoro che può essere utilizzato per creare diagrammi VSM. È particolarmente utile se si desidera documentare e automatizzare contemporaneamente i processi del flusso di valore.

• Kumu

Kumu è una piattaforma web per la creazione di mappe di sistema, che può essere adattata alla mappatura del flusso di valore. È uno strumento più avanzato per visualizzare sistemi complessi e relazioni all'interno di un flusso di valore.

• Gliffy

Gliffy è uno strumento di diagramma online che offre modelli per il VSM. È facile da usare e offre funzioni di collaborazione per la mappatura in team.

Quando si sceglie uno strumento di office per la mappatura dei flussi di valore, bisogna considerare le preferenze del team, la complessità dei processi e l'eventuale necessità di funzioni di collaborazione in tempo reale. Lo strumento giusto per la vostra azienda dipenderà dalle vostre esigenze specifiche e dal livello di dettaglio che desiderate acquisire nei vostri diagrammi VSM.