Le riunioni sono una parte essenziale di qualsiasi organizzazione. Il successo di una riunione dipende in larga misura dalla capacità del facilitatore di mantenere la discussione concentrata, produttiva ed efficiente.

In questo blog discuteremo alcuni suggerimenti per aiutarvi a migliorare le vostre capacità di facilitatori delle riunioni, tra cui la pianificazione e la preparazione, la definizione di regole di base, la gestione efficace del tempo, l'ascolto attivo, la risoluzione dei conflitti e la valutazione e riflessione sulle vostre prestazioni.

Che cos'è un facilitatore?

Come facilitatore delle riunioni, avete la responsabilità di creare un ambiente positivo e coinvolgente che incoraggi la partecipazione, promuova la collaborazione e aiuti il gruppo a raggiungere i propri obiettivi. Il ruolo principale del facilitatore è quello di gestire il processo della riunione e creare un ambiente confortevole per una comunicazione aperta e costruttiva.

Il facilitatore è responsabile di:

• Stabilire le regole di base
• Mantenere la discussione incentrata sui temi definiti
• Gestione del tempo
• Incoraggiare la partecipazione
• Garantire l'ascolto di tutti i punti di vista

Aiutano inoltre il gruppo a generare idee, a prendere decisioni e a raggiungere una soluzione quando necessario.

I migliori consigli per i facilitatori delle riunioni

Un facilitatore delle riunioni competente è un comunicatore esperto, abile nella gestione dei compiti e nella risoluzione dei problemi. Devono rimanere una parte neutrale e non lasciare che il loro punto di vista influisca sulla riunione. L'obiettivo principale di un facilitatore è quello di guidare il gruppo a raggiungere i suoi obiettivi coltivando la produttività e l'efficienza.

Pianificazione e preparazione

Prima di ogni riunione, prendetevi il tempo per pianificare e preparare. Evidenziate lo scopo della riunione, fissate obiettivi chiari e create un ordine del giorno che delinei gli argomenti da discutere. Considerate l'utilizzo di una lavagna bianca o di una lavagna mobile per comunicare queste informazioni durante la riunione, in modo che siano visibili a tutti i partecipanti. Questo garantirà una sessione più mirata, produttiva ed efficiente. Inoltre, assicuratevi di comunicare in anticipo ai partecipanti l'ordine del giorno e il materiale necessario.

Stabilire le regole di base

Stabilite all'inizio regole chiare per la riunione, in modo da creare un ambiente rispettoso e produttivo. Questi possono essere elencati su un cavalletto o una lavagna a fogli mobili, in modo da potervi fare riferimento in caso di necessità. Incoraggiate la partecipazione e fate in modo che tutti abbiano la possibilità di parlare. Inoltre, assicuratevi di far rispettare le regole durante la riunione, soprattutto se i partecipanti le contestano.

Gestire il tempo in modo efficace

Rimanete sui temi concordati e gestite il tempo in modo efficace, mantenendo la discussione focalizzata sugli argomenti all'ordine del giorno. Tenete d'occhio l'orologio e regolate il ritmo della riunione, se necessario, per garantire la copertura di tutti i punti all'ordine del giorno o programmate una sessione di follow-up, se ciò può essere utile.

Ascolta attivamente

Praticate l'ascolto attivo prestando attenzione a ciò che viene detto e dimostrando di aver capito. Chiarire eventuali malintesi e incoraggiare i partecipanti a porre domande e fornire feedback.

Gestire i conflitti

Affrontare eventuali conflitti in modo rispettoso e costruttivo. Concentratevi sui problemi piuttosto che sulle persone coinvolte e incoraggiate una comunicazione aperta e onesta. In questo caso il facilitatore assume un ruolo di mediazione, rimanendo imparziale.

Valutare e riflettere

Dopo la riunione, prendetevi il tempo per riflettere su ciò che è andato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato. Incoraggiate il feedback costruttivo dei partecipanti per aiutarvi a identificare le aree di miglioramento e per informare il vostro approccio alle riunioni future. Dovreste anche rivedere l'agenda del giorno predefinita sulla lavagna all'inizio della riunione e valutare se tutti gli argomenti sono stati affrontati.

Cosa evitare come facilitatore delle riunioni

Essere un facilitatore delle riunioni non è un compito facile, soprattutto nelle riunioni più grandi, quando ci sono più voci che vogliono contribuire. Qui di seguito, evidenziamo le azioni da evitare in qualità di facilitatori di riunioni:

Esprimere le proprie opinioni o pregiudizi

Il ruolo del facilitatore è quello di rimanere neutrale e imparziale. Dovreste evitare di esprimere le vostre opinioni.

Dominare la conversazione

Il facilitatore deve incoraggiare la comunicazione aperta e la collaborazione tra tutti i partecipanti, anziché dominare la conversazione. Fate attenzione a non parlare troppo o a non interrompere gli altri e fate in modo che tutti i partecipanti siano coinvolti e possano dire la loro, senza essere troppo insistenti.

Essere provocatori

Mantenere la calma e il rispetto anche in situazioni difficili. Per quanto possa essere difficile, cercate di evitare lo scontro e di estendere questa regola di comportamento anche a tutti i partecipanti.

Siete pronti per un ruolo di facilitatori?

Sia che vogliate migliorare le vostre capacità o fare il primo salto come facilitatori delle riunioni, ora disponete delle linee guida per condurre una riunione. Sarete in grado di creare un ambiente sicuro, rispettoso e collaborativo, incoraggiando tutti i membri a partecipare e a contribuire con le loro prospettive uniche.

Il vostro obiettivo è quello di aiutare i partecipanti a raggiungere gli obiettivi della riunione:

• Mantenere la discussione focalizzata e produttiva
• Gestione delle dinamiche di gruppo
• Risolvere eventuali disaccordi
• Adattare il piano di facilitazione
• Ascoltare e reagire in modo efficace

Dovete anche essere in grado di adattare il vostro stile di comunicazione alle esigenze del gruppo e di fornire feedback e suggerimenti che aiutino a migliorare la comunicazione e la collaborazione. Utilizzando le tecniche di facilitazione descritte in questo blog, potete aiutare i gruppi a superare le barriere comunicative e a raggiungere il successo in tutti i tipi di riunioni.