Un follow-up efficace di una riunione è un modo essenziale per garantire che le decisioni e i piani siano comunicati e che le azioni siano completate. Di seguito vi spieghiamo perché è così importante dare seguito a una riunione e come farlo in modo corretto e con successo.

Perché è importante dare seguito alla riunione?

In una riunione si possono affrontare molte cose. Il follow-up della riunione crea un registro a cui i partecipanti possono fare riferimento, in modo da avere ben chiaro cosa è stato trattato e quali azioni sono scaturite dalla riunione.

Senza un follow-up della riunione, i dettagli importanti potrebbero essere dimenticati e i compiti concordati potrebbero non essere completati. Questo potrebbe avere un impatto negativo sulla produttività e persino sulla reputazione del marchio.

Un follow-up della riunione può essere utile anche per chi non ha potuto partecipare alla riunione. Saranno in grado di scoprire cosa è stato discusso, in modo da avere tutte le informazioni pertinenti di cui potrebbero aver bisogno.

L'utilizzo di un'e-mail di follow-up dopo la riunione può anche fornire un filo conduttore per le persone per monitorare i progressi delle azioni e il feedback su quando i compiti sono stati completati o se ci sono stati ritardi.

Migliori pratiche per la riunione per consentire un follow-up efficace

Per dare un follow-up efficace alla riunione, ci sono alcuni passi da fare durante la riunione stessa.

Fare il verbale

Eleggere una persona nella riunione per fare il verbale è uno strumento utile da usare quando si fa il follow-up di una riunione. Se si tengono riunioni regolari, è possibile alternare i verbalizzanti o assegnare a una persona il compito di redigere i verbali ogni volta. Può essere utile che la persona abbia già redatto un verbale in precedenza, in modo da sapere come redigerlo e cosa includere.

Il verbale deve riassumere quali argomenti sono stati discussi, chi ha detto cosa e quali azioni sono state identificate, con eventuali scadenze annotate. Se esiste un ordine del giorno della riunione, questo può essere usato come modello per prendere gli appunti, in modo che sia chiaro cosa è stato discusso e quando.

Il verbale può essere incluso in un'e-mail di follow-up dopo la riunione, ma non dovrebbe essere l'unica cosa inclusa. Sebbene possano essere utili come riferimento, potrebbero contenere troppe informazioni per tutti i partecipanti alla riunione e le azioni chiave potrebbero andare perse.

Identificare le azioni e assegnare i proprietari

È una parte vitale di ogni riunione identificare chiaramente le azioni e assegnare a ciascuna di esse un proprietario, in modo che le persone sappiano di cosa sono responsabili dopo la riunione.

Quando durante una riunione emergono potenziali azioni, discutete di ciò che deve accadere e della scadenza entro cui deve avvenire. Identificate la persona più adatta ad assumersi la responsabilità di ogni azione e assicuratevi che capisca cosa le verrà richiesto.

Può accadere che un'azione richieda più persone per essere completata. Anche in questo caso, assegnare un solo proprietario. Questo semplifica il follow-up e la tracciabilità dell'azione e aiuta a evitare confusione e repliche del lavoro.

A volte, la persona più adatta a svolgere un'azione potrebbe non essere presente alla riunione. In questo caso, assegnare a una persona il compito di comunicare ciò che sarà richiesto al singolo.

Fotografare il lavoro collaborativo

Spesso nelle riunioni si utilizza lavagne bianche o una lavagna a fogli mobili per prendere appunti e fare brainstorming. Questi possono essere utili durante la riunione, in quanto danno a tutti la possibilità di vedere chiaramente ciò che viene discusso.

Tuttavia, è importante che gli appunti presi possano essere condivisi dopo la riunione in un follow-up. Altrimenti, potreste aver preso appunti e idee utili e importanti che andranno persi e dimenticati dopo la riunione.

Potete fotografare gli appunti presi sulle lavagne e poi condividerli in un'e-mail di follow-up della riunione. Oppure, se gli appunti non sono abbastanza chiari, si possono scattare delle foto e poi incaricare qualcuno di trasferire le informazioni in un documento. Questo può essere utile per i brainstorming, in quanto è possibile mantenere il flusso visivo pur garantendo la leggibilità di ogni parola.

Riassumere alla fine della riunione

Alla fine della riunione, è necessario prendersi qualche minuto per riassumere brevemente ciò che è stato discusso e deciso, insieme alle azioni. Dite alle persone come e chi darà seguito alla riunione e quando possono aspettarsi di ricevere il follow-up.

Come dare seguito a una riunione

Creare un piano d'azione

Una delle parti più importanti del follow-up di una riunione è la creazione di un piano d'azione. Gli appunti della riunione devono essere utilizzati come base per creare il piano d'azione. Questo documento indicherà esattamente le azioni da intraprendere, i responsabili e la tempistica con cui dovranno essere affrontate e completate.

Il piano d'azione può essere utilizzato anche per classificare le azioni, identificando quali sono urgenti e quali meno. Può essere utile rendere il documento collaborativo, in modo che le persone possano aggiornarlo nel corso del progetto con lo stato delle loro azioni.

Condividere il follow up della riunione

Una volta ottenuto il verbale della riunione e il piano d'azione, sarà necessario condividere il follow up. Il modo più comune per farlo è inviare un follow-up all'e-mail della riunione. Se la riunione è legata a un progetto in corso, potrebbe essere utile creare un canale di messaggi dedicato su Slack o Teams e utilizzarlo per tutte le comunicazioni, compreso il follow-up della riunione.

Il follow-up della riunione deve essere inviato il prima possibile dopo la riunione, di solito entro 24-48 ore, per consentire la preparazione del verbale e di qualsiasi altro documento.

Il follow-up di una riunione deve essere inviato a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione e a tutte le altre parti interessate che non hanno potuto partecipare o che non hanno partecipato ma che potrebbero essere coinvolte in un'azione.

Il follow-up della riunione deve includere il verbale della riunione e il piano d'azione. Dovreste anche includere un breve riassunto della riunione, per rinfrescare la memoria su ciò che è stato discusso e per informare coloro che non erano presenti. Se avete preso appunti su una lavagna, includete anche la versione fotografica o documentale di questi. Se la riunione prevedeva una presentazione, può essere utile allegare anche le diapositive.

Esempio di e-mail di follow up della riunione

Oggetto:  Follow up di [argomento della riunione]

Caro team,

Grazie per aver dedicato del tempo alla nostra riunione di oggi. Apprezzo il vostro impegno e i vostri sforzi per renderlo produttivo.

Per dare seguito alla riunione, vorrei riassumere i fattori chiave che sono stati discussi:

[elenco puntato dei punti chiave della discussione]

Sono state decise le seguenti azioni:

[elenco puntuale delle azioni e dei titolari delle azioni]

Ho allegato un documento di piano d'azione per aiutarci a lavorare su queste azioni. [Questo documento è collaborativo ed è salvato in [cartella] Utilizzate questo piano d'azione per tenere tutti aggiornati sui progressi delle vostre azioni. Se riscontrate problemi nel completamento delle azioni, fatemelo sapere, in modo da tenere informato il team.

Ho anche allegato i verbali e gli altri documenti che hanno supportato il nostro incontro, per il vostro riferimento.

Il nostro prossimo incontro si terrà il [data] e non vedo l'ora di vedervi tutti.

Cordiali saluti,

[Nome]

Come tenere traccia del follow-up della riunione

È importante non limitarsi a inviare il follow-up della riunione e poi non ricontrollare fino alla riunione successiva, soprattutto se c'è un grande intervallo tra le riunioni. Tenete traccia di ciò che sta accadendo con il vostro piano d'azione.

Se sembra che le cose non vengano completate nei tempi stabiliti, contattate i vostri colleghi per vedere se c'è un problema. Potrebbe trattarsi di un ostacolo che richiede il contributo del resto del team, oppure potrebbe essersi dimenticato di aggiornare il documento. Qualunque sia il problema, aiutateli a risolverlo e assicuratevi che il team di progetto sia informato.