Se siete stati incaricati di redigere il verbale di una riunione per la prima volta, probabilmente vi sentirete sopraffatti. Come posso annotare tutto ciò che è stato detto?

Tuttavia, con gli strumenti giusti, tenere un registro delle discussioni e delle decisioni prese durante una riunione può diventare facile. I verbali delle riunioni sono uno strumento importante per tenere traccia dei progressi, per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e per fare riferimento in futuro.

Per aiutarvi a redigere efficacemente i verbali delle riunioni, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per affinare le vostre capacità e produrre verbali chiari, concisi e accurati. Forniamo anche un modello di verbale di riunione da utilizzare gratuitamente.

Preparatevi in anticipo

La preparazione è fondamentale quando si tratta di redigere un verbale di riunione. È necessario familiarizzare con l'ordine del giorno e i partecipanti prima dello svolgimento della riunione. Questo vi aiuterà a catturare tutte le informazioni importanti e ad applicarle alle persone corrette.

Anche la creazione di un modello di verbale di riunione basato sull'ordine del giorno può essere utile. È un ottimo modo per rimanere organizzati e assicurarsi di avere appunti per ogni punto della discussione.

Scegliete gli strumenti giusti

Le persone lavorano in modo diverso e il modo migliore di verbalizzare le riunioni potrebbe essere completamente diverso da quello di un collega. Alcuni preferiscono registrare i verbali direttamente su un computer portatile, mentre altri preferiscono carta e penna o una mini lavagna, in modo da poter spuntare le parole e le frasi chiave quando il verbale viene redatto per intero.

Dattilografare può essere utile, soprattutto se si è abili dattilografi. Tuttavia, il suono del battere dei tasti può essere fastidioso per i partecipanti alla riunione. Gli appunti scritti a mano sono perfetti se siete esperti di scrittura breve o preferite completare il verbale dopo la riunione.

Prendere appunti chiari e concisi

Prendere appunti chiari e concisi durante la riunione è importante. Tuttavia, non dimenticate che potete tornare indietro e riordinare il vostro lavoro dopo la riunione.

Dovete assicurarvi di ascoltare attentamente e di cogliere i punti chiave. È fondamentale rimanere obiettivi.

Alcuni amano scrivere gli appunti delle riunioni per poterli modificare più facilmente in seguito. Se ciò non è possibile, astenetevi dall'annotare ogni singola parola: utilizzate una stenografia o parole e frasi chiave su cui basarvi in seguito.

Identificate i punti chiave

Decidere quali punti chiave annotare quando si redige un verbale di riunione può essere fonte di confusione. Troppo spesso chi prende i minuti cerca di coprire troppe informazioni, perdendo così il punto successivo dell'ordine del giorno.

È possibile identificare i punti chiave ascoltando quanto segue:

• Decisioni prese
• Azioni assegnate
• Nuove informazioni condivise
• Domande sollevate

Registrare le decisioni e le azioni

Decisioni e azioni sono gli argomenti più importanti da registrare nel verbale della riunione. Queste informazioni avranno un impatto in futuro e aiuteranno tutti a progredire verso lo stesso obiettivo.

Quando si registrano le decisioni e le azioni, è importante essere chiari su chi è responsabile di ogni compito e su quando deve essere completato. Si può anche includere una scadenza per ogni compito.

Fornire un riassunto

Alla fine degli appunti della riunione è utile riassumere la discussione. In questo modo si potrà concludere e assicurarsi che tutti abbiano ben chiaro come procedere.

Il riassunto deve essere breve e puntuale. Dovrebbe includere i punti chiave della discussione, nonché le decisioni o le azioni che sono state prese.

Correggete il verbale

Una volta che avete la versione finale del verbale della riunione, è importante che lo correggiate attentamente. Dovrete assicurarvi che siano privi di errori e che trasmettano con precisione i messaggi richiesti.

Può essere utile chiedere a un collega di correggere il verbale della riunione. A volte l'occhio non coglie gli errori in un lavoro su cui ci si è concentrati con attenzione.

Distribuire il verbale

Una volta che il verbale è stato corretto e privo di errori, è possibile distribuirlo ai partecipanti alla riunione. Si consiglia di inviarli via e-mail o di pubblicarli su un disco condiviso.

È importante distribuire i verbali rapidamente dopo la riunione, in modo che tutti abbiano le informazioni necessarie per dare seguito alle azioni e alle decisioni.

Redigere efficacemente i verbali delle riunioni è un'abilità importante che può aiutare a essere un comunicatore e un collaboratore più efficace. Seguendo questi suggerimenti, è possibile scrivere verbali di riunione chiari, concisi e accurati. Di seguito è riportato un modello di verbale di riunione gratuito che vi aiuterà la prossima volta che dovrete documentare una riunione.

Modello di verbale di riunione

Data della riunione: di solito viene visualizzata come giorno-mese-anno con zeri iniziali.

Ora della riunione: di solito viene visualizzata utilizzando la notazione delle ventiquattro ore.

Luogo della riunione: potrebbe essere virtuale o in una stanza specifica.

Partecipanti: elencare tutti i presenti sia fisicamente che virtualmente.

Assenti: elencare gli invitati che non hanno potuto partecipare alla riunione.

Ordine del giorno: delineare l'ordine del giorno distribuito prima della riunione.

Verbale: questa sezione dovrebbe delineare le discussioni relative agli argomenti della riunione che non sono decisioni o azioni.

Decisioni e azioni: trasmettere i risultati, comprese le scadenze, se del caso, per le azioni.

Passi successivi: questo è lo spazio ideale per indicare la data e l'ora della prossima riunione.

Note: evidenziare qualsiasi informazione supplementare che possa essere utile.

Distribuzione: specificare come verranno fornite le note della riunione.