Le riunioni sono uno strumento prezioso nel mondo del lavoro, che aiuta gli individui a collaborare, prendere decisioni e monitorare i progressi. Tuttavia, l'afflusso di riunioni ha comportato un costo imprevisto: la stanchezza da riunione. Purtroppo si tratta di un problema comune che colpisce i professionisti di tutti i settori, con conseguente riduzione della produttività e aumento dei livelli di stress.

In qualità di esperti di riunioni produttive, in questo blog analizziamo esattamente cosa sia la stanchezza da riunione, l'impatto che ha sulle persone e sulla produttività e come identificarla. Analizzeremo come evitarla, offrendo strategie e indicazioni pratiche per garantire riunioni sempre efficienti e coinvolgenti.

Che cos'è la fatica da riunione?

La fatica da riunione comprende le sensazioni di stanchezza, stress e frustrazione che derivano dalla partecipazione a troppe riunioni.

La fatica da riunione può insorgere quando qualcuno si sente sopraffatto dal numero di riunioni a cui deve partecipare ogni settimana o addirittura ogni giorno. La stanchezza da riunione può svilupparsi anche quando le riunioni si protraggono troppo a lungo con strutture e/o obiettivi poco chiari.

L'impatto della stanchezza da riunione

La stanchezza da riunione può avere una serie di effetti negativi. Può influire negativamente sull'individuo causando stress e ansia eccessivi. Quando una persona deve partecipare a molte riunioni, è probabile che non riesca a concentrarsi sul suo lavoro abituale. Questo può far sì che il lavoro si accumuli, portando l'individuo a sentirsi estremamente sopraffatto. Questo può accadere quando una persona deve partecipare a molte riunioni in un giorno, ma anche quando queste riunioni sono distribuite nell'arco della giornata. Se qualcuno non ha abbastanza tempo tra una riunione e l'altra per concentrarsi adeguatamente sul proprio lavoro, potrebbe rimanere indietro.

Un altro impatto negativo della stanchezza da riunione è la produttività delle riunioni. I partecipanti potrebbero essere disimpegnati, non prestare attenzione a ciò che viene detto e perdere informazioni vitali, a causa della stanchezza o magari perché stanno pensando ad altro lavoro da fare. Possono anche essere disinteressati ed evitare di contribuire con idee e dettagli che sarebbero necessari per una riunione produttiva e di successo.

Quali sono i segnali di allarme della stanchezza da riunione?

Come già detto, un impatto e un sintomo della stanchezza da riunione è rappresentato da individui stressati, ansiosi e sovraccarichi di lavoro. Questo può manifestarsi nelle riunioni quando le persone che di solito sono impegnate sembrano disinteressate e non contribuiscono.

Un altro segnale che indica che i dipendenti sono affaticati dalle riunioni è che evitano le riunioni. Possono disdire all'ultimo minuto o chiedere spesso di spostare le riunioni a una data futura. Questo può essere particolarmente comune per le riunioni regolari che si tengono ogni settimana.

La stanchezza da riunione può essere dimostrata anche dal mancato rispetto delle scadenze del progetto. Se le persone sono costrette a passare la maggior parte del tempo in riunione, non riescono a portare avanti il loro lavoro. Ciò significa senza dubbio che le scadenze non saranno rispettate perché il lavoro non può essere svolto. Questo può contribuire ulteriormente all'affaticamento da riunione, in quanto le riunioni di progetto avranno meno aggiornamenti, con conseguente spreco di riunioni.

Come prevenire l'affaticamento da riunione

Esistono diversi accorgimenti che possono essere adottati per evitare l'affaticamento da riunione e creare una cultura della riunione sana e produttiva in un'azienda.

Organizzare una riunione solo quando è assolutamente necessario

Le riunioni possono essere uno strumento utile e pratico, che aiuta a migliorare la comunicazione e offre alle persone una piattaforma per sollevare dubbi e risolvere problemi in modo collaborativo. Tuttavia, non sempre è l'opzione migliore per organizzare una riunione. Ad esempio, se un team leader vuole aggiornamenti su un progetto, potrebbe essere meglio chiedere un rapporto sul progetto a chi ci lavora. Questo rapporto può essere sempre distribuito agli altri membri del team per garantire che tutti abbiano gli aggiornamenti necessari, ma può significare che le persone non perdono tempo a partecipare a una riunione a cui non devono partecipare.

Potreste anche rivedere le vostre riunioni regolari. Per la comunicazione di gruppo può essere utile organizzare riunioni regolari per tutti i membri del team, per informare gli altri su cosa stanno lavorando e dove potrebbero aver bisogno di supporto. Tuttavia, potrebbe essere utile esaminare la frequenza di questo incontro. Se attualmente avete un team stand-up giornaliero, è possibile ridurlo a settimanale? Se attualmente la riunione settimanale del team dura un'ora, è possibile ridurla a 30 minuti? Prendete nota di ciò che viene detto durante le riunioni regolari e cercate un modo per condensarlo o ridurlo.

Pianificare una riunione sintetica

Una volta deciso che una riunione è necessaria, è possibile pianificare un ordine del giorno sintetico. Assicuratevi che l'ordine del giorno contenga i punti chiave per raggiungere l'obiettivo della riunione. Potete inviarlo ai partecipanti quando li invitate alla riunione.

Un ordine del giorno permette ai partecipanti di sapere cosa aspettarsi dalla riunione e assicura che il loro tempo non sarà sprecato. Questo aiuterà anche a mantenere la riunione sul binario giusto e a evitare che le persone partano per tangenti che potrebbero non essere rilevanti per la riunione o per gli altri partecipanti.

Invitare solo le persone essenziali

Una volta che si conosce l'obiettivo principale della riunione e si dispone dell'ordine del giorno, si può decidere chi deve partecipare. Dovete mirare a invitare solo coloro che trarranno beneficio dalla partecipazione alla riunione ed evitare di invitare persone che "potrebbero" essere necessarie. Se durante la riunione avete bisogno di fare una domanda a un collega non presente, potete sempre chiamarlo o mandargli un messaggio. In questo modo, possono trasmettere informazioni senza dover partecipare a un'intera riunione che potrebbe non essere rilevante per loro.

Spesso può essere meglio invitare solo una o due persone di un particolare team o reparto, piuttosto che l'intero team. Le persone presenti possono sempre trasmettere le informazioni al resto del loro team, oppure potete inviare i verbali in giro, in modo che le persone possano rimanere aggiornate su ciò che è stato detto. 

Se non siete sicuri di chi debba partecipare, potete chiederlo individualmente o invitarli su base "facoltativa", in modo che possano decidere da soli. Potreste anche mettere l'ordine del giorno della riunione in un luogo centrale, come bacheca in un'area comune, e dare la possibilità alle persone di partecipare se pensano che sia utile per loro.

Cercate di mantenere l'attenzione sulla riunione

Usate l'ordine del giorno della riunione per assicurarvi che tutti rimangano sulla strada giusta. Spesso le riunioni possono essere deviate, sia perché qualcuno solleva una questione non del tutto pertinente, sia perché viene sollevato un punto che dà inizio a una discussione separata. Spesso si tratta di conversazioni utili, ma la riunione potrebbe non essere il luogo più adatto per svolgerle.

Cercate di ridurre al minimo le discussioni tangenziali. Se si verifica una discussione importante che non è rilevante per la riunione, prendete nota per continuarla dopo la riunione. Le persone coinvolte possono rimanere in riunione per un po' di tempo in più oppure si può organizzare una riunione separata o una telefonata.

Utilizzare strumenti di coinvolgimento utili

Un modo per aiutare a mantenere le persone impegnate in una riunione è utilizzare strumenti di comunicazione visiva. Ad esempio, è possibile utilizzare una lavagna per prendere appunti durante una riunione e scrivere le idee che le persone hanno contribuito a realizzare. Questo può dare alle persone qualcosa a cui fare riferimento e su cui basarsi, aiutando a coltivare una migliore collaborazione.

Potete anche utilizzare schermi di proiezione se state usando una presentazione. Questo può aiutare a mantenere l'attenzione delle persone, dando loro qualcosa da guardare e da cui prendere appunti. Potete poi inviare la presentazione ai partecipanti dopo la riunione, in modo che possano consultarla.

Assegnate a qualcuno la responsabilità di prendere i verbali o gli appunti

Qualcuno che partecipa alla riunione dovrebbe avere la responsabilità di prendere i verbali o gli appunti. Questo dovrebbe riguardare i compiti assegnati e le persone a cui sono stati assegnati, nonché gli eventuali rischi identificati e il seguito che verrà dato. Dovrebbe includere le scadenze per i compiti e i progetti e i passi successivi.

Queste note dovrebbero essere distribuite a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione. Potrebbe anche essere utile inviarli a persone rilevanti che non hanno partecipato alla riunione, ma che ora hanno una responsabilità legata al progetto o devono partecipare alla prossima riunione.

Incoraggiare il feedback

Infine, per evitare la stanchezza da riunione nella vostra organizzazione, dovreste incoraggiare e raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti. Le persone devono sentirsi a proprio agio nel dare un feedback onesto e costruttivo sulle riunioni, ad esempio se ritengono che le riunioni possano essere più strutturate o se pensano che sia necessario un numero minore di riunioni.

Il feedback può essere raccolto tramite sondaggi anonimi se si vuole garantire che le persone si sentano in grado di dare opinioni oneste. In alternativa, potete semplicemente chiedere alle persone via e-mail cosa ne pensano della riunione e se ritengono che possa essere migliorata in qualche modo. Dovreste quindi puntare ad agire sui feedback pertinenti e contribuire ad affinare la cultura delle riunioni.

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