L'Assemblea Generale Annuale (AGM) è un'assemblea annuale obbligatoria tenuta da aziende e organizzazioni per condurre varie questioni aziendali importanti e confrontarsi con i propri stakeholder o membri. Si tratta di un incontro formale in cui i partecipanti hanno l'opportunità di partecipare, porre domande e votare su questioni specifiche relative alla governance e alle prestazioni della società.

Cosa succede all'assemblea generale annuale?

Durante l'Assemblea generale si svolgono diverse attività fondamentali. Per iniziare, un membro senior del personale riferirà sui risultati finanziari degli ultimi 12 mesi. Questo include:

• Rendiconti finanziari
• Risultati operativi
• Aspetti chiave
• Aggiornamenti sulle strategie

Gli aspetti positivi vengono sempre applauditi durante le assemblee generali e spesso vengono esposti nelle bacheche per essere esaminati in dettaglio dai partecipanti prima e dopo. Tuttavia, è bene ricordare che questi incontri servono anche come piattaforma per gli stakeholder e i dipendenti per sollevare dubbi, porre domande e confrontarsi con i dirigenti e gli amministratori. Questo favorisce la trasparenza, la responsabilità e la comunicazione bidirezionale tra l'azienda, i suoi stakeholder e i dipendenti.

Inoltre, le decisioni importanti vengono spesso discusse e condivise durante l'assemblea generale annuale. Si possono tenere votazioni e sondaggi su argomenti quali:

• Elezione dei membri del consiglio di amministrazione
• Nomina dei revisori
• Azioni autorizzative
• Modifica delle politiche aziendali
• Approvazione dei dividendi

L'ultimo aspetto fondamentale di un'assemblea generale è la possibilità di discutere del futuro. Spesso si tratta di prospettive finanziarie, obiettivi per l'anno successivo, tecnologia, reclutamento, sostenibilità e gestione del rischio.

Gestire la prima assemblea generale

Siete stati invitati a gestire la vostra prima assemblea generale? Come per ogni cosa che si fa per la prima volta, può essere un'esperienza impegnativa ma gratificante. Ecco alcuni passi per aiutarvi a preparare e condurre un'assemblea generale annuale di successo:

Pianificazione e preparazione

Stabilite con largo anticipo la data, l'ora e il luogo dell'assemblea generale. Assicurarsi che la sede possa ospitare il numero di partecipanti previsto. Preparare un ordine del giorno che copra tutti i punti necessari, come i rapporti finanziari, le risoluzioni e le elezioni. Condividere l'ordine del giorno con tutti i partecipanti prima della riunione.

Informare le parti interessate e i membri

Inviare inviti formali a tutti gli stakeholder o ai soci (se applicabile), informandoli dell'assemblea generale e fornendo i dettagli pertinenti. Includete l'ordine del giorno, la data, l'ora, il luogo e tutti i documenti che devono essere esaminati in anticipo.

Raccogliere e preparare i documenti necessari

Raccogliere e organizzare tutti i documenti necessari, compresi i bilanci, le relazioni, le risoluzioni e le eventuali proposte presentate. Assicurarsi che questi documenti siano prontamente disponibili per la distribuzione durante l'Assemblea generale.

Presentare i rapporti e le finanze

Iniziare l'assemblea generale presentando le relazioni sulle prestazioni finanziarie, i punti salienti dell'attività e i risultati ottenuti dall'organizzazione. Il modo migliore per farlo è in digitale, in genere attraverso uno schermo di proiezione in modo che tutti possano vedere. Condividere i principali rendiconti finanziari, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto dei flussi di cassa. Siate pronti a rispondere alle domande o a fornire chiarimenti.

Proposte di indirizzo e risoluzioni

Dedicare del tempo durante l'Assemblea generale per discutere e votare le proposte e le risoluzioni degli azionisti o dei soci. Spiegare chiaramente ogni proposta, consentire il dibattito e condurre un processo di voto trasparente. Assicurarsi che tutte le procedure di voto siano eque e conformi alle regole dell'organizzazione.

Incoraggiare la partecipazione

Fornire agli stakeholder o ai membri opportunità di porre domande e condividere le loro opinioni. Creare un ambiente aperto e inclusivo che incoraggi la partecipazione attiva. Rispondere a tutte le domande e le preoccupazioni con trasparenza e rispetto.

Rispettare il tempo prestabilito

Incaricare qualcuno di redigere un verbale dettagliato dell'Assemblea generale. Registrare le discussioni principali, le decisioni, i risultati delle votazioni e qualsiasi altra informazione importante. Il verbale funge da resoconto ufficiale della riunione e può essere consultato in seguito.

Azioni di follow-up

Dopo l'Assemblea generale, distribuire il verbale approvato a tutti i partecipanti e alle parti interessate. Assicurarsi che le azioni o le risoluzioni approvate durante la riunione vengano attuate tempestivamente. Rispettare i requisiti di rendicontazione o di deposito presso le autorità competenti.

Ricordate che ogni azienda ha requisiti e procedure diverse per le proprie assemblee generali. Sebbene sia possibile che ne abbiate gestiti molti in un ruolo precedente, vale la pena di verificare se la vostra azienda o organizzazione ha dei requisiti o delle procedure specifiche per le loro assemblee generali.

Modello di ordine del giorno dell'assemblea generale annuale

Con così tante informazioni da assorbire in merito alle assemblee generali, qui di seguito è riportato un ordine del giorno gratuito per vedere come potrebbe apparire una riunione. Potete anche usarlo se siete coinvolti nella pianificazione di un evento.

È importante notare che i punti specifici dell'ordine del giorno e il loro ordine possono essere modificati in base all'azienda per cui si lavora. Questo è un modello e può essere adattato alle vostre esigenze.

Apertura e benvenuto

• Richiamo all'ordine della riunione
• Presentare il presidente e le altre persone chiave
• Confermare il quorum e le procedure di voto
• Approvazione del verbale dell'Assemblea generale precedente:

Presentare il verbale dell'Assemblea generale precedente per l'approvazione

• Consentire eventuali correzioni o modifiche
• Cercare una mozione e votare per l'approvazione

Relazione del presidente

• Presentare una relazione sulle prestazioni dell'organizzazione dall'ultima assemblea generale
• Evidenziare i risultati, le sfide e le pietre miliari più importanti
• Trattare qualsiasi sviluppo significativo o piano futuro

Relazione finanziaria

• Presentare i bilanci dell'azienda, compresi lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario
• Discutere le prestazioni finanziarie, i ricavi, le spese e la redditività
• Fornire una panoramica di qualsiasi transazione o evento finanziario significativo

Relazione del revisore

• Presentare la relazione del revisore esterno, se applicabile
• Esaminare il parere del revisore sul bilancio ed eventuali rilievi o raccomandazioni significative

Nomina o riconferma dei revisori dei conti

• Discutere e chiedere l'approvazione per la nomina o la riconferma dei revisori dei conti per l'anno successivo
• Esaminare eventuali raccomandazioni del Consiglio di amministrazione o del Comitato di revisione

Risoluzioni e votazioni

• Presentare e discutere le risoluzioni da sottoporre al voto degli azionisti o dei soci
• Consentire domande, dibattiti e discussioni su ogni risoluzione
• Effettuare le votazioni e registrarne gli esiti

Elezione di amministratori o altro personale

• Se applicabile, condurre l'elezione di amministratori o dirigenti
• Presentare le candidature, consentire i discorsi o le presentazioni dei candidati
• Svolgere le votazioni e annunciare i risultati

Qualsiasi altra attività

• Offrire agli azionisti o ai soci l'opportunità di sollevare qualsiasi altra questione o argomento di discussione
• Trattare eventuali punti aggiuntivi non inclusi nell'ordine del giorno

Aggiornamento

• Concludere la riunione dell'Assemblea generale
• Fare eventuali commenti o annunci di chiusura
• Stabilire la data e l'ora della prossima Assemblea generale, se applicabile