Riunioni individuali regolari con i dipendenti possono portare molti benefici al singolo, al team e all'azienda in generale. Ma è fondamentale porre le domande giuste durante un incontro one-to-one per garantire un uso efficace del tempo.

Qui parliamo del perché gli incontri one-to-one sono importanti, di come si può strutturare un incontro one-to-one efficace e del tipo di domande che si possono porre.

Quali sono i vantaggi degli incontri one-to-one?

Ci sono alcune funzioni di un incontro one-to-one. Possono essere efficaci per migliorare la comunicazione tra voi e il vostro dipendente e contribuire a costruire e mantenere un buon rapporto.

Possono anche essere utili per tracciare gli obiettivi e i traguardi dei dipendenti. Questi obiettivi possono essere fissati in una revisione annuale, ma un incontro individuale regolare può aiutare a monitorare i progressi del dipendente nel frattempo.

Una funzione importante di un incontro individuale è quella di dare al dipendente una piattaforma per discutere gli aspetti che lo riguardano. È un modo semplice per identificare eventuali problemi e fornire supporto laddove è necessario, sia che si tratti delle dinamiche del team, dei processi di lavoro o del dipendente stesso. Gli incontri one-to-one contribuiscono anche a far sentire il dipendente un membro prezioso del team e ad evitare che si senta isolato.

Come strutturare un incontro one-to-one

È meglio iniziare un incontro one-to-one con una breve chiacchierata informale per rompere il ghiaccio. Iniziare subito l'incontro con domande formali può essere fuorviante e può mettere a disagio il dipendente. Invece, salutateli e parlate di argomenti generali come come stanno, come sta la loro famiglia, ecc.

Una volta avviata la discussione, potete passare alle domande più formali dell'incontro individuale. Questi dovrebbero riguardare il loro lavoro e il modo in cui stanno procedendo, le sfide che hanno affrontato e l'eventuale sostegno di cui potrebbero aver bisogno in futuro. Di seguito riportiamo alcuni esempi di domande per il vostro incontro individuale.

Una volta elaborate le domande, potete dare al collaboratore la possibilità di parlare di tutto ciò che non è stato trattato. È importante lasciare loro il tempo necessario per discutere di qualsiasi problema, in modo da poterlo risolvere. Non dare al collaboratore l'opportunità di parlare di ciò che desidera potrebbe far sì che si trovi in difficoltà con un problema o semplicemente che non si senta ascoltato o apprezzato.

Una volta che tutti hanno discusso ciò di cui hanno bisogno, si può chiudere la riunione. Questo dovrebbe essere fatto sempre con un tono il più possibile cordiale e amichevole, indipendentemente da ciò di cui si è parlato durante la riunione. Questo può contribuire a mantenere alto il morale del dipendente, che può così affrontare il resto della sua giornata lavorativa.

10 domande da porre ai dipendenti durante le riunioni one-to-one

Di seguito sono riportati alcuni esempi di domande da porre durante le riunioni one-to-one. Può essere utile personalizzare le domande, quando è il caso, in modo da parlare di un progetto specifico o di qualcosa su cui si sa che il collaboratore ha lavorato. 

• Com'è andata la settimana/mese scorsi?

Questa domanda può essere un buon inizio, in quanto dà al collaboratore l'opportunità di parlare in generale di come sono andate le cose dall'ultimo incontro. L'informatica può aiutarvi a capire se le cose sono andate bene o male e se il vostro collaboratore ha un atteggiamento positivo o negativo nei confronti del lavoro.

• Quali sono le vostre priorità per il lavoro in questo momento?

Questa domanda può aiutarvi a focalizzare l'incontro. Potete scoprire su cosa ha lavorato il vostro dipendente e cosa considera il lavoro più importante per lui al momento. Se le loro priorità non sono in linea con le vostre o con quelle del team, potete aiutarli a riallinearle.

• Quali sono i vostri piani per le prossime settimane?

Questo vi aiuta a identificare su cosa si concentrerà il vostro collaboratore e i suoi prossimi piani di lavoro. Potete assicurarvi che questo sia correlato ai vostri piani per il team. Inoltre, il dipendente ha la possibilità di discutere del proprio carico di lavoro e di sapere se ritiene di avere troppo o troppo poco da fare.

• Qual è il suo recente momento di gloria sul lavoro?

Parlare dei momenti salienti e dei risultati raggiunti in un incontro individuale è molto importante. Dovete celebrare con loro i risultati ottenuti e assicurarvi che sappiano che il loro lavoro è apprezzato.

• Quali sono state le sfide che avete affrontato di recente?

Parlare delle sfide e delle difficoltà che il vostro dipendente ha affrontato è importante quanto parlare dei risultati positivi. Qui è possibile identificare i punti deboli del dipendente e/o del modo di lavorare del team e dell'azienda. Potete quindi fornire maggiore supporto laddove è necessario, sia che si tratti di modificare i processi, sia che si tratti di fornire maggiore formazione o migliori attrezzature.

• Come vanno le cose con il vostro team/collaboratori?

Il modo in cui il vostro dipendente va d'accordo con il resto del team può avere un grande impatto sul suo modo di lavorare. Lasciare che il collaboratore parli di come si sente nei confronti dei suoi colleghi può aiutare a identificare i punti in cui le relazioni possono essere tese e in cui è necessario intervenire per fornire ulteriore supporto.

• C'è qualche supporto che posso darti per rendere più facile la tua giornata?

Questa è una domanda importante per determinare come puoi aiutare il tuo collaboratore. Può trattarsi di qualcosa di semplice, come la richiesta di attrezzature aggiuntive come lavagne per migliorare la pianificazione e il flusso di lavoro. Può darsi che dobbiate intervenire per aiutare un collega che ha difficoltà a lavorare.

• C'è qualche parte dell'azienda o qualcosa che sta accadendo nel team che vi sembra fuori dal giro?

A volte è difficile mantenere una comunicazione approfondita tra i membri del team e le persone possono cadere nel dimenticatoio. Questa domanda aiuta a individuare i punti in cui è necessario migliorare la comunicazione, informando al tempo stesso il collaboratore su tutto ciò su cui ha bisogno di maggiori dettagli.

• Ci sono progetti imminenti su cui vorresti lavorare?

Questa domanda dà al collaboratore la possibilità di discutere se c'è qualcosa in arrivo a cui ritiene di poter aggiungere valore. Può essere legato al loro ruolo attuale, oppure può essere un ampliamento dello stesso. Può essere utile far sapere quali progetti sono in arrivo, se non ne sono già a conoscenza.

• C'è qualche formazione che possiamo offrire per aiutarla a crescere nel suo ruolo?

L'ultima domanda può riguardare l'ulteriore sviluppo del dipendente. Potrebbero avere delle lacune nel loro attuale bagaglio di competenze, per le quali una formazione supplementare potrebbe aiutarli a produrre un lavoro di qualità superiore o a essere più efficienti. Forse vogliono ampliare il loro ruolo e una formazione aggiuntiva può aiutarli a raggiungere questo obiettivo. Dovreste essere in grado di offrire corsi di formazione sia interni che esterni, come l'affiancamento di un collega o la partecipazione a un corso online.

Migliori pratiche per le riunioni one-to-one

La regolarità delle riunioni one-to-one dipenderà dallo stretto rapporto che avete con i vostri dipendenti, dalla frequenza dei check-in e dalle dimensioni del vostro team. Come minimo, si dovrebbero tenere incontri individuali mensili, ma potrebbe essere utile avere incontri settimanali. Potete adattare le domande alla frequenza che preferite: ad esempio, potrebbe non essere necessario chiedere ogni settimana se il dipendente ha bisogno di una formazione supplementare.

Dovete variare l'argomento delle domande e correlarle a ciò che sta accadendo nel vostro team e nella vostra azienda in quel momento. Quindi, se c'è un progetto importante di cui il dipendente fa parte, potrebbe essere opportuno concentrarsi su quel progetto durante la riunione.

Durante la riunione, bisogna assicurarsi che il dipendente abbia tutto il tempo per parlare. Dovete ascoltare attivamente ciò che dicono e prendere appunti, se è il caso. Si vuole fare in modo che il dipendente si senta ascoltato e valorizzato come parte del team.

L'incontro deve essere incentrato sul dipendente e su come sta andando. Non dovreste soffermarvi troppo a lungo sui rapporti sullo stato di avanzamento o sui progressi di specifici lavori, a meno che non siano rilevanti per la riunione.

Dovreste avere una mentalità aperta durante tutta la riunione e dare un feedback onesto. Può essere utile inviare un breve follow-up dopo la riunione, specificando le azioni o i passi successivi che sono stati discussi. Si possono anche annotare gli argomenti di cui si è parlato e che dovranno essere rivisti nella prossima riunione, per evitare che vengano dimenticati.