Con il cambiamento del modo di lavorare si sono evolute anche le attività quotidiane. Le riunioni ibride sono ormai comuni, poiché il lavoro ibrido è diventato la norma per molte aziende con sede in ufficio.

Una riunione ibrida combina elementi di persona e virtuali. In una riunione ibrida, alcuni partecipanti sono fisicamente presenti in un luogo specifico, come una sala conferenze, un ufficio o un luogo per eventi, mentre altri si uniscono a distanza attraverso varie tecnologie di comunicazione, come software di videoconferenza o strumenti di teleconferenza. Questo formato consente di combinare riunioni faccia a faccia interazione e partecipazione virtuale.

In questo blog approfondiremo il tema delle riunioni ibride, esaminandone gli elementi fondamentali, i vantaggi e i suggerimenti per realizzarne una.

Che cos'è una riunione ibrida?

Mentre abbiamo fornito una panoramica, qui di seguito analizziamo i componenti chiave di una riunione ibrida:

Partecipanti in carne e ossa

Sono i partecipanti che sono fisicamente presenti in un luogo specifico della riunione. Possono partecipare alle tradizionali interazioni faccia a faccia con altri nello stesso spazio fisico.

Partecipanti virtuali

Sono i partecipanti che si uniscono alla riunione da remoto, in genere tramite videoconferenza, audioconferenza o altri strumenti di comunicazione virtuale. Possono partecipare e contribuire alle discussioni, alle presentazioni e alle attività della riunione dalla propria postazione, proprio come un partecipante di persona. Tuttavia, saranno presenti tramite uno schermo o un telefono.

Integrazione della tecnologia

Le riunioni ibride si affidano a soluzioni tecnologiche complete per facilitare la comunicazione tra i partecipanti presenti e quelli remoti. Ciò può includere videocamere, microfoni, altoparlanti e software di collaborazione per colmare il divario tra i due gruppi.

Condivisione dell'agenda e dei contenuti

Proprio come in una normale riunione, è importante condividere l'agenda della riunione e qualsiasi altro documento rilevante. Per garantire che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni, queste vengono solitamente fornite in formato digitale.

Strategie di coinvolgimento

Se avete organizzato riunioni ibride, capirete che ci sono diverse strategie di coinvolgimento da mettere in pratica. È importante che i partecipanti remoti si sentano inclusi e partecipino attivamente come quelli fisicamente presenti.

Logistica

La pianificazione è essenziale per il successo di una riunione ibrida. La scelta della tecnologia giusta, la programmazione, la considerazione del fuso orario e la condivisione dei contenuti sono tutti elementi da tenere in considerazione.

Quali sono i vantaggi di una riunione ibrida?

Ora che abbiamo compreso i diversi elementi che concorrono a creare una riunione ibrida, probabilmente vorrete sapere perché ne vale la pena. Qui di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi delle riunioni ibride.

Maggiore accessibilità

Le riunioni ibride consentono di partecipare da luoghi diversi, rendendo più accessibile la partecipazione a chi potrebbe avere difficoltà a partecipare di persona. Tra questi vi sono persone con disabilità fisiche, persone che si trovano in luoghi remoti o persone che non possono viaggiare a causa di vincoli di tempo o di costo.

Risparmio economico

Le riunioni ibride possono essere economicamente vantaggiose sia per le aziende che per i singoli. I partecipanti possono risparmiare sui biglietti del treno e sul carburante, mentre le aziende non devono sostenere spese per soggiorni in hotel e per l'affitto di spazi più ampi per le riunioni.

Flessibilità

I partecipanti alle riunioni su invito hanno la flessibilità di scegliere se partecipare di persona o virtualmente. Questa autonomia può portare a tassi di partecipazione più elevati, in quanto le persone possono partecipare nel modo a loro più congeniale.

Maggiore portata del pubblico

Le riunioni ibride possono attirare un pubblico più vasto, in quanto non sono limitate a coloro che possono fisicamente partecipare a un luogo specifico. Questa portata più ampia può essere vantaggiosa per conferenze, seminari ed eventi in cui è auspicabile raggiungere un pubblico globale.

Riduzione dell'impronta di carbonio

Con un numero inferiore di partecipanti che devono viaggiare, le riunioni ibride possono contribuire a ridurre le emissioni di gas serra e l'impatto ambientale. Se fate parte di un'azienda appassionata di obiettivi di sostenibilità, le riunioni ibride possono aiutarvi a raggiungere gli obiettivi.

Integrazione tecnologica avanzata

Le riunioni ibride spesso sfruttano soluzioni tecnologiche avanzate per i partecipanti virtuali, come videoconferenze di alta qualità, strumenti di collaborazione interattiva e traduzione linguistica in tempo reale. Questo può migliorare l'esperienza complessiva della riunione.

Aumento della produttività

Con l'abbreviazione del viaggio verso le riunioni per i partecipanti remoti, il tempo può essere risparmiato e impiegato per attività lavorative o personali, migliorando potenzialmente la produttività complessiva.

Continuità in tempi incerti

In situazioni come crisi sanitarie o disastri naturali, le riunioni ibride forniscono una rete di sicurezza, permettendo alle aziende di continuare a funzionare senza interruzioni. Questo è particolarmente importante per la pianificazione della continuità aziendale.

Più ampio bacino di talenti

Con riunioni ibride come norma, le aziende possono ampliare la loro ricerca quando assumono nuovi talenti. Le riunioni ibride consentono di prendere in considerazione per i ruoli all'interno dell'azienda persone che si trovano all'estero e che potenzialmente potrebbero avere competenze migliori rispetto a quelle che si avrebbero se la località facesse parte dei criteri di assunzione.

Dati e analisi

Le componenti virtuali delle riunioni ibride possono essere tracciate e analizzate più facilmente, il che può essere utile per gli eventi più grandi. Questi dati possono fornire indicazioni sul coinvolgimento dei partecipanti, sui tassi di partecipazione e su altre metriche. Questo potrebbe aiutarvi a prendere decisioni informate sulle riunioni future.

Miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata

I partecipanti alle riunioni virtuali possono godere di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata evitando la necessità di viaggiare, rendendo più facile integrare gli impegni professionali e personali.

Svantaggi delle riunioni ibride rispetto a quelle in presenza

Sebbene le riunioni ibride abbiano innegabilmente i loro vantaggi, vi sono alcuni svantaggi rispetto alle riunioni in presenza. Ecco alcuni degli svantaggi specifici delle riunioni ibride rispetto a quelle tradizionali:

• Problemi di comunicazione
• Mancanza di coesione del team
• Ostacoli all'inclusività
• Mancanza di spontaneità
• Problemi di sicurezza e privacy /li li Fallimenti tecnologici e limitazioni /li li Stanchezza da riunione /li e privacy
• Fallimenti e limiti della tecnologia
• Stanchezza da riunione
• Sfide gestionali

Avere riunioni di persona ha un ulteriore vantaggio: migliorare la partecipazione alle riunioniriunioni di persona ha l'ulteriore vantaggio di aumentare la produttività e la collaborazione, grazie all'utilizzo di strumenti collaborativi efficaci come lavagne bianche e cavalletti per lavagne a fogli mobili, aiutando i team a creare e condividere idee insieme.

Tuttavia, il fatto che le riunioni ibride presentino delle insidie non significa che non dobbiate prenderle in considerazione, se non l'avete già fatto. Per affrontare questi aspetti negativi, le aziende dovrebbero sviluppare politiche e pratiche chiare per il lavoro ibrido, investire in tecnologia e formazione e dare priorità alla comunicazione efficace e all'inclusività per creare un ambiente di lavoro equilibrato e produttivo.

Le riunioni ibride, che combinano partecipanti di persona e a distanza, sono diventate sempre più comuni grazie ai progressi della tecnologia e al cambiamento della natura del lavoro. Per condurre con successo le vostre riunioni ibride, prendete in considerazione i seguenti suggerimenti chiave:

Suggerimenti chiave per lo svolgimento delle vostre riunioni ibride

Ogni riunione ibrida è diversa, quindi è fondamentale essere aperti a modificare il proprio approccio in base al feedback e all'esperienza. Abbiamo raccolto qui di seguito alcuni dei nostri migliori consigli per le riunioni ibride, che si rivolgono sia a chi partecipa di persona sia a chi partecipa da remoto, per aiutarvi a promuovere la collaborazione e la comunicazione.

Pianificate in anticipo

Definite obiettivi chiari per la riunione e accertate chi parteciperà di persona e chi parteciperà da remoto. Una volta ottenute queste informazioni, sarete in grado di scegliere la tecnologia e le piattaforme giuste per la riunione.

Testate la tecnologia

Assicuratevi che tutte le apparecchiature e i software necessari siano impostati e testati prima della riunione. È possibile condurre facilmente test audio e video per assicurarsi che i partecipanti remoti possano sentire e vedere correttamente.

Stabilire alcune regole

Stabilire galateo delle riunioni, come ad esempio disattivare i microfoni quando non si parla. Quando la riunione inizia, incoraggiate tutti a presentarsi.

Fornite in anticipo i materiali per la riunione

Condividete in anticipo con i partecipanti gli ordini del giorno, i documenti e le presentazioni via e-mail. In questo modo tutti i partecipanti arrivano preparati e si riduce il tempo dedicato alla condivisione di documenti e schermi durante la riunione.

Utilizzate attrezzature di qualità

Investite in microfoni e telecamere di buona qualità sia per le riunioni in presenza che per quelle a distanza. È inoltre necessario prestare attenzione alla corretta illuminazione per migliorare la qualità del video. In genere la luce naturale è la migliore.

Coinvolgere i partecipanti remoti

Incoraggiare i partecipanti remoti a partecipare attivamente ponendo domande, condividendo i loro pensieri e contribuendo alle discussioni. Per coinvolgere i partecipanti, è possibile utilizzare sale di discussione o sondaggi virtuali.

Registrare la riunione

Registrare la riunione ibrida per coloro che non hanno potuto partecipare in tempo reale o per riferimenti futuri. Una registrazione può anche essere inviata insieme al verbale della riunione una volta completata.

Sicurezza

Infine, garantire la sicurezza e la privacy della riunione utilizzando piattaforme di videoconferenza sicure e seguendo le migliori pratiche per la protezione dei dati.