La disposizione della sala riunioni può avere un grande impatto sul coinvolgimento dei partecipanti alla riunione. Ma il layout giusto dipende dallo scopo della riunione. Di seguito, analizziamo perché la disposizione della sala riunioni può facilitare il coinvolgimento, alcune delle diverse opzioni disponibili e come scegliere la migliore per la vostra riunione.

Perché la disposizione della sala riunioni è importante

Ci sono molte ragioni per cui la disposizione della sala riunioni è importante. La giusta disposizione aiuterà il team a sentirsi più coinvolto e in grado di contribuire alla riunione. Può aiutare a facilitare le idee e le discussioni, portando in ultima analisi a una riunione più produttiva.

Utilizzare una disposizione della sala riunioni diversa da quella che ci si potrebbe aspettare può essere un buon modo per movimentare le cose. Può aiutare le persone a uscire dalle solite abitudini e ad aprirsi a nuove idee ed esperienze.

Cosa considerare per la disposizione delle sale riunioni

Quando si decide la disposizione delle sale riunioni, ci sono alcuni fattori da considerare. Questi includono:

• Numero di partecipanti

Quante persone parteciperanno alla riunione? Questo avrà un grande impatto sugli stili di allestimento delle sale riunioni che si possono scegliere. Alcune opzioni non sono adatte a gruppi numerosi, mentre altre non vanno bene per gruppi più piccoli.

• Accessibilità

La disposizione della sala riunioni dovrà essere conforme alle norme di salute e sicurezza. Dovrete garantire percorsi chiari per le uscite di emergenza e assicurare l'accesso alle sedie a rotelle, se necessario.

• Dimensioni della sala riunioni

Le dimensioni della sala riunioni possono limitare le opzioni di allestimento. Se la stanza è troppo piccola, le possibilità di allestimento sono poche. Tuttavia, ci sono ancora opzioni coinvolgenti per voi, che analizzeremo in dettaglio qui di seguito.

• Strumenti visivi

Che tipo di strumenti visivi userete nella vostra riunione? Avete bisogno di una proiezione su schermo? Avete intenzione di pianificare in modo collaborativo su lavagne? Gli strumenti che utilizzerete decideranno la disposizione della sala riunioni più adatta alle vostre esigenze.

• Attrezzature dei partecipanti

Quali attrezzature utilizzeranno i partecipanti? Se i partecipanti hanno dei computer portatili, la disposizione della sala riunioni dovrà prevedere dei punti di ricarica, in modo che le persone possano continuare a lavorare senza interruzioni, ma anche che i cavi non diventino un pericolo di inciampo.

• Necessità extra

Quando si decide la disposizione della sala riunioni, è necessario considerare anche le necessità extra che saranno presenti alla riunione. Ad esempio, se si mangia nella sala riunioni, è necessario includere uno spazio per il cibo. Se saranno disponibili tè e caffè, avrete bisogno di uno spazio apposito o di includerli sui tavoli dove le persone lavoreranno.

• Obiettivi

Infine, ma forse la cosa più importante, dovrete considerare cosa volete ottenere con la vostra riunione. Questo avrà il massimo impatto sulla migliore disposizione delle sale riunioni per promuovere il massimo coinvolgimento. La riunione serve a trasmettere informazioni? È per collaborare e proporre idee? È per insegnare ed educare? Ogni stile di disposizione della sala riunioni avrà vantaggi e svantaggi, quindi gli obiettivi della riunione devono essere chiari.

Opzioni di disposizione della sala riunioni

Forma a U

La disposizione della sala riunioni a U è forse una delle più comuni, soprattutto quando si ha un punto focale centrale, come una presentazione o un relatore. Con la disposizione a U, i tavoli saranno disposti a ferro di cavallo. All'estremità aperta si possono collocare una lavagna, uno schermo di proiezione o un altoparlante (o tutti questi elementi, se la riunione lo richiede).

Si può anche allestire una forma a U senza tavoli, se non sono necessari per la riunione. In questo caso, è sufficiente disporre le sedie a U in modo che tutti possano vedere il punto focale.

La forma a U consente una migliore comunicazione tra i partecipanti, in quanto tutti possono vedersi. Allo stesso tempo, tutti i partecipanti possono vedere facilmente il relatore e/o la presentazione, in modo che sia facile per loro rimanere coinvolti. Quando si usano i tavoli, i partecipanti possono facilmente prendere appunti sui loro computer portatili o su carta.

Un aspetto negativo della disposizione a U è che la maggior parte dei partecipanti vedrà il punto focale lateralmente. Questo può diventare scomodo se la riunione si protrae a lungo.

Anche la forma a U non è la migliore se i gruppi sono numerosi. Se la forma a U è troppo grande, le persone non saranno in grado di comunicare e potrebbero faticare a vedere il punto focale. Dovrete anche considerare che la forma a U non utilizza lo spazio nel modo più efficiente, quindi le sale riunioni più piccole potrebbero non essere in grado di adattarsi a questa disposizione.

Sala riunioni

La disposizione della sala riunioni è un'altra disposizione popolare. Questo stile prevede un grande tavolo rettangolare con sedie intorno. Questa disposizione è ideale per le riunioni che si concentrano su un ordine del giorno piuttosto che su una presentazione, con la condivisione di informazioni e idee potenziali.

I vantaggi di questa disposizione della sala riunioni sono che permette a tutti i partecipanti di comunicare e collaborare, in quanto tutti possono vedersi direttamente. Il tavolo offre molto spazio per i computer portatili e i documenti, oltre che per le bevande e persino per il cibo.

Uno degli svantaggi di questa disposizione è che non è la migliore per tutti se si deve vedere una presentazione. In genere, se è necessario un punto focale, alcune persone dovranno girarsi tra i loro posti.

Un altro aspetto negativo è che i partecipanti potrebbero distrarsi se hanno i loro computer portatili davanti a loro. In questo caso, è importante comunicare che le e-mail e gli altri lavori devono aspettare fino a dopo la riunione.

Un altro potenziale svantaggio della disposizione delle riunioni in sala riunioni è che le persone agli estremi dei tavoli potrebbero sentirsi isolate. A volte, avere una o due persone alle estremità può funzionare bene se si ha un presidente di riunione o un leader che deve essere il punto focale. Se si tratta di una riunione in cui tutti devono essere sullo stesso piano, l'uso di un tavolo circolare o quadrato può aiutare a bilanciare le cose.

Teatro

La disposizione della sala riunioni a teatro è perfetta per gruppi molto numerosi in cui l'obiettivo della riunione è trasmettere informazioni o educare. Qui si sistemano le sedie in fila, come in un teatro, tutte rivolte verso un punto focale. Spesso il punto focale è costituito da uno schermo di proiezione con una presentazione da seguire.

Uno dei vantaggi di questa opzione di allestimento è la possibilità di ospitare facilmente gruppi numerosi di persone. Senza tavoli, è possibile inserire un maggior numero di sedie, pur consentendo un facile accesso. I partecipanti saranno completamente concentrati sull'oratore e/o sulla presentazione, in quanto tutti potranno vederla facilmente e non avranno davanti a sé computer portatili o altri oggetti che potrebbero causare distrazioni.

Questa disposizione della sala riunioni non è la migliore se la riunione richiede la collaborazione tra i partecipanti. Se necessario, si può invitare a discutere chi è seduto accanto, ma in generale l'attenzione deve essere rivolta all'oratore e all'acquisizione di informazioni.

In questa configurazione può essere difficile per i partecipanti prendere appunti. Potreste utilizzare sedute di tipo universitario che includono un piccolo tavolo annesso per prendere appunti. Oppure, si può fare in modo che la presentazione venga inviata ai partecipanti dopo la riunione, in modo che possano rinfrescarsi le idee su ciò che è stato detto.

Aula

La disposizione della sala riunioni in aula è simile a quella del teatro, ma in questo caso ci saranno dei tavoli. La sala sarà quindi allestita come un'aula scolastica, con tavoli e sedie in fila rivolti verso la parte anteriore della sala. Questo layout è ideale se avete una presentazione e/o un relatore, ma richiede anche che i partecipanti utilizzino computer portatili o altri dispositivi. I tavoli consentono di avere più spazio per lavorare e anche per bere e mangiare se necessario durante la riunione.

Come lo stile a teatro, questa opzione di layout non consente una facile collaborazione tra i partecipanti, quindi dovrebbe essere limitata all'uso quando questo non è un obiettivo della riunione.

A volte, la disposizione ad aula può significare che chi si trova alle estremità delle file ha difficoltà a vedere il punto focale. La disposizione delle file in chevron, in modo che siano angolate rispetto al punto focale, può contribuire a mitigare questo problema.

Cabaret

La disposizione della sala riunioni a cabaret è ideale quando i partecipanti devono vedere un punto focale centrale ma anche collaborare in gruppi più piccoli. Si tratta di una serie di tavoli rotondi più piccoli. I posti a sedere saranno disposti a mezzaluna intorno a una metà del tavolo, con uno spazio aperto intorno all'altra metà rivolto verso il punto focale.

Gli stili di disposizione delle sale riunioni cabaret consentono di ottenere il massimo coinvolgimento, in quanto i partecipanti avranno una chiara visione del relatore e/o della presentazione. Allo stesso tempo, potranno discutere e comunicare tra loro, nei loro piccoli gruppi su ogni tavolo. Questa opzione è perfetta per le presentazioni che richiedono un breve lavoro di gruppo.

Un potenziale svantaggio dei posti a sedere in stile cabaret è che possono incoraggiare le chiacchiere tra i partecipanti quando non sono pertinenti o non è il momento giusto. Una presentazione accattivante aiuterà a evitare questo problema.

Banchetto

La disposizione della sala riunioni per banchetti è simile a quella del cabaret, in quanto consiste in una serie di tavoli rotondi più piccoli. Con la disposizione a banchetto, invece, le sedie saranno disposte intorno all'intero tavolo, senza spazio libero.

La disposizione a banchetto è perfetta quando l'obiettivo principale della riunione è la collaborazione di gruppo o il networking. Il tavolo offre un ampio spazio per utilizzare i computer portatili, prendere appunti e rifocillarsi.

Un aspetto negativo della disposizione a banchetto è che può essere difficile fare rete tra gli altri gruppi. Potreste includere il mingling nella riunione, cioè chiedere ai partecipanti di spostarsi tra i tavoli e di dedicare un po' di tempo a ciascuno di essi.

La disposizione della sala riunioni per banchetti non consente inoltre di visualizzare facilmente un punto centrale. Se avete un relatore, è meglio che si sposti nella stanza, in modo che le persone non debbano sforzarsi troppo per vederlo e interagire con lui. Se si tratta di una presentazione, può essere meglio utilizzare una disposizione alternativa della sala riunioni, come il cabaret, in modo che le persone non debbano girarsi sulle sedie per vederla.

Qual è lo stile di disposizione della sala riunioni migliore per la vostra riunione?

La disposizione della sala riunioni migliore dipende dagli obiettivi della riunione. Ogni stile presenta vantaggi diversi per massimizzare il coinvolgimento dei partecipanti.

Se il gruppo è piccolo e lo scopo della riunione è lo scambio di informazioni, lo stile della sala riunioni potrebbe essere il più adatto.

Se il gruppo è medio-piccolo e i partecipanti devono vedere una presentazione o un punto focale centrale pur potendo comunicare tra loro, lo stile a U potrebbe essere quello che fa per voi.

Se avete un gruppo medio-grande e desiderate che i partecipanti vedano una presentazione o un relatore con poca o nessuna collaborazione, le opzioni di layout a teatro o ad aula potrebbero essere le migliori.

Se avete un gruppo medio-grande che ha bisogno di collaborare tra di loro, gli stili banchetto o cabaret funzioneranno al meglio.