Riunioni di valutazione regolari possono essere estremamente vantaggiose sia per il singolo dipendente, sia per il team in generale, sia per l'azienda. Oltre a valutare le prestazioni, le riunioni di valutazione possono contribuire a rafforzare il morale del team, dimostrando ai singoli che sono una parte importante dell'azienda.

Di seguito, analizziamo come le riunioni di valutazione possano essere fondamentali per mantenere un buon morale del team e i modi migliori per condurre una valutazione efficace.

Significato della riunione di valutazione

Una riunione di valutazione è un incontro formale tra un dipendente e il suo manager di riferimento. Lo scopo di una riunione di valutazione è quello di dare a entrambe le parti l'opportunità di rivedere e discutere i successi, le sfide, lo sviluppo e la crescita del dipendente in un periodo prestabilito, di solito sei o 12 mesi.

Come possono le riunioni di valutazione migliorare il morale del team?

Le riunioni di valutazione possono essere utili per migliorare il morale del team.

Identificare le barriere e le soluzioni

Una riunione di valutazione offre al singolo l'opportunità di affrontare le sfide che potrebbe incontrare nel suo lavoro. Può darsi che manchino le competenze necessarie per svolgere efficacemente il loro lavoro, che ritengano che le loro responsabilità si siano allontanate dalla descrizione del loro lavoro o che abbiano difficoltà con gli altri membri del team.

Sebbene un ambiente di lavoro sano dovrebbe consentire al personale di affrontare questi problemi in qualsiasi momento dell'anno, spesso una riunione di valutazione crea un momento opportuno per affrontare adeguatamente le preoccupazioni e trovare soluzioni.

Il morale può risentirne molto se i dipendenti hanno l'impressione di dover lottare contro gli ostacoli senza il sostegno del proprio manager di riferimento. Dare alle persone lo spazio per discutere delle loro preoccupazioni e poi agire per rimuovere gli ostacoli può migliorare la loro vita lavorativa e il loro benessere. Può contribuire a eliminare lo stress e ad assicurare che sappiano di essere sostenuti.

Trovare opportunità di sviluppo

La maggior parte dei dipendenti non vuole ristagnare nel proprio ruolo. Quando un individuo sente che non c'è spazio per lo sviluppo, spesso inizia a cercare ruoli altrove. Pertanto, la ricerca di aree di sviluppo in un incontro di valutazione può dare al dipendente la possibilità di ampliare le proprie competenze e conoscenze, favorendo il suo sviluppo personale e la sua crescita nel ruolo.

Offrire sviluppo all'individuo dimostra anche che è apprezzato. Dimostra che l'azienda è disposta a investire nella persona e vuole mantenerla. Questo può contribuire a migliorare il morale del team, dimostrando che l'azienda si preoccupa dei dipendenti come persone, non solo come risorse.

Stabilire obiettivi e traguardi

A molte persone piace avere qualcosa per cui lavorare. La definizione di obiettivi e traguardi può contribuire a migliorare il morale del team, dando uno scopo indubbio al proprio lavoro. Inoltre, offre l'opportunità di rivedere qualcosa di tangibile, in modo da poter festeggiare i successi ottenuti quando si raggiungono gli obiettivi.

Stabilire obiettivi e traguardi in una riunione di valutazione dà anche al dipendente la possibilità di pensare a ciò che vuole dal ruolo e di dare un contributo a ciò che vuole raggiungere. Questo darà loro autonomia nel ruolo che ricoprono, contribuendo ad aumentare la loro fiducia e il loro impegno nel lavoro.

Mostrare apprezzamento

Mostrare apprezzamento ai vostri dipendenti è una parte vitale per mantenere un buon morale di squadra. Ogni azienda dovrebbe essere in grado di dimostrare che apprezza il proprio personale e il lavoro che svolge.

Ogni riunione di valutazione dovrebbe includere una parte che celebri i risultati ottenuti dal singolo. Può essere che abbiano superato i loro obiettivi, che la qualità del loro lavoro sia migliorata o che abbiano dimostrato grande spirito di squadra e collaborazione. Qualunque cosa sia, dedicare del tempo al riconoscimento dei successi dimostrerà all'individuo che è apprezzato e che il suo buon lavoro non passa inosservato.

Potreste anche estendere il vostro apprezzamento oltre la riunione. L'utilizzo di una bacheca in un'area comune per inserire gli annunci dei risultati ottenuti da ciascuno può essere un ottimo modo per permettere a tutto il team di celebrare i successi.

Discutere lo stipendio

Le persone vogliono essere compensate equamente per il loro lavoro. Se un dipendente ritiene che il suo ruolo si sia ampliato, potrebbe pensare che un aumento di stipendio sia giustificato. Discutere della retribuzione in una riunione di valutazione dimostra all'individuo che l'azienda lo apprezza e vuole pagarlo in modo equo per il suo lavoro.

Naturalmente, non tutte le riunioni di valutazione possono richiedere una modifica della retribuzione, soprattutto se sono poche all'anno. Tuttavia, anche la discussione può migliorare il morale, dimostrando che l'azienda si preoccupa e non vuole approfittare dei suoi dipendenti.

Come condurre riunioni di valutazione efficaci per aumentare il morale del team

Una riunione di valutazione efficace deve favorire una comunicazione aperta e onesta. Ove possibile, occorre concentrarsi sulla positività. Se il dipendente non ha raggiunto gli obiettivi non dovrebbe essere attaccato. Discutete invece di ciò che potrebbe aver impedito loro di raggiungere l'obiettivo e di cosa si può fare per aiutarli a proseguire.

I vostri collaboratori devono avere tutto il tempo necessario per prepararsi alla riunione di valutazione. Comunicarlo con due settimane di anticipo dovrebbe dare loro tutto il tempo necessario per raccogliere i pensieri. Spesso è utile inviare loro in anticipo un modulo di autovalutazione, in modo che possano scrivere i loro pensieri e sentimenti, i loro successi e le loro sfide, in modo da poterne discutere durante la riunione.

Potreste anche rivolgervi al team più ampio, per ottenere il loro feedback sull'individuo. Questo è spesso noto come feedback a 360 gradi, in quanto aiuta a fornire un quadro completo del dipendente. Il feedback raccolto dal team deve sempre essere mantenuto anonimo. Ricordate che questo tipo di feedback potrebbe non essere sempre del tutto accurato, in quanto basato su percezioni e opinioni; tuttavia, a volte può aiutare a farsi un'idea più precisa di come lavora la persona.

Assicuratevi di avere abbastanza tempo per l'incontro stesso, in modo da non dover fare tutto di fretta. Non dare ai dipendenti il tempo sufficiente per discutere di ciò che serve può abbassare il loro morale e far pensare che non siano apprezzati.

Quando ci si prepara per la riunione, assicurarsi di avere tutto ciò che potrebbe servire. Una lavagna o lavagna a fogli mobili può essere utile per prendere appunti e mantenere la riunione produttiva e coinvolgente. Potreste anche avere un vostro taccuino o un portatile per dettagliare le azioni alla fine della riunione.

Con quale frequenza si devono tenere le riunioni di valutazione?

La regolarità con cui si vogliono tenere le riunioni di valutazione per il personale dipende dalla propria azienda e dai propri processi. In genere, una o due volte l'anno, una riunione di valutazione vi aiuterà a ottenere un feedback regolare e a seguire lo sviluppo e i progressi del vostro team.

Potete integrare le riunioni di valutazione con incontri mensili individuali. Possono essere incontri più brevi e informali tra l'individuo e il suo manager di riferimento. Possono dare al collaboratore l'opportunità di discutere di eventuali esigenze e al responsabile di linea la possibilità di affrontare eventuali problemi emersi.

È sufficiente una riunione di valutazione annuale?

Una riunione di valutazione annuale è in genere il minimo richiesto da un'azienda per il proprio personale. Spesso può essere utile organizzare riunioni di valutazione più regolari, per ottenere un feedback regolare.

In pochi mesi possono verificarsi molti cambiamenti, per cui organizzare riunioni di valutazione un paio di volte all'anno consente a tutti di tenersi aggiornati su ciò che sta accadendo e di affrontare eventuali problemi da risolvere.

Esempio di ordine del giorno della riunione di valutazione

È possibile utilizzare questo esempio di ordine del giorno della riunione di valutazione come base per creare il proprio ordine del giorno e adattarlo alle esigenze e ai processi aziendali.

• Valutazione generale

Iniziate l'incontro con una breve valutazione generale per capire se il dipendente pensa che le cose stiano andando bene o se ritiene che ci siano cose da migliorare.

• 360 feedback / team feedback

Se avete raccolto il feedback del team, discutete di ciò che hanno detto sul dipendente. Festeggiate i successi ottenuti e consentite loro di rispondere a eventuali commenti negativi.

• Rivedere gli obiettivi precedenti

Discutete se il dipendente ha raggiunto o meno gli obiettivi prefissati nella precedente riunione di valutazione. Se non l'hanno fatto, discutetene il motivo. Se lo hanno fatto, festeggiate il loro successo.

• Successi

Parlate di quelli che il dipendente considera i suoi migliori risultati nell'ultimo periodo. Discutete anche dei risultati che avete riconosciuto loro.

• Sfide

Discutete di eventuali sfide o punti di miglioramento che avete individuato nel lavoro del dipendente. Permettete loro di esprimere eventuali preoccupazioni e barriere che hanno influenzato il loro lavoro. Cercate di trovare una risoluzione e una soluzione per superare questi ostacoli.

• Obiettivi

Chiedete al dipendente quali sono i suoi obiettivi per il futuro. Rivedete questi obiettivi insieme a quelli della precedente riunione di valutazione.

• Stabilite nuovi obiettivi

Stabilite nuovi obiettivi per il prossimo periodo. Ricordate che gli obiettivi devono essere SMART - specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e basati sul tempo.

• Opportunità di sviluppo

Le opportunità di sviluppo possono essere collegate a luoghi di miglioramento o possono essere utilizzate per ampliare le competenze e le conoscenze del dipendente per sviluppare il suo ruolo.

• Qualsiasi altro feedback

Consentire al dipendente di discutere qualsiasi altro feedback o idea sul modo di lavorare e sulle pratiche dell'azienda.

• Rivedere le azioni

Assicurarsi che tutte le azioni siano chiare, compreso chi le attuerà, ad esempio il dipendente cercherà corsi di sviluppo personale.