Nel frenetico ambiente aziendale di oggi, le riunioni sono una parte essenziale della vita lavorativa. Qualunque sia il settore, le riunioni sono un'opportunità per i membri del team di entrare in contatto, condividere idee e prendere decisioni. Tuttavia, senza un ordine del giorno chiaro, le riunioni possono facilmente diventare disorganizzate e improduttive.

In questo post del blog, Nobo analizza i motivi per cui un'agenda di riunione è importante e come può contribuire a migliorare l'efficacia delle riunioni in ambito aziendale. Vi forniremo anche un modello di agenda per aiutarvi a iniziare.

Contribuisce all'organizzazione della riunione

La prima e più ovvia ragione per cui un’agenda è importante è che aiuta a mantenere la riunione in carreggiata. Un’agenda ben strutturata assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e sappiano quali argomenti verranno discussi. Aiuta a mantenere il flusso della riunione e a evitare che si vada fuori tema. Questo può essere particolarmente importante per le riunioni di grandi dimensioni con più partecipanti, dove può essere difficile gestire i contributi di tutti e mantenere tutti sulla stessa pagina.

Per esempio, in una riunione di revisione del progetto, l'agenda potrebbe includere punti come gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto, la discussione di eventuali problemi o ostacoli e la pianificazione della fase successiva del progetto. Questo tipo di agenda fornisce una struttura chiara per la riunione, consentendo a tutti di rimanere concentrati e in linea con i propri compiti.

Aumenta la produttività

Quando i partecipanti alle riunioni hanno una chiara comprensione di ciò che verrà discusso, possono arrivare preparati con le informazioni pertinenti ed essere pronti a partecipare attivamente. In questo modo si possono ottenere riunioni più produttive ed efficienti. Senza un’agenda, i partecipanti possono arrivare impreparati, causando confusione e mancanza di progressi.

Immaginate una sessione di brainstorming di marketing: tutti riuniti attorno a una lavagna mobile Move & Meet che brulica di idee. L'agenda potrebbe includere punti come l'identificazione di nuove opportunità di marketing, la discussione delle campagne in corso e la revisione dei risultati delle precedenti iniziative di marketing. Con un’agenda, i partecipanti possono arrivare preparati con idee, dati e approfondimenti strutturati, consentendo alla riunione di essere più produttiva ed efficace.

Risparmio di tempo

Con un’agenda chiara, i partecipanti possono arrivare preparati e pronti a contribuire. Le agende devono essere inviate via e-mail ai partecipanti per consentire la preparazione. Questo può portare a riunioni più brevi, riducendo il tempo trascorso in riunione e liberando più tempo per altre attività. Questo può essere particolarmente importante negli ambienti di lavoro più impegnativi, dove il tempo è un bene prezioso.

Ad esempio, in una riunione del team di vendita, l'agenda potrebbe includere punti come la revisione della pipeline di vendita, la discussione degli affari in corso e l'identificazione di nuove opportunità di vendita. Con questa agenda, i partecipanti possono concentrarsi sugli argomenti più importanti, per una riunione più breve ed efficiente.

Migliora la comunicazione

Avere un quadro comune su cui lavorare può rendere la comunicazione più chiara ed efficace. Un’ agenda della riunione aiuta anche a garantire che tutti abbiano la possibilità di parlare e che tutti i punti importanti siano trattati. Questo può essere particolarmente importante nelle riunioni con più partecipanti, dove può essere difficile gestire i contributi e incoraggiare anche coloro che di solito sono più silenziosi ad avere un'opportunità.

Un’ agenda è particolarmente efficace nelle riunioni tra più dipartimenti. I punti chiave dell'agenda potrebbero essere la discussione dei progressi di un progetto congiunto, l'identificazione di eventuali sfide o complessità, la valutazione di eventuali successi e la pianificazione della fase successiva del progetto. Con questa agenda, i partecipanti di diversi dipartimenti possono comunicare in modo efficace, assicurando che tutti i punti importanti siano trattati e che tutti abbiano azioni da intraprendere.

Migliora il processo decisionale

Un’ agenda ben strutturata può contribuire a facilitare il processo decisionale, delineando chiaramente gli argomenti da discutere, identificando le questioni chiave e consentendo ai partecipanti di concentrare l'attenzione sui punti più critici. Questo può essere particolarmente importante nelle riunioni in cui si devono prendere decisioni importanti.

Le riunioni del Consiglio di amministrazione richiedono spesso discussioni su argomenti chiave come le finanze, gli investimenti e la direzione dell'azienda. Con un'agenda di riunioni rigorosa, i partecipanti possono concentrarsi sulle questioni più importanti, portando a un processo decisionale più efficace.

State pensando a un’ agenda per la vostra prossima riunione?

L'esistenza di un’ agenda delle riunioni presenta numerosi vantaggi. Considerate l'agenda come uno strumento, proprio come potreste usare una presentazione digitale o una lavagna a fogli mobili. L'agenda vi aiuterà a mantenere le vostre future riunioni organizzate, produttive, efficienti ed efficaci.

Una struttura chiara evita qualsiasi perdita di tempo, i partecipanti possono arrivare preparati e i punti importanti possono essere spuntati quando vengono discussi. Inoltre, un’ agenda ben redatto può far risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e facilitare un processo decisionale efficace. Utilizzando un'agenda per riunioni, vi assicurate che le vostre riunioni di lavoro siano un uso prezioso del tempo di tutti e contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Modello di ordine del giorno della riunione

Di seguito è riportato un modello di riunione universale che può essere personalizzato per adattarsi alla vostra riunione. Molti preferiscono pianificare il lavoro su un quaderno o su una lavagna prima di impegnarsi attraverso un invito a una riunione o una dispensa. È possibile aggiungere altri elementi e adattare la dicitura al tono dell'azienda.

Ordine del giorno della riunione

Data:

Tempo:

Posizione:

Partecipanti:

• Nome
• Nome
• Nome

Punti all'ordine del giorno:

• Benvenuto e presentazioni
• Presentare i nuovi partecipanti
• Esaminare l'ordine del giorno
• Revisione dei verbali delle riunioni precedenti
• Discutere eventuali punti d'azione aperti
• Rivedere le decisioni prese

Principali punti all'ordine del giorno

• Argomento 1
• Argomento 2
• Argomento 3

Altre attività

• Qualsiasi altra questione da discutere

Punti d'azione

• Identificare eventuali azioni di follow-up
• Assegnare elementi di azione a partecipanti specifici
• Stabilire le scadenze per il completamento

Data e ora della prossima riunione

• Stabilire la data e l'ora della prossima riunione

Chiudere la riunione

• Ringraziare i partecipanti per la loro partecipazione
• Terminare la riunione