Solitamente durante le riunioni Scrum, le riunioni di gestione degli arretrati si svolgono tra i Product Owner e i team di sviluppo di un'azienda. Queste riunioni offrono ai team uno spazio dedicato per rivedere, chiarire e dare priorità agli arretrati, o backlog, dei prodotti.

In generale, il product backlog è un elenco prioritario di lavori per il team di sviluppo che deriva dalla roadmap e dai suoi requisiti. I compiti più importanti dovrebbero essere in cima al backlog del prodotto. Raffinando regolarmente il backlog, i team possono assicurarsi che rimanga aggiornato, ben definito e pronto per l'implementazione.

Perché è importante la gestione degli arretrati?    

Il perfezionamento del backlog è importante perché aiuta i team a pianificare il lavoro in modo efficace e a rimanere organizzati. Si tratta di rivedere e chiarire i compiti che devono essere svolti in un progetto. I team investono tempo nelle riunioni di affinamento del backlog per ridurre al minimo l'incertezza, migliorare la pianificazione e aumentare l'efficienza complessiva del processo di sviluppo. Gli obiettivi completi includono:

• Chiarezza e comprensione condivisa
• Scomposizione e raffinazione degli articoli
• Definizione delle priorità del backlog
• Stima dello sforzo
• Implementazione

Con lo svolgimento regolare di riunioni di rifinitura del backlog, i team possono mantenere un backlog organizzato - il loro grande elenco di attività e azioni. Questo, a sua volta, è pronto per la pianificazione e l'esecuzione degli sprint. Queste riunioni facilitano una comunicazione efficace, una comprensione condivisa e una maggiore produttività, che portano alla consegna di prodotti di valore.

Chi è responsabile del perfezionamento del backlog?

Il perfezionamento del backlog prevede in genere un product leader o product owner che organizza il backlog di prodotto. Hanno il ruolo principale sul backlog e devono assicurarsi che sia ben mantenuto, aggiornato e allineato con la visione del prodotto. I proprietari di prodotto lavorano direttamente con il team di sviluppo e gli stakeholder.

Il team di sviluppo supporta il proprietario del prodotto. Sono tenuti a partecipare attivamente alle riunioni di perfezionamento del backlog, rivedendo, discutendo e ponendo domande sui prodotti del backlog per ottenere una maggiore comprensione. Il team di sviluppo può anche:

• Suggerite di scomporre gli articoli complessi
• Fornire stime dello sforzo
• Fornire approfondimenti tecnici
• Assistenza nella definizione delle priorità e nella pianificazione

Il livello di coinvolgimento di ciascuna parte può variare in base alle esigenze e alle dinamiche specifiche del team e del progetto. Tuttavia, è importante perché il perfezionamento del backlog è un processo collaborativo.

Condurre la propria riunione di rifinitura del backlog

Se volete mantenere il vostro progetto in carreggiata, è essenziale mantenere un backlog sano e gestibile. L'approccio strutturato di una riunione di rifinitura del backlog aumenta la collaborazione, migliora la pianificazione degli sprint e favorisce il processo di sviluppo. A sua volta, questo snellisce il processo di sviluppo, aumentando la produttività, la consegna dei prodotti e la soddisfazione dei clienti.

I migliori strumenti per una riunione di rifinitura del backlog di successo

Esistono diversi strumenti che possono essere utili per condurre riunioni di rifinitura del backlog, sia digitali che fisiche. Di seguito illustriamo i più comuni:

• Software di gestione del progetto per tracciare i progressi e assegnare i compiti
• Lavagne bianche per il brainstorming e la condivisione di idee
• Strumenti di videoconferenza per i partecipanti alle riunioni all'estero
• Fogli di calcolo per il monitoraggio nei team più piccoli
• Sistemi di pianificazione con schede a T, note adesive e altri accessori

I sistemi di pianificazione con schede a T sono un metodo efficace per visualizzare i progetti e seguirne l'avanzamento. Questo pratico sistema può essere utilizzato per progetti semplici o complessi in qualsiasi ambiente.

È importante scegliere uno strumento o una combinazione di strumenti che si adatti al meglio alle esigenze, alle preferenze e ai requisiti del progetto del vostro team. L'obiettivo è avere uno strumento che faciliti la collaborazione, l'organizzazione e la trasparenza durante la riunione di rifinitura del backlog.

Ordine del giorno della riunione di rifinitura del backlog

Utilizzate l'ordine del giorno della riunione qui sotto per organizzare la vostra riunione di rifinitura del backlog. L'ordine del giorno e la durata della riunione del backlog potrebbero essere diversi da quelli indicati di seguito, quindi modificateli a seconda delle necessità. Se siete il facilitatore della riunione, aiutate a mantenere la riunione in carreggiata, assicuratevi che i partecipanti rimangano concentrati, incoraggiate la collaborazione e guidate il raggiungimento degli obiettivi di rifinitura del backlog.

Benvenuto e introduzione (5 minuti)

• Benvenuti ai partecipanti
• Esaminare rapidamente l'ordine del giorno

Revisione degli obiettivi della riunione (5 minuti)

• Obiettivi della riunione
• Assicurarsi che tutti siano allineati con lo scopo della riunione

Revisione delle voci arretrate (30-60 minuti)

• Esaminare le voci del backlog una per una
• Discutere ogni elemento per chiarirne i dettagli, i requisiti e i criteri di accettazione
• Considerate la possibilità di suddividere gli oggetti più grandi in compiti più piccoli
• Acquisire informazioni aggiuntive o modifiche agli articoli, se necessario

Stima dello sforzo (15-30 minuti)

• Stimare l'impegno o la dimensione relativa degli elementi del backlog
• Utilizzare tecniche di stima come gli story point, le ore ideali o il dimensionamento relativo
• Discutere e allinearsi sull'impegno stimato per ogni voce
• Annotare eventuali dipendenze o considerazioni tecniche associate agli elementi

Definizione delle priorità (15-30 minuti)

• Valutare la priorità delle voci in arretrato e modificarla se necessario
• Decidere in modo collaborativo l'ordine relativo degli elementi.

Punti d'azione e passi successivi (10 minuti)

• Riassumere le decisioni chiave prese durante la riunione
• Identificare le azioni o i compiti che devono essere affrontati e stabilire le scadenze
• Assegnare ai membri del team responsabilità per compiti specifici

Conclusione della riunione (5 minuti)

• Ricapitolare i punti chiave dell'incontro
• Ringraziare i partecipanti per il loro contributo
• Confermare la data e l'ora della prossima riunione, se necessario