Il successo di qualsiasi azienda si basa sulla sua capacità di adattarsi, innovare e navigare strategicamente attraverso le sfide e le opportunità. A questo scopo sono fondamentali le riunioni strategiche, importanti incontri in cui i team possono riunirsi per fare brainstorming, pianificare e tracciare la rotta per il futuro.

L'organizzazione di una riunione strategica efficace richiede gli strumenti e le risorse giuste per supportare la collaborazione, semplificare la comunicazione e ottenere risultati concreti. In questo blog parliamo degli strumenti e delle tecnologie migliori ed essenziali per il successo delle riunioni strategiche. Dalla preparazione alla riunione al follow-up post-riunione, esploreremo come sfruttare gli strumenti giusti possa migliorare la produttività, promuovere la creatività e, in ultima analisi, spingere la vostra organizzazione verso i suoi obiettivi.

Che cos'è una riunione strategica?

Una riunione strategica è un'opportunità per le parti interessate di riunirsi e discutere il modo migliore per ideare e realizzare una strategia efficace per l'azienda. In genere, si tratta di capire come l'azienda possa utilizzare in modo efficiente e con successo le risorse per raggiungere i propri obiettivi.

Idealmente, la leadership avrà già formulato una strategia aziendale pronta per essere implementata. Spetta poi agli stakeholder stabilire come eseguire al meglio la strategia.

L'importanza delle riunioni strategiche

Una strategia aziendale è generalmente un obiettivo ampio e generale. È quindi importante scomporre questa strategia in obiettivi e scopi più piccoli e gestibili. Una riunione strategica consente di dedicare del tempo proprio a questo.

Una riunione strategica significa anche che gli stakeholder di tutta l'azienda possono riunirsi per condividere le loro intuizioni ed esperienze, assicurando che la strategia sia realizzabile per l'intera azienda. Collaborando, si può elaborare un piano completo e dettagliato che può essere seguito da tutti i membri dell'azienda.

Durante una riunione strategica, le persone di tutti i reparti avranno l'opportunità di contribuire al modo migliore per eseguire la strategia aziendale. Possono anche sollevare eventuali dubbi sulle sfide che potrebbero essere affrontate e avere la possibilità di elaborare piani di emergenza.

Una riunione strategica, quindi, è essenziale perché un'azienda sia in grado di portare avanti con successo la propria strategia. Fornisce agli stakeholder obiettivi e direzioni chiare e raggiungibili, in modo che tutti sappiano dove l'azienda è diretta e come ci arriveranno insieme.

Quali strumenti sono necessari per una riunione strategica?

Per massimizzare l'efficacia della riunione strategica, è importante utilizzare gli strumenti giusti. La riunione strategica si articolerà in tre fasi principali: pre-riunione, riunione vera e propria e post-riunione.

Strumenti essenziali per la riunione preliminare

Prima della riunione strategica, l'obiettivo è riunire le persone necessarie e creare uno spazio per condividere documenti e conoscenze. Pertanto, dovrete utilizzare le app di pianificazione per assicurarvi che tutti sappiano quando e dove si terrà la riunione e stabilire una piattaforma di collaborazione.

Pianificazione

È possibile che la vostra azienda utilizzi già un'app di pianificazione e/o calendario per organizzare le riunioni e sarà meglio utilizzare quella con cui i vostri colleghi hanno già familiarità. Al momento di programmare la riunione, chiarite il luogo in cui si terrà. Se la riunione si terrà virtualmente tramite videochiamata, includere istruzioni chiare su come partecipare all'invito.

Se la riunione si terrà di persona, considerare se qualcuno dovrà collegarsi in remoto. Questo può essere il caso se avete lavoratori ibridi e/o persone che lavorano all'estero. Assicuratevi che la sala riunioni disponga delle attrezzature necessarie, come un telefono per le teleconferenze o un computer portatile per la partecipazione in video.

Comunicazione e collaborazione

Il periodo precedente alla riunione sarà un buon momento per costruire il vostro spazio per la collaborazione e la condivisione dei file. Se il sistema è già attivo prima della riunione, avrete a disposizione uno spazio per condividere i documenti che dovete far leggere alle persone prima della riunione strategica. Ciò significa anche che i partecipanti potranno utilizzarla subito dopo la riunione, in modo che tutti possano iniziare a lavorare.

La vostra azienda potrebbe già utilizzare un'app specifica per la comunicazione/messaggistica, come Slack o Microsoft Teams. In questo caso, è possibile creare un canale dedicato alla riunione strategica e aggiungervi tutti i partecipanti, in modo che possano comunicare tra loro in merito al progetto.

Se si intende collaborare su documenti, potrebbe essere necessaria una piattaforma di condivisione dei documenti più specifica, come Google Workspace. Questo permette ai singoli di lavorare insieme sui documenti, oltre a collegarsi facilmente a Google Chat e Google Meet, che possono essere utilizzati per comunicare e fare riunioni a distanza.

Se il progetto richiede una collaborazione più approfondita, potrebbe essere necessaria una piattaforma di gestione dei progetti più completa, come Basecamp o Monday.com. Questi consentono di creare e assegnare ticket, impostare scadenze e avere tutto in un unico posto e facilmente accessibile dagli stakeholder.

Strumenti per la riunione strategica

Durante la riunione strategica, dovrete assicurarvi che ci siano modi chiari per comunicare con i partecipanti e che ci siano molte opportunità per collaborare e registrare ciò che è stato detto.

Presentazioni

In una riunione strategica potrebbe essere utile includere una presentazione che illustri gli obiettivi aziendali. Se usata come introduzione, darà ai partecipanti un'idea chiara degli obiettivi, delle risorse disponibili e delle tempistiche da considerare.

Se utilizzate una presentazione nella riunione strategica, dovrete utilizzare strumenti di presentazione come schermi di proiezione. Uno schermo di proiezione portatile può essere utile se si devono tenere riunioni strategiche continue e in diverse sale riunioni, oppure si può scegliere una sala riunioni già dotata di uno schermo di proiezione a parete.

Nobo ha diversi schermi di proiezione di varie dimensioni, perfetti per tutti i tipi di riunioni. I nostri schermi di proiezione forniscono un'immagine nitida e dettagliata che può essere facilmente visualizzata da ogni partecipante, in modo che tutti siano sempre sulla stessa pagina. I nostri schermi di proiezione portatili possono essere facilmente riposti quando non vengono utilizzati, mentre i nostri schermi a parete possono essere posizionati sopra una lavagna e poi riposti quando la presentazione è terminata e inizia il lavoro collaborativo.

Lavoro collaborativo

Durante la riunione strategica, dovrete essere in grado di fare brainstorming e registrare le idee. Uno dei modi migliori per farlo è utilizzare una lavagna. Con una lavagna di grandi dimensioni, è possibile annotare domande, sfide e soluzioni che vengono sollevate durante la riunione, in modo che le persone possano vedere esattamente cosa sta succedendo.

Può essere utile codificare i colori delle note sulla lavagna, per mantenere tutto chiaro e conciso. Nobo offre un pratico kit di accessori e pulizia per lavagne bianche che comprende penne cancellabili a secco colorate, magneti, panni per la pulizia e un cancellino per lavagne bianche, in modo da avere tutto il necessario per una riunione strategica produttiva.

Se volete prendere appunti in collaborazione e conservarli, avrete bisogno di una lavagna a fogli mobili. Con una lavagna a fogli mobili, è possibile utilizzare ogni pagina per approcci o reparti diversi e poi metterle tutte insieme, ad esempio fissandole a una lavagna magnetica. Dopo la riunione, si possono conservare le pagine e magari chiedere a un partecipante di scriverle in una copia cartacea, oppure scattare delle foto e caricarle sulla piattaforma di collaborazione in modo da poterle consultare.

Prendere appunti

Infine, è necessario assicurarsi che i partecipanti abbiano a disposizione il necessario per prendere appunti. In questo caso potrebbe essere necessario avere a portata di mano delle penne di riserva per evitare ritardi nella riunione.

Alcune persone potrebbero preferire prendere appunti sul proprio computer portatile. In questo caso, dovrete assicurarvi che la sala riunioni sia dotata di ampi punti di ricarica, in modo che le persone possano rimanere alimentate per tutta la durata della riunione.

Strumenti post-riunione per il follow-up e l'esecuzione

Abbiamo già discusso di come dovrete utilizzare strumenti di collaborazione e software di gestione dei progetti per eseguire in modo efficace ciò che emerge dalle vostre riunioni strategiche. Anche il periodo successivo alla riunione dovrà includere l'opportunità di analizzare, adattare e raccogliere feedback.

Analisi dei dati

L'analisi dei dati è una parte fondamentale per garantire che la riunione strategica raggiunga i suoi obiettivi. Per questo motivo, sarà necessario raccogliere dati durante tutto il periodo successivo alla riunione. Questi dati devono coincidere con gli scopi e gli obiettivi aziendali: se la strategia aziendale prevede l'aumento delle vendite, è necessario raccogliere e monitorare i dati relativi alle vendite.

Sarà utile organizzare riunioni di follow-up dopo la riunione strategica iniziale, per assicurarsi che tutto rimanga sulla buona strada. Durante questi incontri, dovreste presentare i dati raccolti, in modo da poter discutere i risultati e adattare il piano se i numeri devono essere migliorati.

Feedback e strumenti di indagine

Dovreste puntare a raccogliere un feedback continuo per tutto il periodo del progetto. In questo modo tutti avranno l'opportunità di sollevare eventuali dubbi emersi dopo la riunione. Spesso non si tiene conto di tutto e i problemi possono sorgere solo a progetto avviato. Potete utilizzare strumenti di indagine come SurveyMonkey o Google Forms per costruire sondaggi e ottenere feedback.

Raccogliendo regolarmente il feedback degli stakeholder, potete assicurarvi che nessun problema passi inosservato. Potete utilizzare le riunioni strategiche in corso per affrontare i problemi e trovare soluzioni con gli altri stakeholder. In questo modo si favorisce l'esecuzione della strategia aziendale.

Siete pronti per la vostra riunione strategica?

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