Avere un ordine del giorno è di primaria importanza!

Fornisce molte delle informazioni fondamentali di cui abbiamo discusso sopra a tutti i partecipanti. L’ordine del giorno dovrebbe spiegare in poche parole perché si terrà la riunione e quale sia il risultato desiderato. Dovrebbe includere anche un programma con le tempistiche previste per ogni punto da discutere, in modo da consentire a conduttore e partecipanti di organizzarsi e seguire meglio i discorsi. 

Avere una lista di controllo è il primo passo per assicurarsi che la riunione si svolga nel migliore dei modi e senza intoppi. Le aree chiave da considerare sono:

Scopo/obiettivi della riunione

Qual è il motivo principale della riunione? Siate molto precisi sulla descrizione degli obiettivi e nello spiegare se sia possibile o meno prendere le decisioni necessarie in altri modi.

Chi deve partecipare?

Dovrebbe esserci almeno un responsabile che conduce la riunione e una persona incaricata di prendere appunti e passarli agli altri. Considerate anche che, nell’era delle video/audio conferenze, non tutti devono necessariamente essere presenti di persona.

Quanto spesso è necessario fare riunioni?

La riunione è un evento singolo che serve per risolvere un problema specifico o fa parte di una serie di incontri ricorrenti? Nel secondo caso, deve avere sempre la stessa frequenza adottata in passato? Questa frequenza è adatta al calendario di lavoro?

Ristoro

Se l’incontro è destinato ad andare per le lunghe, può essere utile prevedere del tè/caffè e biscotti o perfino un pranzo leggero. Se il pranzo è incluso, contattate i partecipanti in anticipo per farvi confermare eventuali esigenze alimentari (ad es. vegetariano/vegano, senza glutine, intolleranze alla frutta con guscio, ecc). La qualità dei pasti verrà CERTAMENTE ricordata al momento del feedback!

Attrezzature

In ogni riunione dovrebbe esserci una lavagna bianca di buona qualità. Anche le lavagne a fogli mobili sono ottime per appuntare le idee. Assicuratevi di avere una buona scorta di pennarelli di qualità, cancellini, matite e blocchi di ricambio. Fate in modo che la riunione sia coinvolgente ed elegante anche sul piano estetico e visivo!

Luogo

Assicuratevi che il luogo della riunione sia accessibile a tutti e della dimensione adatta. Se lo spazio è troppo ampio potrebbe intimidire, se troppo piccolo potrebbe essere troppo stretto e scomodo. Assicuratevi che il luogo scelto sia in grado di supportare le tecnologie necessarie.

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