De inrichting van jouw vergaderruimte kan een grote impact hebben op de mate waarin jouw deelnemers betrokken zullen zijn bij de vergadering. Maar de juiste lay-out hangt af van het doel van je vergadering. Hieronder bekijken we precies waarom de lay-out van een vergaderruimte betrokkenheid kan bevorderen, welke verschillende opties er zijn voor de lay-out van een vergaderruimte en hoe je de beste kunt kiezen voor jouw vergadering.

Waarom de indeling van een vergaderruimte belangrijk is

Er zijn veel redenen waarom de indeling van jouw vergaderruimte belangrijk is. De juiste indeling zal het team helpen zich meer betrokken te voelen en een bijdrage te leveren aan de vergadering. Het kan helpen om ideeën en discussies te vergemakkelijken, wat uiteindelijk leidt tot een productievere vergadering.

Een andere indeling van de vergaderruimte dan verwacht kan een goede manier zijn om de boel op te schudden. Het kan mensen helpen om hun gebruikelijke gewoonten te doorbreken en open te staan voor nieuwe ideeën en ervaringen.

Waar moet je rekening mee houden bij de inrichting van je vergaderruimte

Bij het bepalen van de inrichting van je vergaderruimte moet je rekening houden met een aantal factoren. Deze zijn:

• Aantal aanwezigen

Hoeveel mensen zullen je vergadering bijwonen? Dit heeft een grote invloed op de stijlen voor de inrichting van vergaderruimten die je kunt kiezen. Sommige opties zullen niet geschikt zijn voor grote groepen en andere zullen niet werken voor kleinere aantallen.

• Toegankelijkheid

De indeling van je vergaderruimte moet voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsregels. Je moet zorgen voor duidelijke paden naar nooduitgangen en indien nodig voor rolstoeltoegankelijkheid.

• Grootte van de vergaderruimte

De grootte van jouw vergaderruimte kan de indelingsopties beperken. Als de kamer te klein is, heb je misschien weinig opties voor hoe je de kamer kunt indelen. Er zijn echter nog steeds aantrekkelijke opties voor jou, waar we hieronder dieper op ingaan.

• Visuele hulpmiddelen

Wat voor visuele hulpmiddelen gebruik je tijdens jouw vergadering? Heb je een centrale schermprojectie nodig? Ben je van plan om samen te plannen op whiteboards? De hulpmiddelen die je gaat gebruiken, bepalen de beste indeling van de vergaderruimte voor jouw vereisten.

• Uitrusting voor deelnemers

Welke uitrusting zullen jouw deelnemers gebruiken? Als ze laptops hebben, moet de indeling van de vergaderruimte rekening houden met oplaadpunten, zodat mensen ongestoord kunnen blijven werken en er geen struikelgevaar ontstaat.

• Extra benodigdheden

Bij het bepalen van de indeling van de vergaderruimte moet je ook rekening houden met extra benodigdheden voor de vergadering. Als je bijvoorbeeld gaat eten in de vergaderruimte, moet je een ruimte voor eten opnemen. Als er thee en koffie beschikbaar is, dan heb je daar ruimte voor nodig of moet je die plaatsen op de tafels waar mensen zullen werken.

• Doelstellingen

Tot slot, maar misschien wel het belangrijkste, moet je bedenken wat je wilt bereiken met je vergadering. Dit heeft de grootste invloed op de beste indeling van de vergaderruimte om maximale betrokkenheid te bevorderen. Is je vergadering om informatie door te geven? Is het om samen te werken en ideeën te bedenken? Is het om te onderwijzen en op te voeden? Elke stijl voor het indelen van vergaderruimtes heeft voor- en nadelen, dus je doelstellingen voor de vergadering moeten duidelijk zijn.

Opties voor de indeling van vergaderruimtes

U-vorm

De U-vormige indeling van een vergaderruimte is misschien wel een van de meest voorkomende indelingen, vooral wanneer je een centraal aandachtspunt hebt, zoals een presentatie of een spreker. Met de U-vorm opstelling zet je de tafels in een hoefijzervorm. Aan het open uiteinde kun je een whiteboard, projectiescherm of luidspreker plaatsen (of al het bovenstaande, als dat nodig is voor je vergadering).

Je kunt ook een U-vorm opzetten zonder tafels, als die zijn niet nodig voor je vergadering. In dit geval kun je de stoelen gewoon in een U-vorm zetten, zodat iedereen het centrale punt kan zien.

De U-vorm zorgt voor betere communicatie tussen de aanwezigen, omdat ze elkaar allemaal kunnen zien. Tegelijkertijd kunnen alle aanwezigen gemakkelijk de spreker en/of presentatie zien, zodat het voor hen gemakkelijk is om betrokken te blijven. Als er tafels worden gebruikt, kunnen deelnemers gemakkelijk aantekeningen maken op hun laptop of op papier.

Een nadeel van de U-vorm is dat de meeste deelnemers het centrale punt van opzij zullen zien. Dit kan ongemakkelijk worden als de vergadering lang duurt.

De U-vorm is ook niet het beste als je grote groepen hebt. Als de U-vorm te groot is, kunnen mensen niet communiceren en hebben ze moeite om het centrale punt te zien. Je moet er ook rekening mee houden dat de U-vorm de ruimte niet op de meest efficiënte manier gebruikt, dus kleinere vergaderruimten kunnen deze indeling misschien niet aan.

Directiekamer

De directiekamerindeling is een andere populaire indeling voor vergaderruimten. Bij deze stijl heb je meestal één grote rechthoekige tafel met stoelen eromheen. Deze indeling werkt het best voor vergaderingen die meer gericht zijn op een agenda dan op een presentatie, waarbij informatie en potentiële ideeën worden gedeeld.

De voordelen van deze indeling zijn dat alle aanwezigen kunnen communiceren en samenwerken, omdat iedereen elkaar direct kan zien. De tafel biedt voldoende ruimte voor laptops en papierwerk, maar ook voor drankjes en zelfs eten.

Een van de nadelen van deze indeling is dat hij niet voor iedereen geschikt is als er een presentatie moet worden bekeken. Meestal moeten sommige mensen zich omdraaien in hun stoel als er één centraal punt moet zijn.

Een ander nadeel is dat deelnemers afgeleid kunnen raken als ze hun laptop voor zich hebben. In dit geval is het belangrijk om te communiceren dat e-mails en ander werk moeten wachten tot na de vergadering.

Een ander potentieel nadeel van de vergaderopstelling in directiekamers is dat mensen aan de uiteinden van de tafels zich geïsoleerd kunnen voelen. Soms kunnen één of twee mensen aan de uiteinden geweldig werken als je een voorzitter of leider hebt die het middelpunt van de vergadering moet zijn. Als je een vergadering houdt waarbij iedereen op gelijke voet moet staan, kan het gebruik van een ronde of vierkante tafel helpen om alles in evenwicht te brengen.

Theater

De stijl van de theateropstelling is perfect voor zeer grote groepen waarbij het doel van de vergadering is om informatie door te geven of te onderwijzen. Hier zet je stoelen in rijen neer, zoals in een theater, allemaal gericht op één centraal punt. Vaak wordt het middelpunt gevormd door een projectiescherm met een presentatie die de mensen kunnen bekijken.

Een van de voordelen van deze indeling is dat je gemakkelijk grote groepen mensen kunt ontvangen. Zonder tafels kun je meer stoelen kwijt, terwijl je toch gemakkelijk toegang hebt. Deelnemers zullen volledig gefocust zijn op de spreker en/of presentatie, omdat ze deze allemaal gemakkelijk kunnen bekijken en geen laptops of andere dingen voor zich hebben die kunnen afleiden.

Deze indeling van de vergaderruimte is niet de beste als jouw vergadering samenwerking tussen deelnemers vereist. Er kan enige ruimte zijn om discussies uit te lokken tussen degenen die naast elkaar zitten als dat nodig is, maar over het algemeen moet de aandacht gericht zijn op de spreker en het opnemen van informatie.

Het kan in deze opstelling moeilijk zijn voor deelnemers om aantekeningen te maken. Je kunt stoelen in universiteitsstijl gebruiken met een klein bijzettafeltje om aantekeningen te maken. Of je kunt ervoor zorgen dat de presentatie na de vergadering naar de deelnemers wordt gestuurd, zodat ze zich kunnen opfrissen over wat er is gezegd.

Klaslokaal

De indeling van de klaslokaalvergaderruimte is vergelijkbaar met de theaterstijl, maar hier zullen er tafels zijn. De ruimte wordt dus ingericht als een klaslokaal, met tafels en stoelen in rijen voorin de ruimte. Deze indeling is geweldig als je een presentatie en/of spreker hebt, maar ook als de aanwezigen laptops of andere apparaten moeten gebruiken. De tafels bieden extra ruimte om te werken en ook om iets te drinken en te eten als dat nodig is tijdens de vergadering.

Net als bij de theateropstelling is het bij deze indeling niet mogelijk om gemakkelijk samen te werken met andere deelnemers.

Soms kan de klassikale opstelling betekenen dat degenen aan de uiteinden van de rijen het moeilijk vinden om het centrale punt te zien. Dit kan worden verminderd door de rijen in chevrons te rangschikken, zodat ze in een hoek staan ten opzichte van het focuspunt.

Cabaret

De cabaretzaalindeling is geweldig voor als je deelnemers een centraal focuspunt wilt laten zien, maar ook wilt laten samenwerken in kleinere groepen. Het zal bestaan uit een aantal kleinere, ronde tafels. De stoelen staan in een halve maan rond de ene helft van de tafel, met een open ruimte rond de andere helft die naar het centrale punt is gericht.

De opmaakstijlen voor cabaretvergaderruimtes zorgen voor maximale betrokkenheid omdat de deelnemers een duidelijk zicht hebben op de spreker en/of presentatie. Tegelijkertijd kunnen ze met elkaar discussiëren en communiceren in hun kleine groepjes aan elke tafel. Deze optie is perfect voor presentaties waarbij tijdens de presentatie kort in groepsverband moet worden gewerkt.

Een mogelijk nadeel van een cabaretachtige opstelling is dat het kan aanzetten tot kletsen tussen de aanwezigen wanneer dit niet relevant is of niet het juiste moment is. Een boeiende presentatie helpt dit te voorkomen.

Banket

De indeling van de banketzaal is vergelijkbaar met cabaret in die zin dat ze bestaat uit een aantal kleinere, ronde tafels. Bij een banketopstelling staan de stoelen echter rond de hele tafel, zonder vrije ruimte.

De banketopstelling is perfect als het hoofddoel van je vergadering samenwerking in groepsverband of netwerken is. Het zorgt voor gemakkelijke communicatie tussen de deelnemers en de tafel biedt voldoende ruimte om laptops te gebruiken, aantekeningen te maken en verfrissingen te nuttigen.

Een nadeel van banket-stijl zitplaatsen is dat het lastig kan zijn om te netwerken tussen andere groepen. Je zou 'mingling' in je vergadering kunnen opnemen, d.w.z. vraag de deelnemers om rond de tafels te gaan zitten en wat tijd te nemen voor elke tafel.

De indeling van de banketzaal maakt het ook niet mogelijk om gemakkelijk een centraal focuspunt te zien. Als je een spreker hebt, kan het het beste zijn als hij of zij door de ruimte beweegt, zodat mensen zich niet te veel hoeven in te spannen om hem of haar te zien en met hem of haar in gesprek te gaan. Als je een presentatie hebt, kan het beter zijn om een alternatieve indeling van de vergaderruimte te gebruiken, zoals cabaret, zodat mensen zich niet in hun stoel hoeven om te draaien om de presentatie te bekijken.

Wat is de beste stijl voor de indeling van de vergaderruimte voor jouw vergadering?

De beste indeling van de vergaderruimte hangt af van de doelstellingen van jouw vergadering. Elke stijl heeft verschillende voordelen om de betrokkenheid van uw deelnemers te maximaliseren.

Als je een kleine groep hebt en het doel van uw vergadering is om informatie uit te wisselen, werkt de directiekamerstijl misschien het beste.

Als je een kleine tot middelgrote groep hebt en je wilt dat deelnemers een presentatie of centraal aandachtspunt bekijken terwijl ze toch met elkaar kunnen communiceren, is de U-stijl misschien wat je nodig hebt.

Als je een middelgrote tot grote groep hebt en je wilt dat de deelnemers een presentatie of spreker bekijken met weinig of geen samenwerking, dan kunnen de theater- of klaslokaalopstellingen de beste opties zijn.

Als je een middelgrote tot grote groep hebt waarbij je met elkaar moet samenwerken, dan werken de banket- of cabaretstijlen het beste.