Een Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) is een verplichte jaarlijkse bijeenkomst die wordt gehouden door bedrijven en organisaties om verschillende belangrijke zakelijke aangelegenheden te bespreken en de dialoog aan te gaan met hun belanghebbenden of leden. Het is een formele vergadering waar de aanwezigen de kans krijgen om deel te nemen, vragen te stellen en te stemmen over specifieke kwesties met betrekking tot het bestuur en de prestaties van het bedrijf.

Wat gebeurt er op een jaarlijkse algemene vergadering?

Tijdens een AVA vinden verschillende belangrijke activiteiten plaats. Om te beginnen brengt een senior medewerker verslag uit over de financiële prestaties van de afgelopen 12 maanden. Dit omvat:

• Financiële overzichten
• Operationele prestaties
• Belangrijkste overwinningen
• Updates over strategieën

Positieve punten worden altijd toegejuicht tijdens AVA's en worden vaak op prikborden weergegeven zodat de aanwezigen ze voor en na de vergadering in detail kunnen bekijken. Het is echter goed om te onthouden dat deze bijeenkomsten ook dienen als platform voor belanghebbenden en werknemers om zorgen te uiten, vragen te stellen en in gesprek te gaan met het hoger management en directeuren. Dit bevordert transparantie, verantwoording en tweerichtingscommunicatie tussen het bedrijf, zijn belanghebbenden en werknemers.

Daarnaast worden belangrijke beslissingen vaak besproken en gedeeld tijdens een jaarlijkse algemene vergadering. Er kunnen stemmingen en peilingen worden gehouden over onderwerpen als:

• Bestuursleden kiezen
• Aanstellen van accountants
• Acties autoriseren
• Bedrijfsbeleid wijzigen
• Dividenden goedkeuren

Het laatste belangrijke aspect van een AVA is de kans om de toekomst te bespreken. Dit omvat vaak een financiële vooruitblik, doelen voor het komende jaar, technologie, werving, duurzaamheid en risicobeheer.

Je eerste AVA organiseren

Ben je uitgenodigd om je eerste AVA te leiden? Net zoals alles voor de eerste keer doen, kan het een uitdagende maar lonende ervaring zijn. Hier volgen enkele stappen om je te helpen bij het voorbereiden en uitvoeren van een succesvolle jaarlijkse algemene vergadering:

Plannen en voorbereiden

Stel ruim van tevoren een datum, tijd en locatie vast voor de AVA. Zorg ervoor dat de locatie geschikt is voor het verwachte aantal deelnemers. Stel een agenda op die alle noodzakelijke punten bevat, zoals financiële verslagen, resoluties en verkiezingen. Deel de agenda met alle deelnemers vóór de vergadering.

Stel belanghebbenden en leden op de hoogte

Stuur een formele uitnodiging naar alle belanghebbenden of leden (indien van toepassing) om hen te informeren over de AVA en relevante details te verstrekken. Vermeld de agenda, datum, tijd, locatie en eventuele documenten die ze vooraf moeten bekijken.

Vereiste documenten verzamelen en voorbereiden

Verzamelen en organiseren van alle benodigde documenten, waaronder financiële overzichten, verslagen, resoluties en ingediende voorstellen. Zorg ervoor dat deze documenten beschikbaar zijn voor verspreiding tijdens de AVA.

Rapporten en financiën presenteren

Begin de AVA met het presenteren van rapporten over de financiële prestaties, operationele hoogtepunten en prestaties van de organisatie. Dit kan het beste digitaal, meestal via een projectiescherm zodat iedereen het kan zien. Deel de belangrijkste financiële overzichten, zoals de balans, winst-en-verliesrekening en het cash flow overzicht. Wees bereid om vragen te beantwoorden of duidelijkheid te verschaffen.

Voorstellen en resoluties aanpakken

Tijdens de AVA tijd vrijmaken om voorstellen en resoluties van aandeelhouders of leden te bespreken en hierover te stemmen. Leg elk voorstel duidelijk uit, geef ruimte voor debat en voer een transparant stemproces uit. Zorg ervoor dat alle stemprocedures eerlijk verlopen en in overeenstemming zijn met de regels van jouw organisatie.

Deelname aanmoedigen

Bied belanghebbenden of leden de gelegenheid om vragen te stellen en hun mening te geven. Creëer een open en inclusieve omgeving die actieve deelname aanmoedigt. Ga transparant en respectvol om met alle vragen en zorgen.

Notulen bijhouden

Wijs iemand aan om gedetailleerde notulen van de AVA te maken. Noteer belangrijke discussies, beslissingen, stemuitslagen en andere belangrijke informatie. Deze notulen dienen als een officieel verslag van de vergadering en kunnen later worden geraadpleegd.

Vervolgacties

Verspreid na de AVA de goedgekeurde notulen onder alle aanwezigen en belanghebbenden. Ervoor zorgen dat alle acties of resoluties die tijdens de vergadering worden aangenomen, onmiddellijk worden uitgevoerd. Voldoen aan alle rapportage- of indieningsvereisten bij relevante autoriteiten.

Onthoud dat elk bedrijf andere eisen en procedures heeft voor hun AVA's. Hoewel je er in je vorige functie misschien al veel hebt meegemaakt, is het de moeite waard om te controleren of jouw bedrijf of organisatie specifieke vereisten of procedures heeft voor hun AVA's.

Sjabloon voor agenda algemene vergadering

Met zo veel informatie over AVA's die je moet verwerken, vind je hieronder een gratis vergaderagenda zodat je kunt zien hoe een vergadering eruit zou kunnen zien. Je kunt dit zelfs gebruiken als je betrokken bent bij het plannen ervan.

Het is belangrijk om te weten dat de specifieke agendapunten en hun volgorde mogelijk moeten worden aangepast op basis van het bedrijf waarvoor je werkt. Dit is een sjabloon en kan worden aangepast aan jouw behoeften.

Opening en welkom

• De vergadering tot de orde roepen
• De voorzitter en andere sleutelpersonen voorstellen
• Quorum en stemprocedures bevestigen
• Goedkeuring van de notulen van de vorige AVA:

De notulen van de vorige AVA ter goedkeuring voorleggen

• Geef ruimte voor correcties of wijzigingen
• Zoek een motie en stem voor goedkeuring

Verslag van de voorzitter

• Een verslag presenteren over de prestaties van de organisatie sinds de vorige AVA
• Belangrijke prestaties, uitdagingen en mijlpalen benadrukken
• Belangrijke ontwikkelingen of toekomstplannen

Financieel verslag

• De jaarrekening van het bedrijf presenteren, inclusief de balans, winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht
• Bespreek financiële prestaties, inkomsten, uitgaven en winstgevendheid
• Geef een overzicht van alle belangrijke financiële transacties of gebeurtenissen

Accountantsverklaring

• Het verslag van de externe accountant presenteren, indien van toepassing
• Beoordelen van het oordeel van de accountant over de jaarrekening en eventuele belangrijke bevindingen of aanbevelingen

Benoeming of herbenoeming van accountants

• Bespreken en goedkeuring vragen voor de benoeming of herbenoeming van accountants voor het komende jaar
• Aanbevelingen van de raad van bestuur of het auditcomité overwegen

Resoluties en stemming

• Presenteren en bespreken van resoluties waarover moet worden gestemd door aandeelhouders of leden
• Geef ruimte voor vragen, debat en discussie over elke resolutie
• Stemmen en de resultaten vastleggen

Verkiezing van bestuurders of ander personeel

• Indien van toepassing, de verkiezing van bestuurders of functionarissen uitvoeren
• Presenteer nominaties, geef ruimte voor toespraken of introducties van kandidaten
• Stemmen en de resultaten bekendmaken

Andere zaken

• Aandeelhouders of leden de gelegenheid bieden om andere zaken of onderwerpen ter discussie te stellen
• Aanvullende punten behandelen die niet op de agenda stonden

Verdaging

• De vergadering van de AVA afsluiten
• Eventuele afsluitende opmerkingen of aankondigingen
• De datum en tijd voor de volgende AVA vaststellen, indien van toepassing