Bij een meeting is niets belangrijker dan een goede agenda!

De agenda bevat een groot deel van de essentiële informatie voor medewerkers (de informatie die hierboven is besproken). In de agenda moet duidelijk staan waarom de meeting plaatsvindt en wat de gewenste uitkomst is. Ook moet er een tijdsplanning in staan voor elk discussiepunt, zodat jij, de organisator en de deelnemers volgens een duidelijk schema kunnen werken. 

Een checklist is de eerste stap naar een meeting die soepel en volgens plan verloopt. Belangrijke zaken om rekening mee te houden:

Doel/focuspunt van de meeting

Waar gaat de meeting over? Bepaal heel precies wat de doelstellingen zijn en of de besluitvorming niet ook op een andere manier kan.

Wie moet er aanwezig zijn?

Er moet in ieder geval één gespreksleider zijn en één iemand die notities maakt en rondstuurt. Bedenk ook dat in tijden van video- en audioconferenties niet iedereen per se fysiek aanwezig moet zijn.

Hoe vaak moet de meeting gehouden worden?

Is de meeting een eenmalige probleemoplossingssessie of wordt hij op regelmatige basis gehouden? En als dat laatste het geval is, moet de bestaande frequentie dan aangehouden worden? Is de frequentie goed als je kijkt naar de werkkalender?

Eten en drinken

Als er een lunch nodig is, vraag dan van tevoren bij de deelnemers na of er speciale dieetwensen zijn: vegetarisch/veganistisch, glutenvrij, notenallergieën etc. In sommige gevallen kan het nodig zijn om er een dieethandleiding op na te slaan. Dit komt ALTIJD terug in de feedback!

Hulpmiddelen  

Het middelpunt van elke meeting is een whiteboard van goede kwaliteit. Ook flipovers zijn ideaal om ideeën op te schrijven. Zorg dat er voldoende goede markerstiften, wissers, gummen, potloden en reserve-flipovervellen zijn. Maak de meeting visueel aantrekkelijk en stijlvol!

Locatie

Zorg dat de locatie bereikbaar is voor iedereen en de juiste grootte heeft. Een te grote ruimte kan intimiderend zijn, een te kleine ruimte benauwend en hinderlijk. Zorg dat je alle benodigde technologie tot je beschikking hebt.

Dit en meer vind je in onze whitepaper. Download hem nu.