Vergaderingen, of het nu gaat om grote conferenties of kleine teambesprekingen, hebben vaak verborgen milieukosten, zoals reisemissies, energieverbruik en materiaalafval. Door vergaderpraktijken te gebruiken die weinig impact hebben, kunnen organisaties hun ecologische voetafdruk verkleinen, hulpbronnen sparen en bijdragen aan een duurzamere toekomst.

In deze blog gaan we in op praktische tips voor het houden van vergaderingen met een lage impact, zodat u een milieuvriendelijkere werkplek kunt creëren met behoud van productiviteit en betrokkenheid.

De milieu-impact van traditionele bijeenkomsten

Het is belangrijk om de milieu-impact van traditionele bijeenkomsten te begrijpen, om te helpen bepalen op welke gebieden organisaties duurzame veranderingen kunnen doorvoeren.

De koolstofvoetafdruk van reizen

Een van de belangrijkste milieueffecten van traditionele bijeenkomsten is de ecologische voetafdruk die gepaard gaat met reizen. Deelnemers pendelen vaak naar vergaderingen, met de auto, trein of vliegtuig, wat bijdraagt aan de uitstoot van broeikasgassen. Vliegreizen, vooral als ze worden gebruikt voor langeafstandsvergaderingen, kunnen een aanzienlijke uitstoot genereren, maar zelfs lokale reizen kunnen een optelsom maken als je kijkt naar de cumulatieve effecten van meerdere mensen die reizen.

Afval van vergadermaterialen

Traditionele vergaderingen kunnen veel afval genereren, vooral door wegwerpmaterialen die worden gebruikt tijdens presentaties en catering. Cateringartikelen voor eenmalig gebruik, zoals plastic bekers, borden en bestek, dragen allemaal bij aan het storten van afval en hebben een negatieve invloed op het milieu. Geprint materiaal kan nuttig zijn als deelnemers het meenemen om terug te kijken, maar vaak wordt het achtergelaten, wat leidt tot onnodige verspilling.

Energieverbruik

Het energieverbruik van vergaderruimtes speelt ook een cruciale rol in de milieu-impact van een vergadering. Conferentieruimten zijn meestal afhankelijk van verlichting, verwarming, koeling en elektronische apparatuur, die allemaal energie verbruiken. In veel gevallen worden deze middelen inefficiënt gebruikt, vooral in grotere ruimtes waar tijdens vergaderingen niet de hele ruimte of alle apparatuur wordt gebruikt.

Tips voor het plannen van vergaderingen met weinig impact

Om vergaderingen te houden die weinig impact hebben, is het belangrijk om je te richten op duurzame praktijken. Door deze basisprincipes toe te passen, kunt u de productiviteit en betrokkenheid behouden met minder impact op het milieu.

Milieuvriendelijke locaties kiezen

Probeer waar mogelijk een milieuvriendelijke locatie te kiezen voor je vergadering. Dit kan een locatie zijn die prioriteit geeft aan energie-efficiëntie en hernieuwbare energiebronnen gebruikt. Het kan echter zo eenvoudig zijn als het kiezen van een locatie die de juiste grootte heeft voor jouw behoeften, zodat er geen extra energie verspild hoeft te worden aan het verwarmen, koelen of verlichten van ongebruikte ruimte.

Je moet ook nagaan of de locatie milieuvriendelijke manieren heeft om afval te verwijderen, zoals uitgebreide recycling en compostering van voedselafval. Je kunt ook een locatie kiezen die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer, zodat dit een haalbare optie is voor de deelnemers en ze minder met de auto hoeven te reizen.

Technologie gebruiken voor virtuele vergaderingen

Virtuele vergaderingen kunnen een uitstekende manier zijn om de milieu-impact van een persoonlijke vergadering te verminderen, omdat ze de CO2-uitstoot van reizen kunnen elimineren en afval kunnen verminderen. In sommige gevallen kan het mogelijk zijn om een hybride bijeenkomst te houden, waarbij lokale mensen persoonlijk aanwezig kunnen zijn en mensen die anders misschien ver hadden moeten reizen, virtueel aanwezig kunnen zijn. Technologieplatforms zoals videoconferenties en samenwerkingstools kunnen teams in staat stellen om vanaf elke locatie met elkaar in contact te komen, wat zowel tijd als middelen bespaart.

Afval en wegwerpartikelen verminderen

Om de opeenstapeling van afval van vergaderingen tegen te gaan, kun je deelnemers aanmoedigen om herbruikbare waterflessen en koffiekopjes mee te nemen, of ervoor zorgen dat ze duurzame alternatieven krijgen, zoals mokken en glaswerk.

Je kunt afval tot een minimum beperken door te kiezen voor digitale oplossingen in plaats van geprinte documenten. Verspreid de vergaderagenda en andere bronnen elektronisch, zodat er minder papier nodig is. Om ervoor te zorgen dat iedereen het materiaal kan bekijken zonder dat er individuele laptops nodig zijn, kun je een projector en projectiescherm gebruiken om de inhoud voor de hele ruimte weer te geven.

Als je bijeenkomst interactieve activiteiten bevat, verminder afval dan nog meer door papieren hand-outs te vermijden voor het maken van notities. Zorg in plaats daarvan voor herbruikbare mini-whiteboards waar deelnemers op kunnen schrijven en die ze schoon kunnen vegen, zodat ze een duurzaam alternatief hebben dat meerdere keren kan worden gebruikt.

Producten met EU-milieukeur gebruiken

Wanneer je kantoorapparatuur en -benodigdheden voor je vergaderingen kiest, ga dan op zoek naar producten die zijn gecertificeerd met het EU Ecolabel - dit geeft aan dat producten voldoen aan hoge milieu- en prestatienormen. Deze producten zijn ontworpen om de impact op het milieu te verminderen door factoren zoals energieverbruik, gebruik van hulpbronnen en afvalproductie. Door artikelen met het Ecolabel te kiezen, steun je niet alleen het milieu, maar draag je ook bij aan een duurzame en verantwoorde werkplek.

De whiteboards met EU-milieukeur van Nobo zijn een uitstekende keuze voor bedrijven die hun impact op het milieu willen verminderen. Deze whiteboards zijn gecertificeerd voor uitmuntendheid op milieugebied, waardoor ze gedurende hun hele levenscyclus minder impact hebben. Met de Nobo producten met Ecolabel kunt u genieten van de duurzaamheid en functionaliteit van hoogwaardige communicatiemiddelen die het milieu minder belasten.

Kiezen voor gerecycled en plasticvrij gereedschap

Als het gaat om kantoorbenodigdheden voor je vergaderingen met een lage impact, is het maken van duurzame keuzes ook van belang voor de hulpmiddelen die je gebruikt. Kies voor apparatuur zoals onze whiteboardpennen met vaten die gemaakt zijn van 98% gerecycled plastic, wat helpt om de vraag naar nieuwe plastic productie te verminderen. Deze pennen bieden functionaliteit van hoge kwaliteit en dragen tegelijkertijd bij aan een circulaire economie.

Daarnaast kun je overwegen om plasticvrije whiteboarddoekjes te gebruiken, die een duurzamer alternatief zijn voor conventionele doekjes die vaak plastic vezels bevatten. Met deze milieubewuste hulpmiddelen kun je een schonere vergaderruimte handhaven en tegelijkertijd milieuvriendelijke praktijken ondersteunen.

Als je papier moet gebruiken, zoek dan naar gerecyclede opties, zoals onze gerecyclede flip-overmatten. Deze zijn gemaakt van post-consumer papier, wat de vraag naar materialen vermindert en afval helpt te minimaliseren. Door te kiezen voor gerecyclede flip-overmatten kunt u ervoor zorgen dat uw brainstormsessies of presentaties milieuvriendelijker zijn, zonder in te boeten aan kwaliteit of prestaties.

Duurzame cateringopties vinden

De cateringkeuzes voor vergaderingen kunnen ook een aanzienlijke impact hebben op het milieu. Je moet streven naar biologisch voedsel van lokale oorsprong om duurzame landbouw te ondersteunen en de ecologische voetafdruk van het transport te verkleinen.

Het aanbieden van plantaardige maaltijdopties kan ook de uitstoot verlagen, omdat dierlijke producten een grotere impact op het milieu hebben. Veel gemeenten in het Verenigd Koninkrijk hebben zelfs toegezegd om alleen plantaardig eten en drinken te serveren tijdens vergaderingen en evenementen, in een poging om duurzamer te zijn. Daarnaast kan het vermijden van overtollig verpakkingsmateriaal en het verstrekken van herbruikbaar keukengerei en borden helpen om de hoeveelheid afval te verminderen.

De milieueffecten na de vergadering evalueren

Neem na de bijeenkomst de tijd om de gevolgen voor het milieu te evalueren om van de ervaring te leren en de toekomstige planning te verbeteren. Dit kan het meten van afval omvatten, het berekenen van koolstofuitstoot door reizen en het beoordelen van het energieverbruik tijdens het evenement.

Je zou ook feedback kunnen verzamelen van deelnemers over de duurzame praktijken die ze hebben gezien of waar ze bij betrokken waren, en gebieden identificeren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Door de resultaten te bekijken, kun je je strategieën verfijnen en best practices vaststellen om in de toekomst meer vergaderingen te organiseren die weinig impact hebben.

Kies Nobo voor uw low-impact vergaderingen

Nobo heeft een reeks hulpmiddelen en werkplekoplossingen waarmee u het beste uit uw werkplek kunt halen en kunt genieten van effectieve communicatie. Van overheadprojectors tot prikborden, wij hebben zeker wat je nodig hebt voor een productieve, milieubewuste werkplek.