Een goed geplande vergadering is altijd ideaal, maar ze zijn niet altijd mogelijk. Vaak is spontane samenwerking en snelle besluitvorming nodig om een dringende situatie het hoofd te bieden. In dit geval moet je een ad-hocvergadering organiseren.

Ad-hocvergaderingen zijn anders dan reguliere vergaderingen en vereisen een iets andere aanpak. In deze blog gaan we in op de verschillen tussen ad-hocvergaderingen en reguliere vergaderingen, hoe je weet wanneer een ad-hocvergadering nodig is en hoe je een efficiënte last-minute vergadering organiseert.

Wat is het verschil tussen een ad-hocvergadering en een reguliere vergadering?

Een ad-hocvergadering verschilt van een reguliere vergadering omdat het een vergadering is die niet gepland is. Ze wordt gehouden voor een eerder onvoorziene situatie die onmiddellijke aandacht vereist.

Een van de verschillen tussen een ad-hocvergadering en een reguliere vergadering is dus dat ze uit een informelere agenda kan bestaan. Deelnemers en de organisator hebben niet zoveel tijd gehad om zich voor te bereiden als ze normaal hebben voor een vergadering, dus ze moeten misschien snel denken. Bij een ad-hocvergadering moeten beslissingen meestal snel worden genomen en moet er snel actie worden ondernomen, terwijl er bij een reguliere vergadering wat meer tijd is voor mensen om acties uit te voeren.

Wanneer moet je een last-minute ad-hocvergadering bijeenroepen

Een last-minute ad-hocvergadering moet je alleen bijeenroepen als het absoluut noodzakelijk is. Als je mensen onaangekondigd een vergadering in trekt, onderbreekt dat hun dag en kan het even duren voordat ze na de vergadering weer in hun ritme komen, hoe kort die ook is.

Waar mogelijk moet je mensen ruim van tevoren laten weten dat ze een vergadering kunnen bijwonen. Er zullen echter situaties zijn waarin dit niet mogelijk is en een ad-hocvergadering nodig is. Dit kan een noodsituatie zijn, of het kan te maken hebben met een kans die zich voordoet met een korte deadline en onmiddellijke actie vereist. Het kan zijn dat er onmiddellijk feedback nodig is van teamleden, of dat er dringende updates over een project nodig zijn. Het kan zijn dat er verwarring bestaat over wat er van het team wordt verlangd en dat een vergadering nodig is om duidelijkheid te verschaffen zodat mensen verder kunnen met hun werk met duidelijke doelstellingen.

Zelfs in deze situaties moet je nog steeds overwegen of een vergadering de beste oplossing is. Het kan zijn dat een e-mail of telefoongesprek met slechts één of twee deelnemers volstaat. Soms is de kwestie te complex om via e-mail te bespreken of zijn er te veel mensen bij betrokken - in dat geval kan een vergadering de oplossing zijn.

Je moet ook nadenken over de impact van een last-minute vergadering en de kosten afwegen tegen de voordelen. Iemands dag verstoren is nooit ideaal, maar het kan gewoon beter zijn om dit te doen dan de vergadering helemaal niet te houden.

Hoe een ad-hocvergadering efficiënt leiden

Ad-hocvergaderingen gaan meestal over behoeften met een hoge prioriteit, dus het is essentieel dat ze efficiënt worden geleid.

Stel duidelijke vergaderdoelen en een agenda op

Ook al is er weinig voorbereidingstijd voor een ad-hocvergadering, toch is het belangrijk om duidelijke vergaderdoelen op te stellen. Deze doelen kunnen kort en bondig zijn, maar als je ze hebt vastgesteld, blijft iedereen gefocust, wat leidt tot productievere resultaten.

Zodra je de doelstellingen hebt, kun je een agenda opstellen. Dit kan informeler zijn dan een gebruikelijke vergaderagenda, maar moet wel de belangrijkste punten bevatten. Indien mogelijk moet dit vóór de vergadering worden uitgedeeld aan de deelnemers - zelfs als je het ongeveer 10 minuten van tevoren verstuurt, kunnen mensen zich al een beetje voorbereiden en nadenken over wat er nodig is. Dit kan helpen om kostbare tijd te besparen tijdens de vergadering zelf.

Nodig alleen de belangrijkste belanghebbenden uit

Een ad-hocvergadering op het laatste moment zal waarschijnlijk de dagen van de deelnemers verstoren. Je moet dus proberen deze verstoring tot een minimum te beperken door alleen de belangrijkste belanghebbenden uit te nodigen. Alleen de mensen die direct betrokken zijn bij de situatie en/of de nodige kennis en expertise in de zaak hebben, mogen hierbij aanwezig zijn.

Soms is het het beste om mensen erbij te betrekken die beïnvloed zullen worden door de beslissingen die tijdens de vergadering genomen worden, maar dit is niet altijd mogelijk. Het kan praktischer zijn om alleen de teamleiders uit te nodigen en hen informatie en acties te laten verdelen en delegeren aan hun team zodra de beslissingen zijn genomen.

Houd de vergadering op schema

De tijd zal waarschijnlijk kort zijn tijdens de vergadering. Het is dus essentieel dat discussies gefocust zijn en op koers blijven. Raadpleeg de agenda van de vergadering om er zeker van te zijn dat alles wat aan bod moet komen ook daadwerkelijk aan bod komt, op de meest efficiënte manier. Als gesprekken op een zijspoor raken, moet je mensen terugleiden naar de agenda.

Soms kan er een gesprek ontstaan dat waardevol kan zijn, maar niet helemaal relevant is voor het huidige onderwerp. Noteer in dat geval wat er is gezegd en organiseer een andere vergadering of een informeel telefoongesprek om de discussie op een later tijdstip voort te zetten.

Moedig deelname aan

Hoewel een ad-hocvergadering op het laatste moment beknopt moet zijn, moet je deelname van de aanwezigen toch aanmoedigen. Als je niet hoeft samen te werken in de vergadering, dan is er misschien geen reden om de vergadering te houden en is een informatieve e-mail misschien beter.

Om samenwerking aan te moedigen, moet je ervoor zorgen dat je vergaderruimte de nodige communicatiemiddelen heeft. Dit kan bijvoorbeeld flipcharts, whiteboards, en zelfs een projectiescherm als iedereen iets moet kunnen zien, zoals een website of een analyseprogramma. Je moet aantekeningen maken waar iedereen ze kan zien en ernaar kan verwijzen tijdens de vergadering, zodat ze de ideeën van anderen kunnen gebruiken.

Houd je aan de geplande tijd

Voor de meeste vergaderingen is het belangrijk om je aan de geplande tijd te houden, maar dit is nog belangrijker voor ad-hocvergaderingen. Een last-minute vergadering moet op tijd beginnen en eindigen, om de dagen van de deelnemers zo min mogelijk te verstoren.

Het aanhouden van de toegewezen tijd helpt ook om de vergadering gefocust te houden. Als je strikt bent in het bijhouden van de tijd, ben je je er meer van bewust dat je je aan de agenda moet houden en snel beslissingen moet nemen. Je moet jezelf of een andere aanwezige de verantwoordelijkheid geven om de tijd bij te houden en mensen er voorzichtig aan herinneren als dingen langer lijken te duren dan gepland.

Noteer acties en volgende stappen

Om een productieve ad-hocvergadering te houden, moet iemand in de vergadering aantekeningen maken. Hierin moeten de acties, wie verantwoordelijk is en eventuele deadlines voor elke actie staan. Door bij te houden wat er is gezegd en besloten, hebben de deelnemers na afloop van de vergadering iets om naar te verwijzen, zodat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht.

Je moet de notities na afloop van de vergadering versturen en ervoor zorgen dat ze naar alle aanwezigen gaan. Als andere leden van het team die niet aanwezig waren nu een verantwoordelijkheid hebben, moet je er ook voor zorgen dat zij worden betrokken in de communicatie.

Je kunt ook vastleggen wat de volgende stappen zullen zijn om de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen en de acties die zijn vastgesteld op te volgen. Het kan zijn dat er in de toekomst een andere, geplande vergadering nodig is, of misschien zijn projectrapporten geschikter.

Klaar voor je ad-hocvergadering?

Weten hoe je een ad-hocvergadering plant en organiseert, is waardevolle kennis. Nu weet u hoe u moet handelen wanneer zich een onverwachte situatie voordoet die dringende aandacht vereist, en kunt u snel en efficiënt handelen.

Nobo heeft een assortiment praktische hulpmiddelen en oplossingen voor effectieve vergaderingen en communicatie op de werkplek, waaronder whiteboards, bewegwijzering, prikborden en projectieapparatuur. Bekijk onze producten vandaag nog om te zien hoe we uw bedrijf kunnen helpen.