Een effectieve follow-up van een vergadering is een essentiële manier om ervoor te zorgen dat beslissingen en plannen worden gecommuniceerd en acties worden voltooid. Hieronder leggen we uit waarom het opvolgen van een vergadering zo belangrijk is en hoe je een vergadering goed en succesvol kunt opvolgen.

Waarom is het belangrijk om de vergadering op te volgen?

In één vergadering kan veel aan bod komen. Het opvolgen van de vergadering zorgt voor een verslag waarnaar de deelnemers kunnen teruggrijpen, zodat ze duidelijk weten wat er is besproken en welke acties er uit de vergadering zijn voortgekomen.

Zonder een follow-up van de vergadering kunnen belangrijke details worden vergeten en afgesproken taken misschien niet worden voltooid. Dit kan een negatieve impact hebben op de productiviteit en zelfs op de merkreputatie.

Een follow-up van de vergadering kan ook nuttig zijn voor iedereen die de vergadering niet kon bijwonen. Ze zullen kunnen achterhalen wat er is besproken, zodat ze alle relevante informatie hebben die ze nodig hebben.

Het gebruik van een follow-up e-mail na de vergadering kan mensen ook een draad bieden om de voortgang van acties bij te houden en feedback te geven over wanneer taken zijn voltooid of als er vertragingen zijn opgetreden.

Best practices voor de vergadering om effectieve opvolging mogelijk te maken

Om de vergadering effectief op te volgen, zijn er enkele stappen die u tijdens de vergadering zelf moet nemen.

Notulen maken

Eén persoon in de vergadering aanwijzen om notulen te maken is een nuttig hulpmiddel om te gebruiken bij de opvolging van een vergadering. Als je regelmatig vergadert, kun je de notulist laten rouleren of één persoon aanwijzen om elke keer te notuleren. Het kan nuttig zijn als de persoon al eerder notulen heeft gemaakt, zodat hij of zij weet hoe de notulen het beste kunnen worden gemaakt en wat erin moet worden opgenomen.

De notulen moeten samenvatten welke onderwerpen zijn besproken, wie wat heeft gezegd en welke acties zijn vastgesteld, met eventuele deadlines die zijn genoteerd. Als er een agenda voor de vergadering is, kan deze worden gebruikt als sjabloon voor de notities, zodat duidelijk is wat wanneer is besproken.

De notulen kunnen worden opgenomen in een follow-up e-mail na de vergadering, maar ze moeten niet het enige zijn dat wordt opgenomen. Hoewel ze nuttig kunnen zijn als referentie, kunnen ze te veel informatie bevatten voor elke deelnemer aan de vergadering en kunnen belangrijke acties verloren gaan.

Identificeer acties en wijs eigenaars toe

Het is een essentieel onderdeel van elke vergadering om acties duidelijk te identificeren en aan elke actie een eigenaar toe te wijzen, zodat mensen weten waar ze na de vergadering verantwoordelijk voor zijn.

Als er tijdens een vergadering potentiële acties naar voren komen, bespreek dan wat er moet gebeuren en tegen welke deadline dat moet gebeuren. Bepaal de beste persoon om de verantwoordelijkheid te nemen voor elke actie en zorg ervoor dat ze begrijpen wat er van hen wordt gevraagd.

Het kan zijn dat er meerdere mensen nodig zijn om een actie uit te voeren. Wijs zelfs in dit geval slechts één eigenaar aan. Dit maakt het eenvoudig om de actie op te volgen en te volgen en helpt verwarring en dubbel werk te voorkomen.

Soms is de beste persoon voor een actie niet aanwezig in de vergadering. Wijs in dit geval één persoon aan om te communiceren wat er nodig is voor de persoon.

Maak foto's van het gezamenlijke werk

Vaak gebruik je in vergaderingen whiteboards of een flipover ezel om aantekeningen te maken en te brainstormen. Deze kunnen nuttig zijn tijdens de vergadering, omdat ze iedereen de kans geven om duidelijk te zien wat er wordt besproken.

Het is echter belangrijk dat alle notities die worden gemaakt na de vergadering kunnen worden gedeeld in een follow-up. Anders heb je misschien nuttige en belangrijke aantekeningen en ideeën gemaakt die na de vergadering verloren gaan en vergeten worden.

Je kunt foto's maken van aantekeningen die je op whiteboards maakt en deze vervolgens delen in een e-mail na de vergadering. Of, als de notities niet duidelijk genoeg zijn, kun je foto's maken en vervolgens iemand aanwijzen om de informatie over te zetten in een document. Dit kan handig zijn voor brainstormsessies, omdat je de visuele stroom kunt behouden terwijl je ervoor zorgt dat elk woord leesbaar is.

Samenvatten aan het einde van de vergadering

Aan het einde van de vergadering moet je een paar minuten nemen om kort samen te vatten wat er is besproken en besloten, samen met de acties. Vertel mensen hoe en wie de vergadering gaat opvolgen en wanneer ze de opvolging kunnen verwachten.

Hoe een vergadering opvolgen

Maak een actieplan

Een van de belangrijkste onderdelen van een vergadering opvolgen is het maken van een actieplan. Gebruik de aantekeningen van de vergadering als basis om je actieplan op te stellen. Dit document laat precies zien welke acties er ondernomen moeten worden, wie er verantwoordelijk voor is en op welke termijn ze uitgevoerd en afgerond moeten zijn.

Je kunt het actieplan ook gebruiken om acties te categoriseren, waarbij je aangeeft welke urgent zijn en welke minder urgent. Het kan handig zijn om het document collaboratief te maken, zodat mensen het tijdens het project kunnen bijwerken met de status van hun acties.

Deel de follow-up van de vergadering

Zodra je de notulen van de vergadering en het actieplan hebt, moet je de follow-up delen. De meest gebruikelijke manier om dit te doen is door een follow-up van de vergaderingsmail te sturen. Als de vergadering gerelateerd is aan een lopend project, kan het handig zijn om een speciaal berichtkanaal aan te maken op Slack of Teams en dit te gebruiken voor alle communicatie, inclusief de opvolging van de vergadering.

Je moet de opvolging van de vergadering zo snel mogelijk na de vergadering versturen - meestal is dit binnen 24-48 uur, zodat notulen en andere documenten kunnen worden voorbereid.

De opvolging van een vergadering moet naar iedereen gestuurd worden die de vergadering bijwoonde, evenals naar alle andere relevante partijen die niet aanwezig konden zijn of niet aanwezig waren, maar nu mogelijk betrokken zijn bij een actie.

De opvolging van een vergadering moet de notulen van de vergadering en het actieplan bevatten. Je moet ook een korte samenvatting van de vergadering toevoegen om het geheugen van mensen op te frissen over wat er is besproken en om degenen die niet aanwezig waren te informeren. Als je aantekeningen hebt gemaakt op een whiteboard, voeg dan ook de foto's of documentversie hiervan toe. Als de vergadering een presentatie bevatte, kan het ook nuttig zijn om de dia's bij te voegen.

Voorbeeld van een e-mail voor het opvolgen van een vergadering

Onderwerp:  Follow-up van [onderwerp vergadering]

Geacht team,

Bedankt dat u de tijd hebt genomen om vandaag onze vergadering bij te wonen. Ik waardeer uw harde werk en inspanningen om het productief te maken.

Als vervolg op de vergadering wil ik graag een samenvatting geven van de belangrijkste factoren die zijn besproken:

[opsomming van de belangrijkste discussiepunten]

De volgende acties zijn besloten:

[opsomming van acties en actie-eigenaars]

Ik heb een document met een actieplan bijgevoegd om ons te helpen deze acties uit te voeren. [Dit document is een samenwerkingsdocument en is opgeslagen in [map] Gebruik dit actieplan om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang van je acties. Als u problemen ondervindt bij het voltooien van de acties, laat het me dan weten, zodat we het team op de hoogte kunnen houden.

Ik heb ook de notulen en andere documenten bijgevoegd die onze vergadering ondersteunden, voor uw referentie.

Onze volgende vergadering vindt plaats op [datum] en ik kijk ernaar uit u allen dan te zien.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Hoe bij te houden bij het opvolgen van de vergadering

Het is belangrijk dat je niet alleen je vergadering opvolgt en dan niet meer incheckt tot de volgende vergadering, vooral als er een groot gat zit tussen vergaderingen. Houd bij wat er gebeurt met je actieplan.

Als het erop lijkt dat dingen niet binnen de afgesproken tijd worden afgerond, neem dan contact op met je collega's om te zien of er een probleem is. Ze kunnen te maken hebben met een obstakel dat input vereist van de rest van het team, of het kan zijn dat ze gewoon vergeten zijn het document bij te werken. Wat het probleem ook is, help ze om het op te lossen en zorg ervoor dat het bredere projectteam op de hoogte wordt gehouden.