Bedrijven over de hele wereld hebben te maken met hevige concurrentie en steeds hogere eisen van klanten. Om voorop te blijven lopen, moeten organisaties hun activiteiten voortdurend evalueren en optimaliseren. Een krachtig hulpmiddel dat de laatste jaren aan belang heeft gewonnen is value stream mapping (VSM). VSM is een visuele en analytische techniek die wordt gebruikt om verspilling te identificeren en te elimineren, processen te stroomlijnen en de algemene bedrijfsefficiëntie te verbeteren. In deze blogpost gaan we dieper in op value stream mapping, hoe je het in de praktijk kunt brengen en de beste tools om je te helpen.

Wat is value stream mapping?

Value stream mapping is het creëren van een visuele voorstelling van het volledige proces of de "waardestroom" die een product of dienst doorloopt, van de eerste klantaanvraag tot de levering ervan. Deze kaart helpt bij het identificeren van zowel activiteiten die waarde toevoegen als activiteiten die geen waarde toevoegen (verspilling), waardoor bedrijven hun processen systematisch kunnen optimaliseren.

Wat zijn de belangrijkste principes van value stream mapping?

• Klantgerichtheid

VSM begint met een grondig begrip van de behoeften van de klant en stemt alle activiteiten op elkaar af om efficiënt aan die behoeften te voldoen.

• Stroomoptimalisatie

Het doel is om een soepele en ononderbroken stroom van werk door de waardestroom te creëren, waardoor vertragingen en knelpunten worden verminderd.

• Afvalvermindering

VSM identificeert en elimineert verschillende soorten verspilling, zoals overproductie, wachttijden, defecten en overtollige voorraad.

• Voortdurende verbetering

Het proces van VSM is continu en moedigt organisaties aan om voortdurend te zoeken naar manieren om hun activiteiten te verbeteren.

Hoe value stream mapping uit te voeren

De beste manier om VSM uit te voeren is via een vergadering. Het kan deel uitmaken van de vergadering of de basis vormen van het hele slot. In de notities van de vergadering moet je precies aangeven wat er in kaart wordt gebracht voor je deelnemers. Je kan de reis van een product van grondstof naar de klant in kaart brengen of een specifiek proces binnen je bedrijf dat gestroomlijnd moet worden.

Zorg er bij het kiezen van je deelnemers voor dat je alle teamleden betrekt die waardevolle input kunnen leveren en/of degenen die beïnvloed zullen worden door beslissingen die genomen kunnen worden als gevolg van het VSM. Het samenbrengen van een cross-functioneel team zorgt voor een holistische kijk op het proces.

Een geweldige manier om te beginnen is door de huidige status in kaart te brengen. Teken van links naar rechts een tijdlijn die het proces van begin tot eind weergeeft. Je kunt symbolen, labels en gekleurde stiften gebruiken om verschillende elementen te onderscheiden. Om je op weg te helpen, zijn de meest gebruikelijke symbolen:

• Rechthoeken - processen
• Driehoeken - inventaris
• Pijlen - stroom
• Ruiten - beslissingspunten

Tevens kan je de huidige status van jouw visuele weergave aanvullen met gegevens, afvalidentificatie en metriek.

Vervolgens breng je de toekomstige situatie in kaart. Dit begint soms met het brainstormen over mogelijke verbeteringen van de huidige situatie. Als team kun je het ideale proces bespreken en zelfs metrieken herberekenen om de impact van je potentiële verbeteringen te zien.

Je moet alle relevante belanghebbenden op de hoogte houden van de wijzigingen na je VSM-sessie en waar nodig training geven om ervoor te zorgen dat iedereen het nieuwe proces begrijpt en zich eraan kan aanpassen.

Tools voor value stream mapping

Het visuele element van value stream mapping is belangrijk, anders is de techniek niet effectief. Om effectieve VSM-diagrammen te maken, heb je de juiste hulpmiddelen nodig.

• Papier en whiteboards

Soms zijn de eenvoudigste hulpmiddelen het meest effectief. Je kunt VSM-diagrammen maken met papier en whiteboards tijdens brainstormsessies of gezamenlijke workshops. Teamleden kunnen de kaart handmatig tekenen en van aantekeningen voorzien.

• Post-it notes

Post-it notes kunnen worden gebruikt in combinatie met een whiteboard of een groot vel papier. Ze zijn handig voor het vastleggen van informatie, het labelen van processtappen en het gemakkelijk herpositioneren van elementen tijdens brainstormsessies.

 

• Excel

Microsoft Excel is een veelzijdig hulpmiddel voor het maken van basis VSM-diagrammen. Je kunt de vormen en lijnen van Excel gebruiken om processtappen en -stromen weer te geven. Hoewel het misschien niet de visuele aantrekkingskracht heeft van gespecialiseerde VSM-software, is het gemakkelijk verkrijgbaar en gebruiksvriendelijk.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio is een specifiek diagramhulpmiddel dat VSM-sjablonen biedt. Het biedt een meer gestructureerde en professionele manier om VSM-diagrammen te maken, met vormen en symbolen die speciaal zijn ontworpen voor dit doeleinde.

• Lucidchart

Lucidchart is een online tool voor diagrammen die sjablonen biedt voor het maken van VSM-diagrammen. Het is collaboratief, waardoor meerdere teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde diagram kunnen werken. Lucidchart kan ook worden geïntegreerd met andere bedrijfssoftware zoals Microsoft Office en Google Workspace.

• Visme

Visme is een veelzijdige online ontwerptool en infografietool die kan worden gebruikt voor het maken van VSM-diagrammen. Het biedt een breed scala aan pictogrammen, vormen en sjablonen om verschillende elementen van je waardestroom weer te geven. Het is gebruiksvriendelijk en kan je helpen om visueel aantrekkelijke diagrammen te maken.

• Miro

Miro is een online collaboratief whiteboardplatform ontworpen voor visuele samenwerking. Het is uitstekend voor virtuele teams of workshops op afstand. Je kunt VSM-diagrammen maken, plakbriefjes toevoegen en in realtime samenwerken.

• SmartDraw

SmartDraw is een diagrammensoftware die sjablonen biedt voor VSM- en andere diagrammen. Het biedt verschillende aanpassingsmogelijkheden en kan worden geïntegreerd met Microsoft Office en andere tools.

• Tallyfy

Tallyfy is een tool voor procesbeheer en workflowautomatisering die kan worden gebruikt om VSM-diagrammen te maken. Het is vooral handig als je jouw waardestroomprocessen tegelijkertijd wilt documenteren en automatiseren.

• Kumu

Kumu is een webgebaseerd platform voor het maken van systeemkaarten, dat kan worden aangepast voor het in kaart brengen van waardestromen. Het is een geavanceerder hulpmiddel voor het visualiseren van complexe systemen en relaties binnen een waardestroom.

• Gliffy

Gliffy is een online diagramtool dat sjablonen biedt voor VSM. Het is gemakkelijk te gebruiken en biedt samenwerkingsfuncties voor het in kaart brengen in teamverband.

Houd bij het kiezen van een kantoortool voor value stream mapping rekening met de voorkeuren van jouw team, de complexiteit van alle processen en of je realtime samenwerkingsfuncties nodig hebt. Het juiste hulpmiddel voor jouw bedrijf hangt af van je specifieke behoeften en het detailniveau dat je wilt vastleggen in je VSM-diagrammen.