Als je voor het eerst notulen moet maken van een vergadering, voel je je waarschijnlijk overweldigd. Hoe kan ik in godsnaam alles noteren wat er gezegd is?

Met de juiste hulpmiddelen kan het echter gemakkelijk worden om de discussies en beslissingen tijdens een vergadering bij te houden. Notulen van vergaderingen zijn een belangrijk hulpmiddel om de voortgang bij te houden, om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit en als naslagwerk in de toekomst.

Om je te helpen bij het effectief notuleren van vergaderingen hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet, zodat je je vaardigheden kunt aanscherpen en duidelijke, beknopte en nauwkeurige notulen kunt maken. We bieden ook een gratis sjabloon voor notulen die je kunt gebruiken.

Bereid je van tevoren voor

Voorbereiding is de sleutel tot het maken van notulen. Je moet jezelf vertrouwd maken met de agenda en de deelnemers voordat de vergadering plaatsvindt. Dit helpt je om alle belangrijke informatie vast te leggen en toe te passen op de juiste mensen.

Het kan ook nuttig zijn om een sjabloon voor notulen te maken op basis van de agenda. Het is een geweldige manier om georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat je notities hebt voor elk discussiepunt.

Kies de juiste hulpmiddelen

Mensen werken op verschillende manieren en de manier waarop jij het beste notulen kunt maken van vergaderingen kan heel anders zijn dan een collega. Sommige mensen notuleren graag rechtstreeks op een laptop, terwijl anderen de voorkeur geven aan pen en papier, of mini whiteboard, zodat sleutelwoorden en zinnen kunnen worden afgevinkt wanneer de notulen volledig zijn opgeschreven.

Typen kan nuttig zijn, vooral als je een ervaren typiste bent. Het geluid van tikkende toetsen kan echter ontmoedigend zijn voor de deelnemers aan de vergadering. Handgeschreven notities zijn perfect als je ervaring hebt met korte handschriften of als je je notulen liever ter plekke invult.

Maak duidelijke en beknopte notities

Het is belangrijk om duidelijke en beknopte notities te maken tijdens de vergadering. Vergeet echter niet dat je na de vergadering terug kunt gaan om je werk op te ruimen.

Zorg ervoor dat je goed luistert en de belangrijkste punten onthoudt. Het is cruciaal dat je objectief blijft.

Sommige mensen typen hun notities graag uit, zodat ze later gemakkelijker kunnen worden bewerkt. Als dit niet mogelijk is, schrijf dan niet elk woord op - gebruik steno of sleutelwoorden en zinnen waarop je later kunt voortbouwen.

Identificeer de belangrijkste punten

Het kan verwarrend zijn om te beslissen welke belangrijke punten je moet noteren bij het notuleren van vergaderingen. Maar al te vaak proberen notulisten te veel informatie te behandelen, waardoor ze het volgende agendapunt missen.

U kunt de belangrijkste punten identificeren door naar het volgende te luisteren:

• Beslissingen die worden genomen
• Acties die worden toegewezen
• Nieuwe informatie die wordt gedeeld
• Vragen die worden gesteld

Leg de beslissingen en acties vast

Beslissingen en acties zijn de belangrijkste onderwerpen om op te nemen in je vergadernotulen. Deze informatie zal een impact hebben in de toekomst en zal iedereen helpen om hetzelfde doel te bereiken.

Bij het vastleggen van beslissingen en acties is het belangrijk om duidelijk te zijn over wie verantwoordelijk is voor elke taak en tegen wanneer ze voltooid moeten zijn. Misschien wil je ook een deadline voor elke taak opnemen.

Geef een samenvatting

Aan het einde van uw vergadernotulen is het handig om de discussie samen te vatten. Dit zorgt voor een conclusie en zorgt ervoor dat iedereen begrijpt hoe het nu verder moet.

Je samenvatting moet kort en bondig zijn. Het moet de belangrijkste punten van de discussie bevatten, evenals eventuele beslissingen of acties die zijn genomen.

Proeflees je notulen

Zodra je een definitieve versie van je notulen hebt getypt, is het belangrijk om ze zorgvuldig te proeflezen. Je wilt er zeker van zijn dat er geen fouten in staan en dat ze de gewenste boodschap accuraat overbrengen.

Het kan handig zijn om een collega te vragen om je notulen voor je na te lezen. Soms zal je oog geen fouten opmerken in het werk waar je aandachtig naar hebt gekeken.

Verspreid de notulen

Zodra je notulen proefgelezen en foutloos zijn, kun je ze verspreiden onder de deelnemers aan de vergadering. Misschien wil je ze per e-mail versturen of op een gedeelde schijf zetten.

Het is belangrijk om de notulen snel na de vergadering te verspreiden, zodat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om de acties en beslissingen op te volgen.

Effectief notulen maken van vergaderingen is een belangrijke vaardigheid die je kan helpen om een effectievere communicator en medewerker te zijn. Door deze tips te volgen, kun je notulen schrijven die duidelijk, beknopt en nauwkeurig zijn. Hieronder vindt u uw gratis sjabloon voor notulen voor de volgende vergadering.

Sjabloon voor notulen voor vergadering

Datum vergadering: wordt meestal weergegeven als dag-maand-jaar met voorloopnullen.

Vergadertijd: meestal weergegeven in 24-uurs notatie.

Vergaderlocatie: dit kan virtueel zijn of in een specifieke ruimte.

Aanwezigen: lijst van alle aanwezigen, zowel fysiek als virtueel.

Afwezigen: lijst van alle genodigden die de vergadering niet konden bijwonen.

Agenda: geef een overzicht van de agenda die voor de vergadering werd uitgedeeld.

Notulen: geef een overzicht van de discussies rond vergaderpunten die geen besluiten of acties zijn.

Besluiten en acties: geef de resultaten weer, inclusief deadlines waar nodig voor acties.

Volgende stappen: dit is een ideale ruimte om de datum en het tijdstip van de volgende vergadering vast te leggen.

Notities: benadruk alle aanvullende informatie die nuttig kan zijn.

Verspreiding: beschrijf hoe de notities van de vergadering zullen worden verspreid.