Of je nu een snelle bijpraatsessie of een lange strategiesessie bijwoont, het maken van effectieve notities is essentieel om georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat belangrijke details niet worden vergeten. Maar met zoveel manieren om informatie vast te leggen, kan het moeilijk zijn om te weten welke methode voor jou het beste werkt. Moet je vasthouden aan de traditionele pen en papier aanpak, of het gemak van digitale hulpmiddelen omarmen? Hoe zit het met spraakopnames of gezamenlijke notities met je team?

In deze blog verkennen we vijf verschillende manieren om notities te maken van vergaderingen, elk met zijn eigen voordelen. We helpen je om te beslissen welke aanpak het beste is voor jouw stijl en type vergadering, zodat je vergaderingen productiever en je follow-ups efficiënter worden.

Traditionele pen en papier

In het digitale tijdperk lijkt het misschien alsof traditionele pen en papier verouderde methodes zijn om notities te maken van vergaderingen. Dit is echter een klassieke techniek die veel mensen kiezen om toe te passen, en daar is een goede reden voor. Er zijn veel voordelen aan het maken van notities op de ouderwetse manier, vooral als het gaat om betrokkenheid en retentie.

Voordelen van met de hand schrijven

Onderzoek toont aan dat schrijven met de hand helpt om het geheugen en het begrip te verbeteren. Als je aantekeningen maakt met pen en papier, is de kans groter dat je de informatie die je opschrijft verwerkt, in plaats van dat je het simpelweg overschrijft. Het fysiek opschrijven van iets vergt meer cognitieve inspanning, wat kan leiden tot een dieper begrip van het materiaal dat tijdens de vergadering werd besproken.

Bovendien vinden veel mensen dat ze zich beter kunnen concentreren als ze met de hand schrijven. Pen en papier bieden een eenvoudige methode om aantekeningen te maken, zonder afleidingen zoals e-mails of meldingen.

Wanneer deze methode het beste werkt

Notities maken met pen en papier kan vooral nuttig zijn voor kleinere, intiemere vergaderingen. Met deze methode blijf je volledig betrokken zonder de afleiding van een laptop of telefoon.

Een ander type vergadering waarbij het het beste is om aantekeningen met de hand te maken, zijn creatieve brainstormsessies. Met de hand schrijven geeft je de vrijheid om snel diagrammen te schetsen of ideeën op te schrijven zonder je zorgen te maken over de opmaak of ze meteen te moeten organiseren.

Korte of informele vergaderingen kunnen ook goed zijn om aantekeningen met de hand te maken. Deze methode kan sneller en efficiënter zijn dan andere methodes, vooral als je je geen zorgen hoeft te maken over het onmiddellijk organiseren van je notities.

Getypte notities

Als je je notities op een laptop of telefoon typt, gaat het maken van notities veel sneller, georganiseerder en gemakkelijker toegankelijk. Je kunt apps gebruiken zoals Evernote, OneNote of een eenvoudige tekstverwerker, en ze bieden allemaal verschillende voordelen.

Voordelen van het typen van je notities

Een van de grootste voordelen van het digitaal typen van je notities is organisatie. Je kunt je notities eenvoudig aanmaken, bewerken en categoriseren in verschillende mappen en ervoor zorgen dat alles netjes georganiseerd is en gemakkelijk terug te vinden is wanneer je het nodig hebt. Je kunt ook gebruikmaken van cloudopslag, waarmee je je notities op meerdere apparaten kunt synchroniseren, zodat je ze kunt openen waar je ook bent. Dit kan vooral handig zijn als je hybride werkt of op afstand.

Het digitaal typen van je notities biedt ook meer flexibiliteit. Je hebt de optie om afbeeldingen, links en zelfs geluidsopnames rechtstreeks aan je notities toe te voegen, wat handig kan zijn als je vergadering visuele hulpmiddelen of presentaties bevat. Als iemand bijvoorbeeld een slide deck deelt tijdens de vergadering, kun je een foto maken of een screenshot van een belangrijke slide direct invoegen in je notities.

Een ander voordeel van het digitaal typen van je notities is de mogelijkheid om ze te doorzoeken. Je kunt snel zoeken naar specifieke details, trefwoorden of ideeën, wat je veel tijd kan besparen in vergelijking met het handmatig doornemen van pagina's met handgeschreven notities.

Wanneer deze methode het beste werkt

Je notities digitaal typen kan het beste werken als je team bijzonder technisch onderlegd is en vaak digitale hulpmiddelen gebruikt. Typen kan helpen bij het stroomlijnen van het proces van niet alleen het maken van notities, maar ook het delen ervan met de rest van het team, vooral als je teamleden op afstand of op hybride basis werken.

Het typen van je notities kan ook geweldig werken voor vergaderingen met complexe inhoud. Het kan gaan om gedetailleerde discussies, gegevens of media - met digitale notities kun je alles gemakkelijk vastleggen en organiseren, inclusief tekst, grafieken en zelfs video's.

Digitaal notities maken is ook goed als je je notities na de vergadering moet delen met de rest van het team. Je kunt je notities snel organiseren en verspreiden, via e-mail of door een koppeling naar een clouddocument te delen. Dit kan vooral nuttig zijn als de vergadering gaat over een project met een kort tijdsbestek of een naderende deadline.

Spraakopname

Spraakopname wordt een populaire methode voor het vastleggen van vergadernotities, vooral voor mensen die liever spreken dan schrijven. Dankzij smartphones, tablets en spraakmemo-apps is het makkelijker dan ooit om vergaderingen, discussies of zelfs je eigen gedachten op te nemen zonder dat je dingen handmatig hoeft op te schrijven. Spraakopname is vooral handig als je snel grote hoeveelheden informatie moet vastleggen of als je niet kunt typen of schrijven tijdens de vergadering.

Voordelen van stemopname

Een van de belangrijkste voordelen van het inspreken van vergadernotities is efficiëntie. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je snelle discussies moet bijhouden, want je kunt gewoon het hele gesprek of belangrijke segmenten opnemen. Zo blijf je betrokken bij de vergadering zonder het risico te lopen belangrijke details te missen. Bovendien kun je nuances zoals toon en klemtoon vastleggen die je anders misschien zou missen als je je notities typt of schrijft.

Een ander voordeel van het opnemen van een vergadering is dat het minder opdringerig kan zijn. Typen op een laptop kan storend zijn, terwijl je je bij het opnemen volledig op het gesprek kunt concentreren zonder dat je je flow hoeft te onderbreken door dingen op te schrijven.

Spraakopnames bieden ook flexibiliteit. Na de vergadering kun je de opname opnieuw afspelen wanneer dat nodig is en in je eigen tempo transcriberen. Je hebt ook de optie om het automatisch te laten transcriberen met behulp van spraak-naar-tekst tools. Dankzij deze flexibiliteit kun je nauwkeurige, gedetailleerde verslagen van de vergadering maken zonder de druk om alles tijdens de vergadering zelf te moeten opschrijven.

Wanneer deze methode het beste werkt

Spraakopname kan vooral nuttig zijn bij vergaderingen met technisch jargon of complexe concepten. Opnemen zorgt ervoor dat je geen belangrijke details mist die misschien moeilijk zijn om snel op te schrijven, vooral als je niet bekend bent met de termen.

Een andere bijeenkomst waar opnemen nuttig kan zijn, is tijdens lange vergaderingen of presentaties. In deze vergaderingen kan het moeilijk zijn om alles vast te leggen terwijl het gebeurt. Als je het opneemt, kun je teruggaan en de hele sessie bekijken, zodat je de belangrijke punten eruit kunt pikken en ervoor kunt zorgen dat niets wordt vergeten of weggelaten.

Spraakopname kan ook nuttig zijn om je eigen reflecties na de vergadering op te nemen. Het biedt een snelle en gemakkelijke methode om je eigen gedachten vast te leggen terwijl je ze hebt, zonder dat je de tijd hoeft te nemen om alles op te schrijven.

Mindmappen

Mindmappen is een visuele notitiemethode die je helpt om informatie te organiseren op een manier die weerspiegelt hoe je hersenen van nature ideeën verwerken. In plaats van lineaire notities kun je met een mindmap ideeën en concepten vastleggen in een webachtige structuur.

Je begint met een centraal onderwerp, dat het hoofdonderwerp van de vergadering moet zijn. Schrijf dit in het midden van de pagina of gebruik een digitaal hulpmiddel. Je kunt dan vertakkingen maken van het centrale onderwerp naar subonderwerpen, die de thema's, ideeën of onderdelen moeten vertegenwoordigen die tijdens de vergadering worden besproken. Hieruit kun je meer takken en kleinere deelonderwerpen toevoegen.

Voordelen van mindmapping

Een van de belangrijkste voordelen van mindmapping is dat het je aanmoedigt om creatief te denken. Je kunt complexe relaties tussen verschillende onderwerpen visualiseren en zien hoe ze met elkaar verbonden zijn. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor onderwerpen die meerdere thema's omvatten of die een gestructureerde probleemoplossing vereisen.

Mindmappen kan ook goed zijn om geheugen vast te houden. Omdat een mindmap visueler is, kan het gemakkelijker zijn om informatie op te roepen, omdat je je de lay-out in je hoofd kunt voorstellen en de details die je nodig hebt beter kunt terugvinden.

Mindmappen is ook flexibel. Je kunt ze met de hand tekenen of een digitale versie maken, zodat je ze kunt aanpassen en uitbreiden naarmate de discussie zich ontwikkelt tijdens de vergadering. Met het raamwerk van een mindmap kun je de beste manieren kiezen om de informatiestroom vast te leggen en te organiseren, afhankelijk van wat er wordt besproken.

Wanneer deze methode het beste werkt

Mindmappen kan vooral nuttig zijn bij brainstormsessies. Tijdens deze vergaderingen worden vaak veel ideeën gegenereerd en met mindmapping kunt u snel gedachten vastleggen terwijl ze worden besproken.

Mindmappen kan ook nuttig zijn bij het oplossen van complexe problemen. Een mindmap kan het hoofdprobleem opsplitsen in kleinere delen, die beter hanteerbaar zijn. De mindmap kan het ook gemakkelijker maken om patronen en relaties te identificeren, evenals uitdagingen en mogelijke oplossingen.

Mindmappen werkt ook geweldig in projectplannings- of strategievergaderingen waar je onderling verbonden onderwerpen bespreekt. Je kunt de taken, deadlines, middelen en verantwoordelijkheden visueel organiseren, waardoor de taak beter beheersbaar wordt.

Samen notities maken

Samen notities maken met behulp van gedeelde documenten is een geweldige methode voor teams die willen samenwerken om notities van vergaderingen in realtime vast te leggen, te verfijnen en op te slaan. Deze aanpak is vooral handig als teams op afstand werken of in verschillende tijdzones. Je kunt cloud-gebaseerde tools zoals Google Docs, Microsoft OneNote of Notion gebruiken om meerdere mensen te laten bijdragen aan dezelfde set notities tijdens een vergadering. Dit kan helpen om alle perspectieven vast te leggen en niets te missen.

Voordelen van gezamenlijk notities maken

Een van de grootste voordelen van het gebruik van gedeelde documenten voor het maken van notities is samenwerking in realtime. Iedereen kan zijn eigen gedachten toevoegen tijdens de vergadering, actiepunten toevoegen en punten verduidelijken. Dit vermindert het risico dat belangrijke informatie wordt weggelaten en resulteert in een uitgebreidere set notities.

Een ander voordeel is dat gedeelde documenten gemakkelijk toegankelijk zijn voor het hele team. De notities worden opgeslagen in de cloud, waar iedereen ze op elk moment en vanaf elk apparaat kan bekijken. Dit kan geweldig zijn voor teams die op verschillende locaties werken en snel moeten kunnen teruggrijpen naar notities van vergaderingen. Een gedeeld document is ook gemakkelijk bij te werken en te bewerken na de vergadering, zodat je ontbrekende details kunt toevoegen en actiepunten kunt bijhouden.

Wanneer deze methode het beste werkt

Samenwerkingsnotities werken vooral goed als je team op afstand of op hybride basis werkt. Als iedereen geografisch verspreid is, zorgt het gezamenlijk maken van notities ervoor dat iedereen kan bijdragen aan en toegang heeft tot de notities van de vergadering.

Samenwerkende notities zijn ook geweldig voor teamvergaderingen of brainstormsessies waarbij meerdere mensen ideeën, feedback en details moeten bijdragen. Het gedeelde document zorgt ervoor dat iedereen in realtime kan deelnemen en dat ieders suggesties worden vastgelegd.

Het gebruik van een gedeeld document voor vergadernotities kan ook nuttig zijn voor vergaderingen over lopende projecten. Het document kan fungeren als een centrale bron voor informatie die iedereen kan raadplegen en waar nodig bijwerken.

Organiseer effectieve vergaderingen met Nobo

Nobo heeft een reeks hulpmiddelen en werkplekoplossingen om u te helpen effectieve, productieve vergaderingen te houden. Van projectieschermen tot whiteboards, wij hebben wat je nodig hebt om de communicatie op de werkplek te verbeteren en je team betrokken te houden.