Bij het creëren van een inclusieve werkplek gaat het niet alleen om de fysieke ruimtes - het gaat erom dat iedereen volledig kan deelnemen aan alle aspecten van het werk. Vergaderingen zijn voor veel teams een belangrijk onderdeel van samenwerking en besluitvorming, maar ze kunnen uitdagingen vormen voor mensen met een beperking als er geen rekening wordt gehouden met toegankelijkheid.

Van visuele of auditieve beperkingen tot mensen die neurotisch zijn of mobiliteitsproblemen hebben, verschillende mensen hebben verschillende behoeften om te kunnen communiceren en deelnemen aan vergaderingen. In deze gids verkennen we een aantal praktische strategieën en benaderingen om ervoor te zorgen dat je vergaderingen toegankelijker worden, zodat iedereen een zinvolle bijdrage kan leveren.

Een toegankelijke vergadering plannen

Het belangrijkste wat je moet doen bij het plannen van een toegankelijke vergadering is praten met de mensen die mogelijk te maken krijgen met toegankelijkheidsuitdagingen. Zij kunnen advies geven over de beste manier om een vergadering aan te passen zodat ze er volledig bij betrokken kunnen worden.

Probeer deze informatie vóór de vergadering te verzamelen. Je kunt de genodigden vragen of iemand toegangsbehoeften heeft, wat die zijn en hoe er rekening mee kan worden gehouden. Dit kan ook een gelegenheid zijn om na te gaan hoeveel ondersteuning mensen wel of niet willen - sommige individuen kunnen veelvuldig contact op prijs stellen, terwijl anderen misschien liever doorgaan met minimale check-ins.

In het algemeen kun je bij het plannen van een toegankelijke vergadering rekening houden met het tijdstip van de vergadering, de duur van de vergadering en waar de vergadering wordt gehouden. Het kan het beste zijn om een vergadering halverwege de ochtend of aan het begin van de middag te houden, zodat mensen die extra tijd nodig hebben om naar hun werk te reizen of naar huis te gaan, tijd hebben. Als de vergadering langer dan een uur duurt, kan het nuttig zijn om een pauze in te lassen, omdat sommige mensen zich moeten concentreren om te volgen wat er gezegd wordt en sommige mensen het moeilijk vinden om langere tijd op één plek te zitten.

Degene die de vergadering leidt, moet proberen om de discussies tijdens de sessie samen te vatten. Dit kan het makkelijker maken voor mensen met verschillende toegankelijkheidsproblemen om te weten wat er gezegd is en waar mensen staan.

Een vergadering toegankelijk maken voor mensen met een visuele beperking

Mensen met een visuele beperking kunnen moeite hebben met geschreven materialen in vergaderingen, maar ook met het oppikken van non-verbale signalen zoals lichaamstaal.

Een manier om deelnemers met een visuele beperking te ondersteunen is door ervoor te zorgen dat al het geschreven materiaal beschikbaar is in een groot lettertype - normaal gesproken wordt grootte 14 aanbevolen voor mensen met gezichtsproblemen, maar sommige mensen kunnen om een grotere grootte vragen. Gebruik altijd een duidelijk, schreefloos lettertype, zoals Arial, en vermijd cursief.

Er moet altijd een goed contrast zijn tussen de achtergrond en de tekst, dus probeer zwarte tekst op een witte achtergrond te gebruiken. Sommige mensen lezen liever lichtere tekst op een donkere achtergrond, dus wees bereid om wat je maakt aan te passen aan iemands specifieke behoeften.

Soms is het niet mogelijk om schriftelijk materiaal voor te bereiden, bijvoorbeeld als je een whiteboard gebruikt om ideeën te noteren tijdens een brainstormsessie. In dit geval moet de leider van de vergadering proberen om de ideeën die op het bord staan duidelijk en beknopt samen te vatten en moet hij/zij altijd duidelijk en groot genoeg schrijven. Het kan nodig zijn om de brainstormideeën na de vergadering in een toegankelijk formaat te kopiëren en te delen met mensen die het nodig hebben.

Tot slot moet je je ervan bewust zijn dat je alleen met lichaamstaal spreekt, d.w.z. wijzen naar mensen die willen spreken. Probeer in plaats daarvan de naam van de volgende spreker te zeggen, bijv. "Richard, wat heb je te zeggen?". Dit maakt het duidelijk voor mensen met een visuele beperking wie de volgende spreker is.

Een vergadering toegankelijk maken voor slechthorenden

Er zijn verschillende manieren waarop je vergaderingen toegankelijker kunt maken voor slechthorenden. Als je vergadering virtueel is, kun je live ondertiteling gebruiken op tools zoals Zoom en Microsoft Teams die real-time ondertiteling produceren voor wat er gezegd wordt. Je kunt ook gebruik maken van realtime transcriptietools die de gesproken inhoud tijdens een vergadering noteren, wat gebruikt kan worden tijdens een fysieke conferentie.

Een andere optie is het inzetten van een tolk gebarentaal, wat virtueel kan via een videogesprek of persoonlijk. Je moet altijd rechtstreeks communiceren met de persoon met wie je spreekt, en niet met iemand die daar is in een communicatieondersteunende rol.

Je kunt ook ringleidingsystemen gebruiken voor mensen met gehoorapparaten, en deze kunnen permanent worden opgesteld in een vergaderruimte of je kunt een draagbaar systeem gebruiken. Houd er rekening mee dat niet alle hoortoestellen zijn ingesteld om te werken met ringleidingsystemen, dus zorg ervoor dat je met de mensen spreekt die gehoorproblemen hebben om te controleren wat voor soort oplossing ze nodig hebben.

Welk type vertaaloplossing je ook nodig hebt, je moet alle deelnemers aan de vergadering aanmoedigen om duidelijk en in een gematigd tempo te spreken. Je moet voorkomen dat mensen over elkaar heen praten, omdat dit de interpretatie kan bemoeilijken - als een discussie gehaast aanvoelt of als meerdere mensen tegelijk praten, moet je samenvatten wat er is gezegd.

Tijdens de vergadering moet je gebruikmaken van visuele hulpmiddelen zoals diagrammen, grafieken en presentatiedia's die worden weergegeven op een projectiescherm. Deze moeten allemaal duidelijk en beknopt zijn, zodat ze gemakkelijk volledig te begrijpen zijn zonder verbale aanwijzingen.

Een vergadering toegankelijk maken voor mensen met mobiliteitsbeperkingen

Er zijn veel verschillende soorten mobiliteitsbeperkingen die verschillende benaderingen vereisen om tegemoet te komen aan de behoeften van mensen tijdens een vergadering. Een van de belangrijkste manieren is om ervoor te zorgen dat de vergaderruimte volledig toegankelijk is, inclusief of er een hellingbaan, lift en/of trap met leuning is, hoewel toegang zonder treden meestal de voorkeur heeft.

Er moet een toegankelijk toilet zijn met een leuning en voldoende ruimte voor een rolstoel om te manoeuvreren. Ingangen, gangen en de vergaderruimte zelf moeten breed genoeg zijn voor rolstoelen. Als je de vergaderruimte inricht, moet je ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is tussen de meubels zodat een rolstoel zich door de ruimte kan bewegen, met toegankelijke zitplaatsen op een centrale, inclusieve locatie en niet achterin de ruimte.

Je moet mensen misschien de keuze bieden om de vergadering virtueel bij te wonen als reizen niet mogelijk is. Gebruik online tools voor virtueel vergaderen zoals Microsoft Teams of Zoom, en zorg ervoor dat de benodigde techniek in de vergaderruimte aanwezig is, zodat virtuele deelnemers kunnen zien en horen wat er gebeurt.

Sommige mensen kunnen moeite hebben met spreken, dus het kan nodig zijn om de vergadering hierop af te stemmen. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar bijdragen te delen en wees attent als je meeting icebreakers of andere stimulerende activiteiten voor de sessie plant.

Een vergadering toegankelijk maken voor mensen met neurodivergentie

Neurodivergentie omvat verschillende aandoeningen, waaronder ADHD, autisme en dyslexie. Deze vereisen verschillende aanpassingen om mensen volledig te laten deelnemen aan vergaderingen, dus het is altijd het beste om met mensen individueel te bespreken wat ze specifiek nodig hebben.

In het algemeen kun je ervoor zorgen dat vergaderingen toegankelijk zijn door een gedetailleerde, gestructureerde agenda op te stellen en te delen vóór de vergadering, zodat mensen de informatie kunnen verwerken en begrijpen wat er gaat gebeuren. Je kunt ook ander leesmateriaal delen, zoals presentaties, zodat deelnemers dit van tevoren en in hun eigen tempo kunnen doornemen.

Instructies voor deelnemers moeten duidelijk, direct en beknopt zijn. Dit omvat acties die nodig zijn voorafgaand aan de vergadering, zoals de starttijd en waar de vergadering zal worden gehouden, maar ook tijdens de vergadering zelf, zoals mensen vertellen hoe en wanneer ze moeten bijdragen.

Streef naar een rustige vergaderomgeving met minimale zintuiglijke stimulatie. Dit kan bijvoorbeeld een vergaderruimte zijn met veel natuurlijk licht in plaats van fel kunstlicht, met zo min mogelijk achtergrondgeluiden en zonder sterke geuren.

Kies Nobo om uw vergaderingen te ondersteunen

Nobo heeft een reeks hulpmiddelen en werkplekoplossingen om u te helpen effectieve, inclusieve vergaderingen te houden. Van whiteboards en whiteboard accessoires tot flip-overs en projectieschermen, wij hebben wat je nodig hebt om je team betrokken en ondersteund te houden tijdens de sessie.