Regelmatige één-op-één gesprekken met je werknemers kunnen veel voordelen opleveren voor het individu, het team en het bedrijf als geheel. Maar het is essentieel om de juiste vragen te stellen tijdens een één-op-één vergadering om ervoor te zorgen dat de tijd effectief wordt gebruikt.

Hier bespreken we waarom één-op-één vergaderingen belangrijk zijn, hoe je een effectieve één-op-één vergadering kunt structureren en welke vragen je kunt stellen.

Wat zijn de voordelen van één-op-één vergaderingen?

Er zijn een paar functies. Ze kunnen effectief zijn in het verbeteren van de communicatie tussen jou en je werknemer en helpen bij het opbouwen en onderhouden van een goede relatie.

Ze kunnen ook nuttig zijn voor het bijhouden van de doelen en targets van werknemers. Deze doelen kunnen worden vastgesteld in een jaarlijkse beoordeling, en  een regelmatig één-op-één gesprek kan helpen om de voortgang van de werknemer tussentijds te controleren.

Een belangrijke functie van een één-op-één gesprek is om je werknemer een platform te geven om dingen te bespreken die hem of haar bezighouden. Het is een gemakkelijke manier om problemen op te sporen en ondersteuning te bieden waar dat nodig is, of het nu gaat om de teamdynamiek, de werkprocessen of de medewerker zelf. Eén-op-één gesprekken zorgen er ook voor dat jouw werknemer zich een gewaardeerd lid van het team voelt en voorkomt dat hij of zij zich geïsoleerd voelt.

Hoe je een één-op-één gesprek structureert

Het beste begin je een één-op-één gesprek met een kort informeel praatje om het ijs te breken. Het kan ontmoedigend zijn om het gesprek meteen te beginnen met formele vragen en het kan je werknemer een ongemakkelijk gevoel geven. Praat over algemene onderwerpen zoals hoe het met ze gaat, hoe het met hun familie gaat, enz.

Als het gesprek op gang is gekomen, kun je overgaan tot de meer formele één-op-één vragen. Deze moeten betrekking hebben op hun werk en hoe ze het doen, uitdagingen waarmee ze geconfronteerd worden en eventuele ondersteuning die ze nodig hebben. We hebben hieronder een aantal voorbeeldvragen voor gesprek.

Nadat je je vragen hebt doorgenomen, kun je de werknemer de kans geven om alles aan te kaarten waar hij of zij over wil praten en dat je nog niet hebt behandeld. Het is belangrijk om hen genoeg tijd te geven om zaken te bespreken, zodat eventuele problemen kunnen worden opgelost. Als je je werknemer niet de kans geeft om te praten over wat hij of zij wil, kan dat ertoe leiden dat hij of zij worstelt met een probleem of zich gewoon niet gehoord of gewaardeerd voelt.

Zodra iedereen heeft besproken wat hij of zij nodig heeft, kun je de vergadering afsluiten. Dit moet altijd op een zo warm en vriendelijk mogelijke toon gebeuren, ongeacht wat er tijdens de vergadering is besproken. Dit kan helpen om het moreel hoog te houden terwijl uw werknemer doorgaat met de rest van zijn werkdag.

10 één-op-één gespreksvragen om te stellen aan jouw werknemer

Hieronder vind je enkele voorbeeldvragen om te stellen in jouw één-op-één gesprekken. Het kan handig zijn om de vragen waar nodig te personaliseren, zodat je het kunt hebben over een specifiek project of iets waarvan je weet dat je werknemer eraan heeft gewerkt. 

• Hoe is de afgelopen week/maand geweest?

Deze vraag kan een goede starter zijn, omdat het je werknemer de kans geeft om op een algemene manier te bespreken hoe dingen zijn gegaan sinds jullie laatste vergadering. 

• Wat zijn je prioriteiten voor het werk op dit moment?

Deze vraag kan je helpen om een focus te krijgen voor de vergadering. Je kunt te weten komen waar je werknemer aan heeft gewerkt en wat hij of zij op dit moment het belangrijkste werk vindt. Als hun prioriteiten niet overeenkomen met die van jou of van het team, kun je helpen om ze op elkaar af te stemmen.

• Wat zijn je plannen voor de komende weken?

Dit helpt je om te bepalen waar je medewerker zich op zal richten en wat zijn of haar komende werkplannen zijn. Je kunt ervoor zorgen dat dit overeenkomt met je plannen voor het team. Het geeft de werknemer ook de kans om te praten over hun werkdruk en of ze het gevoel hebben dat ze te veel of te weinig te doen hebben.

• Wat is voor jou een recent hoogtepunt in je werk?

Eén-op-één praten over hoogtepunten en prestaties is heel belangrijk. Je moet de prestaties van je werknemer samen met hen vieren en ervoor zorgen dat ze weten dat hun werk gewaardeerd wordt.

• Wat is de laatste tijd een uitdaging voor je geweest?

Praten over uitdagingen en worstelingen waarmee je werknemer te maken heeft gehad, is net zo belangrijk als praten over de positieve prestaties. Hier kun je de zwakke punten van je werknemer en/of de manier van werken van je team en je bedrijf identificeren. Je kunt dan meer ondersteuning bieden waar dat nodig is, of dat nu is door je processen te veranderen of door meer training of betere apparatuur te bieden.

• Hoe gaat het met je team/collega's?

Hoe je werknemer met de rest van het team omgaat, kan een grote invloed hebben op hoe ze werken. Door jouw medewerker te laten bespreken wat hij of zij van zijn of haar collega's vindt, kan je vaststellen waar de relatie gespannen is en waar je misschien extra ondersteuning moet bieden.

• Kan ik je ergens mee helpen om jouw dagelijkse werk gemakkelijker te maken?

Dit is een belangrijke vraag om te bepalen hoe je jouw medewerker kan helpen. Het kan zoiets simpels zijn als dat ze extra apparatuur nodig hebben zoals whiteboards om hun planning en workflow te verbeteren. Het kan zijn dat je moet bijspringen om een collega te helpen met wie ze het moeilijk hebben om samen te werken.

• Is er een onderdeel van het bedrijf of iets dat met het team gebeurt en waarvan je het gevoel hebt dat je er niet bij bent?

Soms is het lastig om een goede communicatie tussen het team te onderhouden, waardoor mensen buiten de boot vallen. Deze vraag helpt je om te bepalen waar je de communicatie misschien moet verbeteren, terwijl je je werknemer ook informeert over iets waarover hij meer details nodig heeft.

• Zijn er aankomende projecten waaraan je zou willen werken?

Deze vraag geeft je werknemer de kans om te bespreken of er iets op stapel staat waaraan hij denkt waarde te kunnen toevoegen. Het kan te maken hebben met hun huidige rol, maar het kan ook een uitbreiding zijn. Het kan nuttig zijn om hen te laten weten welke projecten er op stapel staan, als ze daar nog niet van op de hoogte zijn.

• Is er een opleiding die we je kunnen aanbieden om je te helpen je te ontwikkelen in je functie?

De laatste vraag kan gaan over verdere ontwikkeling voor je werknemer. Misschien hebben ze hiaten in hun huidige vaardigheden en kan extra training hen helpen om werk van hogere kwaliteit te produceren of efficiënter te werken. Misschien willen ze hun rol uitbreiden en kan extra training hen helpen dit doel te bereiken. Je moet zowel interne als externe trainingen kunnen aanbieden, zoals het meelopen met een collega of het volgen van een online cursus.

Best practices voor één-op-één vergaderingen

Hoe regelmatig je één-op-één vergaderingen houdt, hangt af van hoe nauw je samenwerkt met je werknemers, hoe vaak je moet inchecken en ook van de grootte van je team. Je zou op zijn minst maandelijkse één-op-één vergaderingen moeten hebben, maar het kan nuttig zijn om wekelijkse vergaderingen te houden. Je kan jouw vragen aanpassen aan de frequentie die voor jou werkt - het is waarschijnlijk niet nodig om elke week te vragen of jouw werknemer extra training nodig heeft.

Je moet het onderwerp van jouw vragen variëren en ze in verband brengen met wat er op dat moment in jouw team en jouw bedrijf gebeurt. Als er dus een groot project gaande is waar je werknemer deel van uitmaakt, kan het gepast zijn om je tijdens de vergadering op dat project te richten.

Tijdens de vergadering moet je ervoor zorgen dat je werknemer voldoende tijd heeft om te spreken. Je moet actief luisteren naar wat ze zeggen en aantekeningen maken als dat gepast is. Je wilt ervoor zorgen dat je werknemer zich gehoord en gewaardeerd voelt als onderdeel van het team.

De focus van het gesprek moet liggen op de werknemer en hoe het met hem/haar gaat. Je moet niet te lang stilstaan bij statusrapporten of hun vooruitgang met specifieke werkstukken, tenzij het relevant is voor de vergadering.

Je moet tijdens de vergadering een open geest hebben en eerlijke feedback geven. Het kan nuttig zijn om na de vergadering een korte follow-up te sturen, met details over eventuele acties of volgende stappen die werden besproken. Je kunt ook onderwerpen noteren die je tijdens de volgende vergadering moet bespreken, zodat ze niet vergeten worden.