Vergaderingen zijn van onschatbare waarde op de werkvloer. Ze helpen mensen om samen te werken, beslissingen te nemen en de voortgang bij te houden. De toevloed aan vergaderingen heeft echter geleid tot een onvoorziene kostenpost: vergadermoeheid. Dit is helaas een veelvoorkomend probleem dat professionals in alle bedrijfstakken treft en dat resulteert in een lagere productiviteit en hogere stressniveaus.

Als experts in productieve vergaderingen onderzoeken we in deze blog wat vergadermoeheid precies is, welke impact het heeft op individuen en productiviteit en hoe je het kunt herkennen. We onderzoeken hoe het kan worden vermeden en bieden praktische strategieën en richtlijnen om elke vergadering efficiënt en boeiend te laten verlopen.

Wat is vergadermoeheid?

Vergadermoeheid omvat de gevoelens van uitputting, stress en frustratie die ontstaan als iemand te veel vergaderingen bijwoont.

Vergadermoeheid kan ontstaan als iemand zich overweldigd voelt door het aantal vergaderingen dat hij elke week of zelfs elke dag moet bijwonen. Vergadermoeheid kan ook ontstaan wanneer vergaderingen te lang duren met onduidelijke structuren en/of doelstellingen.

De impact van vergadermoeheid

Vergadermoeheid kan een aantal nadelige gevolgen hebben. Het kan het individu negatief beïnvloeden door onnodige stress en angst te veroorzaken. Als iemand veel vergaderingen moet bijwonen, kan hij zich waarschijnlijk niet concentreren op zijn gewone werk. Hierdoor kan het werk zich opstapelen, waardoor de persoon zich extreem overweldigd voelt. Dit kan gebeuren als iemand veel vergaderingen op een dag moet bijwonen, maar ook als deze vergaderingen over de dag verspreid zijn. Als iemand tussen vergaderingen niet genoeg tijd heeft om zich goed op zijn werk te concentreren, kan hij achterop raken.

Een ander negatief effect van vergadermoeheid is op de productiviteit van de vergaderingen. Deelnemers zijn misschien niet betrokken, letten niet op wat er gezegd wordt en missen belangrijke informatie, ofwel door uitputting ofwel omdat ze denken aan ander werk dat gedaan moet worden. Ze kunnen ook ongeïnteresseerd zijn en vermijden om ideeën en details bij te dragen die nodig zijn voor een succesvolle en productieve vergadering.

Wat zijn de waarschuwingssignalen van vergadermoeheid?

Zoals vermeld, is een van de gevolgen en symptomen van vergadermoeheid dat individuen gestrest, angstig en overbelast zijn met werk. Dit kan tot uiting komen in vergaderingen wanneer mensen die normaal geëngageerd zijn, ongeïnteresseerd lijken en geen bijdrage leveren.

Een ander waarschuwingssignaal dat werknemers vergadermoeheid ervaren, is dat ze vergaderingen gaan vermijden. Ze kunnen op het laatste moment afzeggen of vaak vragen om vergaderingen naar een datum in de toekomst te verschuiven. Dit kan vooral voorkomen bij regelmatige vergaderingen die elke week worden gehouden.

Vergadermoeheid kan ook blijken uit gemiste projectdeadlines. Als mensen het grootste deel van hun tijd in vergaderingen moeten doorbrengen, kunnen ze niet verder met hun werk. Dit zal ongetwijfeld betekenen dat deadlines niet gehaald worden omdat er niet gewerkt kan worden. Dit kan verder bijdragen aan vergadermoeheid, aangezien projectvergaderingen minder updates zullen hebben, wat resulteert in een verspilde vergadering.

Hoe vergadermoeheid voorkomen

Er zijn een aantal stappen die genomen kunnen worden om vergadermoeheid te voorkomen en een gezonde en productieve vergadercultuur in een bedrijf te creëren.

Vergader alleen als het echt nodig is

Vergaderingen kunnen een nuttig en praktisch hulpmiddel zijn om de communicatie te verbeteren en mensen een platform te geven om problemen aan te kaarten en samen op te lossen. Het zal echter niet altijd de beste optie zijn om een vergadering te houden. Als een teamleider bijvoorbeeld updates wil over een project, is het misschien beter om in plaats daarvan te vragen om een projectrapport van degenen die eraan werken. Dit rapport kan altijd worden verspreid onder andere teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen de nodige updates heeft, maar het kan ook betekenen dat mensen geen tijd verspillen aan het bijwonen van een vergadering waar ze niet bij hoeven te zijn.

Je zou ook je reguliere vergaderingen kunnen herzien. Het kan nuttig zijn voor de teamcommunicatie om regelmatig bijeenkomsten te houden voor iedereen in het team om anderen te informeren waar ze aan werken en waar ze misschien ondersteuning bij nodig hebben. Het kan echter nuttig zijn om te kijken hoe vaak je deze vergadering houdt. Als je momenteel een dagelijkse teambijeenkomst hebt, kan dit dan worden teruggebracht naar wekelijks? Als je momenteel een wekelijkse teamvergadering hebt die een uur duurt, kan dit dan worden teruggebracht tot 30 minuten? Noteer wat er op dit moment wordt gezegd in je reguliere vergadering en zoek naar manieren waarop het kan worden ingekort of gereduceerd.

Plan een beknopte vergadering

Als je hebt besloten dat een vergadering nodig is, kun je een beknopte vergaderagenda plannen. Zorg ervoor dat de agenda de belangrijkste punten bevat die het doel van de vergadering zullen vervullen. Je kunt deze naar de deelnemers sturen wanneer je ze uitnodigt voor de vergadering.

Een agenda laat mensen weten wat ze kunnen verwachten van de vergadering en verzekert hen ervan dat hun tijd niet verspild zal worden. Het zal ook helpen om de vergadering in goede banen te leiden en te voorkomen dat mensen een zijspoor inslaan dat misschien niet relevant is voor de vergadering of voor andere aanwezigen.

Nodig alleen essentiële mensen uit

Zodra je het hoofddoel van de vergadering kent en de agenda hebt, kun je beslissen wie aanwezig moet zijn. Je moet ernaar streven om alleen diegenen uit te nodigen die er baat bij hebben om bij de vergadering aanwezig te zijn en te voorkomen dat je mensen uitnodigt die alleen maar "misschien" nodig zijn. Als je tijdens de vergadering een vraag wilt stellen aan een collega die niet aanwezig is, kun je hem of haar altijd bellen of een bericht sturen. Op die manier kunnen ze informatie doorgeven zonder een hele vergadering te moeten bijwonen die misschien niet relevant voor hen is.

Vaak kan het beter zijn om slechts één of twee mensen van een bepaald team of afdeling uit te nodigen, in plaats van het hele team. De aanwezigen kunnen altijd informatie doorgeven aan de rest van hun team, of je kunt de notulen rondsturen zodat mensen toch op de hoogte blijven van wat er gezegd is. 

Als je niet zeker weet wie er aanwezig moet zijn, kun je ze dat individueel vragen, of ze op "optionele" basis uitnodigen, zodat ze zelf kunnen beslissen. Je kunt de agenda van de vergadering ook ergens centraal ophangen, bijvoorbeeld op een prikbord in een gemeenschappelijke ruimte, en geef mensen de optie om de vergadering bij te wonen als ze denken dat ze er baat bij hebben.

Probeer de vergadering scherp te houden

Gebruik de agenda van de vergadering om ervoor te zorgen dat iedereen op koers blijft. Vaak worden vergaderingen omgeleid, ofwel omdat iemand een zorg naar voren brengt die niet helemaal relevant is, of omdat er een punt wordt gemaakt dat een aparte discussie op gang brengt. Vaak kunnen dit gesprekken zijn die de moeite waard zijn, maar de vergadering is misschien niet de meest geschikte plaats om ze te voeren.

Probeer alle bijkomstige discussies tot een minimum te beperken. Als er een waardevolle discussie ontstaat die niet relevant is voor de vergadering, maak er dan een notitie van om die na de vergadering voort te zetten. De mensen die erbij betrokken zijn, kunnen wat langer bij de vergadering blijven of er kan een aparte vergadering of telefoongesprek worden georganiseerd.

Gebruik nuttige betrokkenheidstools

Een manier om mensen betrokken te houden bij een vergadering is het gebruik van visuele communicatiemiddelen. Je kunt bijvoorbeeld een whiteboard gebruiken om aantekeningen te maken tijdens een vergadering en ideeën op te schrijven die mensen hebben bijgedragen. Dit kan mensen iets geven om naar te verwijzen en op voort te bouwen, waardoor ze beter kunnen samenwerken.

Je kunt ook projectieschermen gebruiken als je een presentatie gebruikt. Dit kan helpen om de aandacht van mensen vast te houden door ze iets te geven om naar te kijken en hun eigen aantekeningen van te maken. Je kunt de presentatie dan na de vergadering doorsturen naar de aanwezigen, zodat ze ernaar kunnen verwijzen.

Wijs iemand aan om notulen of aantekeningen te maken

Iemand die de vergadering bijwoont, moet de verantwoordelijkheid hebben om notulen of aantekeningen te maken. Dit moet gaan over de taken die zijn toegewezen en aan wie ze zijn toegewezen, maar ook over eventuele risico's die zijn geïdentificeerd en wat de follow-up zal zijn. Het moet deadlines bevatten voor taken en projecten en volgende stappen.

Deze notities moeten vervolgens worden verspreid onder iedereen die de vergadering heeft bijgewoond. Het kan ook nuttig zijn om ze naar relevante mensen te sturen die de vergadering niet hebben bijgewoond, maar die nu misschien een projectgerelateerde verantwoordelijkheid hebben of de volgende vergadering moeten bijwonen.

Stimuleer feedback

Om vergadermoeheid in uw organisatie te voorkomen, moet u ten slotte regelmatige feedback van werknemers aanmoedigen en verzamelen. Individuen moeten zich op hun gemak voelen om eerlijke en constructieve feedback te geven over vergaderingen, bijvoorbeeld als ze vinden dat vergaderingen gestructureerder zouden kunnen of als ze vinden dat er minder vergaderingen nodig zijn.

Feedback kan worden verzameld via anonieme enquêtes als je er zeker van wilt zijn dat mensen zich in staat voelen om eerlijke meningen te geven. Je kunt mensen ook gewoon via e-mail vragen wat ze van de bijeenkomst vonden en of ze vinden dat het op een of andere manier beter kan. Vervolgens moet u ernaar streven om te reageren op relevante feedback en helpen om uw vergadercultuur aan te scherpen.

Voer productieve vergaderingen met Nobo

Nobo heeft een enorm scala aan praktische communicatiehulpmiddelen om uw vergaderingen te ondersteunen en  vergadermoeheid te helpen voorkomen. Van whiteboards en prikborden tot projectietools en bewegwijzering, wij hebben zeker de oplossing die je nodig hebt voor effectieve vergaderingen en communicatie. Bekijk ons assortiment vandaag nog om te zien hoe we uw organisatie kunnen ondersteunen.