Møter, enten de er formelle eller uformelle, er en viktig del av enhver virksomhet. Enten du deltar i et uformelt avdelingsmøte eller et formelt styremøte, bør måten du oppfører deg på være den samme. Møteetikett er avgjørende for å sikre at møtene dine er effektive, produktive og respektfulle. Vi har satt sammen 7 retningslinjer for å hjelpe deg å bli den aller beste møtedeltakeren. 

Hva betyr møteetikett?

Møteetikette er et begrep som refererer til et sett med regler og retningslinjer som man bør følge under et møte, slik at det blir et effektiv og godt møte. Vanligvis omfatter dette:

• • Kom i tide

  • Møt forberedt

  • Aktiv lytting

  • Snakk til hverandre med respekt

  • Hold deg til tema

  • Oppfølging

Møtekulturen kan variere fra bedrift til bedrift, men fokuset er som regel å bidra til et positivt og profesjonelt møtemiljø.

7 punkter når man har fysiske møter

Her er de viktigste retningslinjene du bør vurdere å følge:

1. Komi tide

Å komme i tide er den mest grunnleggende regelen for etikette når det kommer til møter. Å komme for sent er ikke bare respektløst overfor de andre deltakerne, men det forstyrrer også flyten i møtet. Planlegg slik at du kommer minst fem minutter for tidlig, slik at du kan finne din plass og gjøre deg klar til møte starter.

2. Kom forberedt

Før møtet, sørg for at du har alt du trenger, for eksempel notater, rapporter eller andre relevante dokumenter. Vurder å bruke en liten notatplate  for å skrive ned ideer og notater underveid, et smart, papirløst og miljøvennlig valg. Hvis det er en agenda eller annet materiell som er sendt ut på forhånd, sørg for at du har gått gjennom dette før møtet. Å være forberedt viser at du respekterer de andre deltakernes tid og innsats.

3. Slå av telefonen

En telefon som ringer eller piper (varsler sms eller andre meldinger) kan være svært distraherende, og det kan forstyrre flyten i møte. Slå av telefonen eller sett den på lydløs før møtet starter.

4. Lytt aktivt

Aktiv lytting er viktig i ethvert møte. Det betyr å være oppmerksom på hva andre sier, stille spørsmål og gi tilbakemelding. Aktiv lytting viser at du verdsetter andres meninger og ideer.

5. Snakk med respekt

Når du snakker under et møte, snakk klart og konsist. Unngå å bruke sjargong eller tekniske termer som andre kanskje ikke forstår. Vær også oppmerksom på tonefallet og kroppsspråket ditt. Snakk respektfullt og unngå å avbryte andre eller snakke i munnen på andre. Hvis du er uenig med noen, si din mening høflig og respektfullt.

6. Hold deg til tema og pass tiden

Hvis man begynner å snakke om andre ting går tiden fort, dette kan være frustrerende for de andre møtedeltakerne. Det å holde seg til tema bidrar til at man holder tiden som er avsatt til møte. Det å gå over tiden, kan forstyrre folks timeplaner og skape frustrasjon. Hvis man ser at dette er relevante diskusjoner man bør ta, men at det tar lenger tid, foreslå å avslutt, og sett opp ett oppfølgingsmøte.

7. Oppfølging etter møtet

Det er viktig med oppfølging etter møte. Følg opp med deltakerne for å oppsummere hva som ble diskutert, hvilke beslutninger som ble tatt og hvilke handlinger som må tas. Hvis du fikk noen oppgaver i møte, sørg for å fullføre dem i tide. Oppfølging etter møtet sikrer at alle har forstått hva som kom ut av møte, og at det det kommer fremgang.

Møteetiketten i praksis

Å følge regler for møteetikett kan bidra til at møtene dine ikke bare er produktive, men også et trygt sted å dele meninger. Enten du leder møtet eller bare deltar; kom i tide, vær forberedt, lytter aktivt, snakk respektfullt, holder deg til temaet og følger opp etter møtet. Dette er de viktig punktene du bør følge. Ved å vise respekt for andre deltakeres tid og innsats kan du bidra til å skape et positivt og profesjonelt møtemiljø. Så, neste gang du deltar på et møte, husk å følge disse retningslinjene. Slik bidrar du til at møte blir effektiv og ikke går over tiden.