En effektiv måte å følge opp et møte er en viktig måte å sikre at beslutninger og planer blir kommunisert, og at oppgaver blir fullført. Nedenfor forklarer vi hvorfor oppfølging av et møte er så viktig, og hvordan du kan følge opp på en riktig og vellykket måte.

Hvorfor er det viktig å følge opp et møtet?

Det er mange ting og temaer som kan komme opp i et møte. Et møterefferat som sendes ut etter møte gir deltakerne et dokument de kan se tilbake til, slik at de er klare på hva som ble dekket, hvilke beslutninger som ble tatt, hvilke handlinger som skal utføres som et resultat av møtet.

Uten en oppfølging av møtet, kan viktige detaljer bli glemt, og avtalte/oppgaver blir kanskje ikke fullført. Dette kan ha en negativ innvirkning på produktiviteten og til og med merkevarens omdømme.

Et møterefferat kan også være nyttig for alle som ikke var i stand til å delta på møtet. De vil kunne finne ut hva som ble diskutert, slik at de har all relevant informasjon de måtte trenge.

Å sende ut en oppfølgings-e-post etter møtet kan også hjelpe folk å sjekke hva de skal gjøre, spore fremgang og gi/få tilbakemelding når oppgaver er fullført eller om det har vært forsinkelser.

Beste fremgangsmåter for møtet for å tillate effektiv oppfølging

For å kunne følge opp møtet effektivt, er det noen trinn du bør ta under selve møtet.

Ta referat

Å velge én person i møtet til å ta referat er et nyttig verktøy for å kunne følger opp på et møte. Ved gjentagende møter kan man la det gå på omgang hvem som skal ta notater, eller om samme person gjør dette hver gang. 

Referatet skal oppsummere hvilke temaer som har blitt diskutert, hvem som sa hva og hvilke handlinger som ble identifisert, med eventuelle frister som ble satt. Hvis det er en møteagenda, kan denne brukes som en mal for å ta notater, slik at det er tydelig hva som ble diskutert under hvilke temaer.

Referatet kan inkluderes i en oppfølgingsmail etter møtet, men de bør ikke være det eneste som er inkludert. Har det vært et omfattende møte der det er mange ting som ble besluttet eller som må følges opp kan det være hensiktsmessig å lage en egen "to-do-liste" for dette for rask og enkel oversikt. For et møterefferat kan inneholde for mye informasjon for hver møtedeltaker, og nøkkelhandlinger kan gå tapt.

Identifiser handlinger og tildel eiere

Det er en viktig del av hvert møte å tydelig identifisere oppgaver, og gi den enkelete møtedeltaker klar informasjon om hva hen må utføre av oppgaver etc. slik at folk vet hva de er ansvarlige for etter møtet.

Når potensielle oppgaver oppstår i et møte diskuter hva som må skje og fristen for når det skal være utført (eller i det minste påbegynt). Identifiser den beste personen til å ta ansvar for hver oppgave, og sørg for at de forstår hva som kreves av dem.

Det kan være at én oppgave krever at flere personer fullfører den, men man bør uansett gi hovedansvaret til bare en person. Dette gjør det enkelt å følge opp og spore fremdriften og man unngå forvirring om hvem som gjør hva og evt. dobbelt opp jobbbing.

Noen ganger kan det hende at den beste personen til å eie en oppgaven ikke er til stede i møtet. Da må en person ta ansvar for å oppdatere den som får oppgaven, slik at hen vet hva som skal gjøres (og hvorfor). 

Ta bilder av samarbeidsarbeid

I møter bruker man ofte whiteboards eller Flippoverstativ.  Disse kan være nyttige i møteter med "brainstorming", ideemyldring eller bare for å visualisere tema, oppgaver da alle tydelig kan se hva som diskuteres.

Det er imidlertid viktig at alle notater som tas kan deles etter møtet. Ellers kan man ha kommet frem til nyttige og viktige notater og ideer som vil bli borte og glemt etter møtet.

Du kan ta bilder av notater du tar på tavler og deretter dele disse i en oppfølgings-e-post. Eller, hvis notatene ikke er tydlige nok, kan du ta bilder og deretter overføre informasjonen til et dokument. Dette kan være nyttig for idédugnad, siden du kan beholde den visuelle flyten samtidig som du sørger for at hvert ord er lesbart.

Oppsummer på slutten av møtet

På slutten av møtet bør du bruke noen minutter på en kort oppsummering av hva som ble diskutert og besluttet, hvilke oppgaver som skal gjøres. Fortell folk hvordan og hvem som skal følge opp møtet og når de kan forvente å motta informasjonen etter møte.

Hvordan følge opp et møte

Lag en handlingsplan

En av de viktigste delene av en møteoppfølging er å lage en handlingsplan. Du bør bruke møtenotatene som grunnlag for å lage din handlingsplan. Dette dokumentet vil vise nøyaktig hvilke oppgaver som skal iverksettes, hvem som vil være ansvarlig for dem, og tidslinjen som de må behandles og fullføres etter.

Du kan også bruke handlingsplanen til å kategorisere oppgavene, identifisere hvilke som haster og hvilke som er mindre viktige Det kan være nyttig å lage et åpent og redigerbart dokumentet, slik at folk kan oppdatere det gjennom hele prosjektet med status for sine oppgaver.

Del møteoppfølgingen

Når du har møtereferatet og handlingsplanen klar, må du dele dettemed de andre møtedeltakerene. Den vanligste måten å gjøre dette på er å sende en oppfølgings e-post. Hvis møtet er relatert til et pågående prosjekt, kan det være nyttig å opprette en dedikert meldingskanal på Slack eller Teams og bruke denne til all kommunikasjon, inkludert møteoppfølgingen.

Du bør sende ut møteoppfølgingen så snart som mulig etter møtet - vanligvis vil dette være innen 24-48 timer, slik at referater og andre dokumenter rekker å blir ferdige, men ikke for lang tid etter møte.

Møterefferatet og annen relevant dokumentasjon skal sendes til alle som deltok på møtet, samt eventuelle andre relevante parter som ikke var med i møte, men som nå kan være involvert i en oppgave.

Møteoppfølgingen bør inkludere møteprotokollen og handlingsplan. Du bør også inkludere en kort oppsummering av møtet, for å friske opp folks minner om det som ble diskutert og for å informere de som ikke var til stede. Hvis du har tatt notater på en tavle, ta også med bildene eller dokumentversjonen av disse. Hvis møtet inkluderte en presentasjon, kan det også være nyttig å legge ved denne.

Eksempel på em møteoppfølgings e-post

Emne:  Oppfølging av [møte tittel/dato ]

Kjære team,

Takk for at du tok deg tid til å delta på møtet vårt i dag. Jeg setter pris på ditt harde arbeid og innsats for å gjøre det produktivt.

For å følge opp møtet vil jeg gjerne oppsummere nøkkelfaktorene som ble diskutert:

• [punktliste over de viktigste diskusjonspunktene]

Følgende handlinger ble bestemt:

• [punktliste over oppgaver og hvem som er ansvarlig for utførelsen]

Jeg har lagt ved et handlingsdokument for å hjelpe oss å jobbe gjennom disse oppgavene. [Dette dokumentet er åpent for redigering av alle og er lagret i [mappe].] Bruk denne handlingsplanen for å holde alle oppdatert om fremdriften til oppgavene dine. Hvis du kommer over noen problemer med å fullføre oppgavene, vennligst gi meg beskjed, slik at vi kan holde teamet informert.

Jeg har også lagt ved møtereferat og andre relevante dokumenter fra møte, for din referanse.

Vårt neste møte vil bli [dato] og jeg ser frem til å se dere alle da.

Med vennlig hilsen

[Navn]

Hvordan holde oversikt når du følger opp møtet

Det er viktig å ikke bare sende møteoppfølgingen, det kan være lurt å "sjekke innom"en eller flere ganger før neste møte, spesielt hvis det er et lenge mellom møtene. Følg med på hva som skjer med handlingsplanen din.

Hvis det ser ut til at ting ikke blir fullført innen avtalt tid, ta kontakt med kollegene dine for å se om det er et problem. Kanskje har det oppstått noe som krever innspill fra resten av teamet, eller det kan være at de bare har glemt å oppdatere dokumentet. Uansett problem, hjelp dem med å jobbe gjennom det og sørg for at prosjektteamet holdes oppdatert.