Møter er en viktig del av enhver organisasjon. Suksessen til et møte avhenger i stor grad av møtelederens evne til å holde diskusjonen fokusert, produktiv og effektiv.

Her finner du noen tips for å hjelpe deg å forbedre ferdighetene dine som møteleder, inkludert planlegging og forberedelse, sette grunnregler, administrere tiden effektivt, aktiv lytting, konfliktløsning og evaluere og reflektere over prestasjonene dine.

Hva er en møteleder?

Som møteleder er du ansvarlig for å skape et positivt og engasjerende miljø som oppmuntrer til deltakelse, fremmer samarbeid og hjelper gruppen med å nå sine mål. Møtelederens primære rolle er å styre prosessen i møtet og skape et komfortabelt forum for åpen og konstruktiv kommunikasjon.

Møtelederen er ansvarlig for:

• Etablering av spilleregler
• Sørge for at diskusjonen ikke sporer av, men holder seg til tema
• At man holder seg til oppsatt tid
• Oppmunter til aktiv deltakelse
• Sikre at alle synspunkter blir hørt

Hjelper gruppen med å generere ideer, ta beslutninger og finne en løsning når det er nødvendig.

Gode råd for møteledere

En kompetent møteleder er en god formidler, dyktig i oppgaveledelse og problemløsning. En møteleder må forbli en nøytral part og ikke la sitt eget perspektiv påvirke møte. Hovedfokuset til en tilrettelegger er å veilede gruppen til å nå sine mål ved å fremme produktivitet og effektivitet.

Planlegg og forberedelse

Før ethvert møte bør du ta deg tid til å planlegge og forberede. Fremhev hensikten med møtet, sett klare mål og lag en agenda som skisserer temaene som skal diskuteres. Vurder å bruke en whiteboardtavle eller en mobil tavle for å kommunisere denne informasjonen gjennom hele møtet slik at den er synlig for alle deltakere. Dette vil sikre en mer fokusert, produktiv og effektiv økt. Sørg også for å dele agendaen og nødvendig materiale til deltakerne på forhånd.

Sett grunnregler

Etabler klare spilleregler for møtet i begynnelsen for å skape et respektfullt og produktivt miljø. Disse kan listes opp på et Flippoverstativ eller en whiteboardtavle, slik at du kan henvise til dem om nødvendig. Oppmuntre til deltakelse og sørge for at alle har mulighet til å snakke. Sørg også for å håndheve reglene gjennom hele møtet, spesielt hvis noen deltakere utfordrer dem.

Hold tiden

Det er viktig å administrer tiden effektivt. Hold deg og møtedeltakerene til tema slik det er satt opp på agendaen. Hold et øye med klokken og juster møtetempoet etter behov for å sikre at du dekker alle punktene på agendaen eller planlegger en oppfølgingsøkt hvis dette er gunstig.

Aktiv lytting

Øv på aktiv lytting ved å ta hensyn til det som blir sagt og vise at du forstår. Avklar eventuelle misforståelser og oppmuntre deltakerne til å stille spørsmål og gi tilbakemelding.

Konflikthåndtering

Håndter eventuelle konflikter som oppstår på en respektfull og konstruktiv måte. Fokuser på problemene i stedet for de involverte individene og oppmuntre til åpen og ærlig kommunikasjon. Hvis det oppstår en konflikt må møteleder innta en meklingsrolle, da er det ekstra viktig å forblir upartisk.

Vurder og reflekter

Etter møtet, ta deg tid til å reflektere over hva som gikk bra og hva som kan forbedres. Be om konstruktive tilbakemeldinger fra deltakerne, slik kan du identifisere forbedringsområder og bli bedre til neste møte. Du bør også gå gjennom agendaen som du noterte på whiteboardtavlen i begynnelsen av møtet, og vurdere om alle emner er tatt opp.

Hva bør man unngå som møteleder

Å være møteleder er ingen enkel oppgave, spesielt i større møter når det er flere stemmer som ønsker å komme med innspill. Nedenfor ser du noen ting du som møtelder bør passe på:

Ikke uttrykk dine egne meninger, ikke ta parti

Rollen til en møtelederen er å forbli nøytral og objektiv. Du bør unngå å uttrykke dine egne meninger.

Du skal ikke dominerer eller styre diskusjonene.

En tilrettelegger bør oppmuntre til åpen kommunikasjon og samarbeid mellom alle deltakerne. Man kan veilede, uten å dominere samtalen. Vær oppmerksom slik at du ikke snakke for mye eller avbryte andre, sørg for at alle deltakerne er engasjerte og får mulgihet til å si sin mening.

Ikke bli konfronterende

Forbli rolig og respektfull selv i utfordrende situasjoner. Det kan være vanskelig, men prøv å unngå å være konfronterende, dette er en regel som bør gjelde alle møtedeltakerene.

Er du klar for å ta rollen som møteleder?

Enten du ønsker å forbedre dine ferdigheter eller ta ditt første sprang som møteleder, har du rammene for å veilede et møte. Du vil være i stand til å skape et miljø som er trygt, respektfullt og samarbeidende, og oppmuntrer alle medlemmer til å delta og bidra med sine unike perspektiver.

Målet ditt er å hjelpe deltakerne med å nå målene ved å:

• Holde diskusjonen fokusert og produktiv
• Håndtere gruppedynamikken
• Løse eventuelle uenigheter
• Justering av tilretteleggingsplan
• Lytte og reagere effektivt

Du bør også kunne tilpasse kommunikasjonsstilen din for å passe gruppens behov og gi tilbakemeldinger og forslag som bidrar til å forbedre kommunikasjon og samarbeidet. Ved å bruke disse tilretteleggingsteknikkene kan du hjelpe grupper med å overvinne kommunikasjonsbarrierer og oppnå suksess på tvers av alle typer møter.