Bedrifter over hele verden står overfor økt konkurranse og stadig økende kundekrav. For å være i forkant, må organisasjoner kontinuerlig vurdere og optimalisere driften. Et godt verktøy er verdistrømskartlegging også kalt verdistrømsanalyse eller verdiflytanalyse (ofte forkortet VSM). VSM er en visuell og analytisk teknikk som brukes til å identifisere og eliminere problemer, strømlinjeformede prosesser og forbedre den generelle forretningseffektiviteten. I denne artikkelen vil vi se på verdistrømskartlegging mer detaljert, hvordan du kan omsette det i praksis, og de beste verktøyene for å hjelpe deg.

Hva er verdistrømskartlegging?

Verdistrømskartlegging er måte å analysere og lage en visuell representasjon av hele prosessen eller "verdistrømmen" som et produkt eller en tjeneste går gjennom, fra den første kundeforespørselen til levering. Dette kartet hjelper til med å identifisere både verdiøkende aktiviteter og ikke-verdiøkende aktiviteter (avfall), slik at virksomheter kan optimalisere prosessene sine systematisk.

Hva er nøkkelprinsippene for verdistrømskartlegging?

• Kunden i sentrum: VSM begynner med en dyp forståelse av kundenes behov og justerer alle aktiviteter for å møte disse behovene effektivt.

• Flytoptimalisering: Den tar sikte på å etablere en jevn og uavbrutt flyt av arbeid gjennom verdistrømmen, og redusere forsinkelser og flaskehalser.

• Reduksjon av avfall: VSM identifiserer og eliminerer ulike typer avfall, for eksempel overproduksjon, ventetider, defekter og overflødig beholdning.

• Kontinuerlig forbedring: Prosessen med VSM pågår, og oppmuntrer organisasjoner til kontinuerlig å søke måter å forbedre sin virksomhet på.

 

Hvordan gjennomføre verdistrømkartlegging

Den beste måten å gjennomføre en verdistrømskartlegging på er via et møte. Det kan være en del av møtet eller danne grunnlaget for hele møte. I møteinnkallelsen  bør du melde ifra nøyaktig hva som skal kartlegges/analyseres. Verdikartleggingen kan være et produkts reise fra råvarer til kunden eller en spesifikk prosess i din bedrift som trenger effektivisering.

Når du velger deltakere, sørg for å involvere alle teammedlemmer som kan gi verdifulle innspill og/ eller de som vil bli berørt av eventuelle beslutninger som kan tas som følge av kartleggingen. Å sette sammen et tverrfunksjonelt team sikrer et helhetlig syn på prosessen som skal kartlegges.

En fin måte å starte på er å kartlegge den nåværende tilstanden. Tegn en tidslinje fra venstre til høyre som representerer prosessen fra start til slutt. Du kan bruke symboler, etiketter og fargede penner for å skille mellom ulike elementer. For å komme i gang er de vanligste symbolene:

• Rektangler – prosesser
• Trekanter – inventar
• Piler – flyt
• Diamanter – beslutningspunkter

Under kartleggingen av den nåværende tilstanden kan du supplere din visuelle representasjon med data, avfallsidentifikasjon og beregninger.

Du kan deretter fokusere på fremtidens tilstand. Dette starter noen ganger med brainstorming av potensielle forbedringer på bakgrunn av kartleggingen av den nåværende tilstanden. Som et team kan du kartlegge den ideelle prosessen og til og med beregne beregninger på nytt for å se effekten av potensielle forbedringer.

Når man har besluttet å gå for endringer og justeringer må du sørge for å holde alle relevante interessenter informert om endringene og gi opplæring om nødvendig, for å sikre at alle forstår og kan tilpasse seg den/de nye prosessene.

Verktøy for verdistrømskartlegging

Å få det visuelle elementet til verdistrømskartlegging er viktig, ellers er teknikken ineffektiv. For å lage effektive VSM-diagrammer trenger du de riktige verktøyene.

• Papir og tavler: Noen ganger er de enkleste verktøyene også de mest effektive. Du kan lage Verdistrømdiagrammer ved hjelp av papir og whiteboards under idédugnad eller samarbeidsverksteder. Teammedlemmer kan tegne og kommentere diagrammet manuelt, ved å tegne det på en tavle er det også enkelt for alle møtedeltakerene å se/forstå prosessene. 

• Post-it-lapper: Post-it-lapper kan brukes sammen med en tavle eller et stort ark. De er nyttige for å fange informasjon, merke prosesstrinn og enkelt flytte rundt på elementer under brainstorming og kartleggingsøkter. Man kan også bruke magneter for å flytte rundt på lapper på en stor tavle. 

• Excel: Microsoft Excel er et allsidig verktøy der du kan lage grunnleggende verdistrømdiagrammer. Du kan bruke Excels former og linjer til å tegne diagram. Selv om den kanskje ikke gir det beste visuelle utrykket sammenlignet med spesialprogram, men Excel er lett tilgjengelig og brukervennlig og et bra sted å starte for å komme i gang. 

• Microsoft Visio: Microsoft Visio er et dedikert diagramverktøy som tilbyr verdistrøm-maler. Det gir en mer strukturert og profesjonell måte å lage verdistrømdiagrammer, med former og symboler spesielt utviklet for denne type kartlegging.

• Lucidchart: Lucidchart er et online diagramverktøy som tilbyr maler for å lage verdistrømdiagrammer. Det er samarbeidende, slik at flere teammedlemmer kan jobbe med samme diagram samtidig. Lucidchart kan også integreres med annen forretningsprogramvare som Microsoft Office og Google Workspace.

• Visme: Visme er et allsidig nettdesign og infografisk verktøy som kan brukes til å lage verdistrømdiagrammer. Den tilbyr et bredt spekter av ikoner, former og maler for å representere ulike elementer i verdistrømmen din. Den er brukervennlig og kan hjelpe deg med å lage visuelt tiltalende diagrammer.

• Miro: Miro er en nettbasert tavleplattform designet for samarbeid online der folk ikke er på samme sted. Det er utmerket for team der noen jobber hjemmefra eller andre steder. Du kan lage verdistrømanalyser og andre diagrammer, legge til klistrelapper og samarbeide i sanntid der alle ser alt som skjer på den digitale tavlen. 

• SmartDraw: SmartDraw er et diagram-programvare som har maler for verdistrømkartlegging og andre diagrammer. Den tilbyr en rekke tilpasningsalternativer og kan integreres med Microsoft Office og andre verktøy.

• Tallyfy: Tallyfy er en prosessadministrasjon og arbeidsflytautomatiseringsverktøy som kan brukes til å lage verdistrømdiagrammer. Det er spesielt nyttig hvis du vil dokumentere og automatisere verdistrømprosessene dine samtidig.

• Kumu: Kumu er en webbasert plattform for å lage systemkart som kan tilpasses for verdistrømskartlegging. Det er et mer avansert verktøy for å visualisere komplekse systemer og relasjoner i en verdistrøm.

• Gliffy: Gliffy er en online diagram-verktøy som tilbyr maler for verdistrømskartlegging. Den er enkel å bruke og gir samarbeidsfunksjoner for teambasert kartlegging.

Når du velger et kontorverktøy for verdistrømskartlegging, bør du vurdere gruppens preferanser, kompleksiteten til prosessene dine og om du trenger sanntidssamarbeid egenskaper. Det riktige verktøyet for din bedrift vil avhenge av deres spesifikke behov og detaljnivået dere ønsker å fange opp i verdistrømdiagrammene.