Å lede et effektivt beslutningsmøte kan være en vanskelig oppgave, spesielt når det er mange deltakere som har ulike perspektiver og meninger. Men med nøye planlegging og utførelse kan et beslutningsmøte være et kraftig og godt verktøy for fremgang, og for å nå forretningsmålene. I dette blogginnlegget gir vi tips om hvordan du kan lede et effektivt beslutningsmøte.

Hva er et beslutningsmøte?

Beslutningsmøter involverer utvalgte medlemmer fra en virksomhet som kommer sammen for å diskutere, evaluere og ta viktige beslutninger som påvirker organisasjonens mål og resultater. Ofte vil det også involvere deltakere som har en egeninteresse i utfallet av vedtaket.

Formålet med et beslutningsmøte er gå gjennom all relevant informasjon, vurdere ulike perspektiver og bestemme den beste handlingen for å oppnå et spesifikt mål. Denne typen møter brukes ofte for å ta opp komplekse problemstillinger som krever innspill og tilbakemeldinger fra flere personer.

Definer målet med møte, hva skal det tas en beslutning om?

Før man innkaller til et beslutningsmøte, er det viktig at det er satt opp mål for møte, hva skal man diskutere, hvilken besluting skal tas. Også bør alle deltakerene få informasjon om hva som skal diskutere sammen med møteinnkallingen. Dette vil bidra til at alle vet hva som er målet for møte, de kan møte forberedt, og alle kan fokuserer på de viktigste sakene. Med en klar målsetning for møte så vil det være enklere å styre diskusjonen og holde møtet på rett spor.

For ekempel; Hvis du holdt et møte for å bestemme en ny produktfunksjon, bør du tydelig definere problemet som funksjonen er ment å løse, og målene som funksjonen skal oppnå. Å ta notater av nøkkelpunktene på et  flippoverstativ  er et flott visuelt hjelpemiddel som kan bidra til å holde folk på rett spor og sirkle tilbake til, hvis møtet skulle skli ut, eller gå i feil retning.

Identifiser de viktigste interessentene

Når du har definert hva dere skal ta en beslutning om, så er det viktig å identifisere nøkkelpersonene som vil bli berørt av beslutningen. Dette inkluderer både interne og eksterne interessenter som kan ha en egeninteresse i utfallet av vedtaket.

Ved å identifisere sentrale interessenter tidlig kan du sikre at alle har en sjanse til å komme med innspill og at alle perspektiver blir vurdert. Dette kan bidra til å forhindre overraskelser senere i beslutningsprosessen og sikre at alle trives.

Lag en agenda

En møteagenda er avgjørende for enhver beslutningsprosess. Det gir en tydelig struktur for møtet, bidrar til å holde diskusjonen på skinner, og sørger for at alle viktige punkter blir dekket. Agendaen bør deles med alle deltakerne i forkant av møtet for å gi dem en mulighet til å forberede seg. Det kan være smart å notere agendaen på en  whiteboardtavle da kan du enklere se helheten, gjøre justeringe, rettelser etc. før du forplikter deg til den endelige agendaen. Det kan ogsvå være smart å bruke en  mobil whitebordtavle . Den kan enkelt flyttes til det rommet dere skal ha møte, og det er praktisk for alle deltakerene at agenda står godt synlig gjennom hele møte.

Agendaen bør bør inneholde følgende elementer:

• Introduksjon og velkomst
• Gjennomgang av beslutninger som skal tas
• Presentasjon av informasjon og relevant data
• Diskusjon og debatt
• Beslutningsprosess og kriterier
• Neste steg og oppfølging

Samle informasjon

Før beslutningsmøtet er det viktig å samle all relevant informasjon og data. Dette inkluderer både kvantitative og kvalitative data, samt all annen relevant informasjon som vil hjelpe deltakerne til å ta en informert beslutning.

Informasjonen skal presenteres på en klar og kortfattet måte, med visuelle hjelpemidler som grafer og diagrammer der det er hensiktsmessig. Dette vil bidra til at deltakerne har en felles forståelse av situasjonen og er i stand til å ta en informert beslutning.

Oppmuntre til deltakelse og debatt

Under beslutningsmøtet er det viktig å oppmuntre til deltakelse og debatt mellom de som deltar på møte. Dette kan bidra til at alle perspektiver blir vurdert og at beslutningen tas på et godt grunnlag.

Som møteleder er det viktig å skape et trygt og respektfullt miljø der alle deltakerne føler seg komfortable med å uttrykke sine meninger. Dette kan gjøres ved å sette spilleregler i begynnelsen av møtet, som å respektere andres meninger og unngå personangrep. Prøv å oppmuntre mer stille deltakere til å ta ordet, slik at alle kommer til orde.

Bruk en beslutningsprosess

Det er viktig å ha en strukturert beslutningsprosess på plass for å sikre at beslutningen tas på en rettferdig og objektivt grunnlag. Det er flere beslutningsprosesser som kan brukes, inkludert avstemming, konsensus og delegering.

Beslutningsprosessen bør være tydelig skissert i agendaen og kommunisert til alle deltakere på forhånd.

Følge opp og kommunisere vedtaket

Når beslutningen er tatt, er det viktig å følge opp alle deltakere (og interessenter) for å kommunisere beslutningen og eventuelle neste trinn. Dette kan bidra til å sikre at alle er klar over beslutningen og forstår sin rolle i gjennomføringen av den.

Å lede beslutningsmøtet

Å lede et effektivt beslutningsmøte er avgjørende for å oppnå forretningsmål og drive fremgang. Ved å følge tipsene som er skissert i dette blogginnlegget, kan du sikre at beslutningsmøtene dine er fokuserte, produktive.

Husk at effektiv beslutningstaking krever en balanse mellom datadrevet analyse og subjektive meninger. Ved å skape et trygt og respektfullt miljø hvor alle føler seg komfortable med å uttrykke sine meninger, kan du sikre at alle perspektiver blir vurdert og at den beste beslutningen tas for virksomheten.

Mal for agenda for et beslutningstakendemøte

Forslag til mal for et beslutningstakende møte

Nedenfor er en komplett mal for beslutningsmøter som kan tilpasses for å passe ditt møte. Du kan legge til flere elementer og justere ordlyden for å passe din virksomhet.

Dato:

Tid:

Plassering / Møterom:

Deltakere:

• Navn
• Navn
• Navn

Temar for møte:

Velkommen og introduksjoner

• Introduser nye deltakere
• Gå gjennom agendaen

Gjennomgang av beslutninger som skal tas

• Definer avgjørelsen tydelig
• Gå gjennom hav er målene for møte

Presentasjon av informasjon og relevant data

• Presenter all relevant informasjon og data
• Bruk visuelle hjelpemidler som grafer og diagrammer der det er hensiktsmessig

Diskusjon og debatt

• Oppmuntre til deltakelse og debatt blant deltakerne
• Skap et trygt og respektfullt miljø

Beslutningsprosess og kriterier

• Skisser beslutningsprosessen som skal brukes
• Sett kriteriene for å ta avgjørelsen

Neste steg og oppfølging

• Identifiser neste trinn og deliger oppgaver
• Sett frister for gjennomføring

Oppsummer hovedpunktene, konklusjonen fra møte

• Takk alle for deres deltakelse
• Avslutt møtet