Måten vi jobber på har endret seg, og forskjellige daglige aktiviteter er også i utvikling. Hybridmøter er nå mer vanlig ettersom hybridarbeid har blitt normen for mange kontorbaserte virksomheter.

Et hybridmøte kombinerer både personlige og virtuelle elementer. I et hybridmøte er noen deltakere fysisk til stede på et bestemt sted, for eksempel et konferanserom, kontor eller arrangementslokale, mens andre deltar eksternt gjennom ulike tekniske løsninger, som for eksempel programvare for videokonferanser eller telekonferanseverktøy. Dette formatet gir mulighet for en blanding av ansikt-til-ansikt-møte-interaksjon og virtuell deltakelse.

I denne artikkelen skal vi fordype oss i hybridmøter; se på kjerneelementene deres, fordelene også får du noen tipsene, slik at du kan gjennomføre ditt eget hybridmøte. 

Hva er et hybridmøte?

Nedenfor kan du sen noen nøkkelkomponentene for et hybridmøte:

Personlige deltakere

Dette er deltakerne som er fysisk til stede på et bestemt møtested. De kan delta i tradisjonelle ansikt-til-ansikt-interaksjoner med andre i samme fysiske rom.

Virtuelle deltakere

Dette er deltakerne dine som blir med i møtet eksternt, vanligvis gjennom videokonferanser, lydkonferanser eller andre virtuelle kommunikasjonsverktøy. De kan delta og bidra til møtediskusjoner, presentasjoner og aktiviteter fra sine egne lokasjoner på samme måte som en personlig deltaker. De vil imidlertid være til stede via en skjerm eller en telefon.

Teknologiintegrering

Hybride møter er avhengige av omfattende teknologiløsninger for å lette kommunikasjonen mellom tilstedeværende og eksterne deltakere. Dette kan inkludere videokameraer, mikrofoner, høyttalere og samarbeidsprogramvare for å bygge bro mellom de to gruppene.

Agenda og annen relevant informasjon

Akkurat som et vanlig møte, så er det viktig at du deler møteagenda og eventuelle andre relevante dokumenter. For å sikre at alle har tilgang til den samme informasjonen blir dette vanligvis sendt ut digitalt før møte starter. 

Skape engasjement

Hvis du har holdt hybridmøter, har du sikker innsett viktigheten av forskjellige engasjementsstrategier og inkluderingsstiltak. Det er viktig at eksterne deltakere føler seg inkludert og at de kan delta aktivt på lik linje med de som er fysisk tilstede.

Logistikk

Planlegging er avgjørende for et vellykket hybridmøte. Å velge riktig teknologi og planlegging er viktig. Vitkige spørsmål å ta hensyn til kan for eksempel være tidssoner, er deltakerene i samme tidssone, eller er dette noe man må ta hensyn til? Hva skal deles av informasjon på forhånd? etc. 

Hva er fordelene med et hybridmøte?

Det er litt mer krevende å få til et vellykket hybrid møte, så du må kanskje legge ned litt mer innsats i det minste til å begynne med til alle blir vant til denne møteformen, men det kan det være verdt. Nedenfor er noen av fordelene med hybridmøter.

Økt tilgjengelighet

Hybridmøter lar deltakere fra forskjellige steder bli med, noe som gjør det mer tilgjengelig for personer som kan ha problemer med å delta personlig. Dette kan inkludere personer med fysiske funksjonshemminger, personer på avsidesliggende steder, eller de som ikke kan reise på grunn av tids- eller kostnadsbegrensninger, eller kanskje men kan få de som er hjemme på grunn av sykdom (eller syke barn), kanskje klarer de å delta eksternt på et lite møte?

Kostnadsbesparelser

Hybride møter kan være kostnadseffektive for både bedrifter og privatpersoner. Deltakere kan spare penger på transport, drivstoff, og bedrifter slipper å ta kostnader i forbindelse med hotellopphold, leie større møtelokaler etc.

Fleksibilitet

Inviterte møtedeltakere har fleksibiliteten til å velge om de ønsker å delta personlig eller virtuelt. Denne fleksibiliteten kan føre til økt møtedeltakelse, da det blir enklere for flere å delta. 

Større publikumsrekkevidde

Ved hybridmøter kan du få flere deltakere, ettersom det ikke kun begrenses til de som fysisk kan delta på et bestemt sted. Denne bredere rekkevidden kan være fordelaktig for konferanser, seminarer og arrangementer der det er ønskelig å nå et globalt publikum.

Redusert karbonavtrykk

Hvis det er færre deltakere som trenger å reise til møte, så kan hybridmøter bidra til en reduksjon i klimagassutslipp og miljøpåvirkning. Hvis du er en del av virksomheten lidenskapelig opptatt av å nå bærekraftsmål, kan hybridmøter hjelpe dere med å nå mål.

Forbedret teknologiintegrasjon

Hybridmøter utnytter ofte avanserte teknologiløsninger for virtuelle deltakere, som f.eks. høykvalitets videokonferanser, interaktive samarbeidsverktøy og sanntids språkoversettelse. Dette kan forbedre den generelle møteopplevelsen.

Økt produktivitet

Hvis man slipper å reise til et møte/konferanse, kan man spare tid, slik at denne tiden kan brukes til andre arbeidsoppgaver, eller gi rom for personlige aktiviteter, noe som potensielt kan forbedre den generelle produktiviteten og motivasjonen til dine ansatte.

Kontinuitet i usikre tider 

I situasjoner som helsekriser eller naturkatastrofer gir hybridmøter et sikkerhetsnett som lar virksomheter fortsette å fungere uten avbrudd. Dette er spesielt relevant for forretningskontinuitetsplanlegging.

Større talentmasse

Ved å ha hybridmøter som norm, kan bedrifter utvide søket når de ansetter nye talenter. Hybride møter betyr at personer i utlandet kan vurderes for roller i selskapet som potensielt kan ha bedre ferdigheter enn om lokalitet var en del av ansettelseskriteriene. Det kan også bli enklere og rimeligere å hente inn eksterne eksperter som kan holde innlegg uten fysisk å møtte møte opp et sted. 

Data og analyser

Virtuelle komponenter av hybridmøter kan spores og analyseres lettere, noe som kan være nyttig for større arrangementer. Disse dataene kan gi innsikt i deltakerengasjement, deltakelsesrater og andre beregninger. Dette kan hjelpe deg med å ta informerte beslutninger om fremtidige møter.

Forbedret balanse mellom arbeid og privatliv

Deltakere som deltar virtuelt kan nyte bedre balanse mellom arbeid og privatliv ved å unngå behovet for å reise, noe som gjør det enklere å kombinere faglige og personlige forpliktelser.

 

Ulemper med hybridmøter sammenlignet med personlige møter

Mens hybridmøter unektelig har sine fordeler, er det visse ulemper sammenlignet med personlige møter. Her er noen av de ulempene som kan oppstå ved hybridmøter sammenlignet med et tradisjonelt møte:

• Kommunikasjonsproblemer
• Manglende teamsamhold
• Inkluderingshinder
• Ingen rom for spontanitet
• Sikkerhets- og personvernhensyn
• Teknologiske feil og begrensninger
• Møter tretthet
• Ledelsesutfordringer

Å ha personlige møter har den ekstra fordelen av å øke produktiviteten og samarbeidet ved å bruke effektive samarbeidsverktøy som tavler og flippovertavler, og hjelpe team med å lage og dele ideer sammen.

Men bare fordi hybridmøter har fallgruver, betyr det ikke at du ikke bør vurdere dem hvis du ikke allerede har gjort det. For å møte disse ulempene bør bedrifter utvikle klare retningslinjer og praksiser for hybridarbeid, investere i teknologi og opplæring, og prioritere effektiv kommunikasjon og inkludering for å skape et balansert og produktivt arbeidsmiljø.

Hybride møter, som kombinerer fysisk oppmøte og eksterne deltakere, har blitt stadig mer vanlig på grunn av teknologiske fremskritt og mer bruk av hjemmekontor. For å gjennomføre dine egne hybridmøter, bør du vurdere følgende tips:

Tips for å gjennomføre hybridmøter:

Hvert hybridmøte er unikt, det er viktig å være åpen for å justere tilnærmingen din basert på tilbakemelding. Vi har lagt ut noen av våre beste hybridmøtetips nedenfor, for både personlige og eksterne deltakere for å hjelpe deg med å fremme samarbeid og kommunikasjon.

Planlegg fremover

Definer klare mål for møte og finne ut hvem/hvor mange som vil være der fysisk, og hvem som deltar eksternt. Når du har denne informasjonen kan du legge opp møte best mulig og velge riktig teknologi og plattformer for møtet.

Test teknologien din

Sørg for at alt nødvendig utstyr og programvare er satt opp og testet før møtet. Du kan enkelt utføre lyd- og videotester for å sikre at eksterne deltakere kan høre og se riktig.

Sett opp noen regler

Etabler/informer om retningslinjene for møter, for eksempel demping av mikrofoner når du selv ikke snakker. Når møtet starter oppfordrer alle til å introdusere seg selv.

Sen ut møtemateriell på forhånd

Del møteagendaer, dokumenter og presentasjoner med deltakerne på forhånd via e-post. Dette hjelper alle deltakere med å komme forberedt og man slipper å bruke tid på å dele dokumenter og/eller skjermdeling under møtet.

Bruk kvalitetsutstyr

Invester i mikrofoner og kameraer av god kvalitet både i møtelokalet og for de som deltar ekstrant i møte. 

Du bør også være oppmerksom på riktig belysning for å forbedre videokvaliteten. Vanligvis er naturlig dagslys best, men i Norge kan dette være utfordrende spesielt på vinteren da det er mørkt, sørg derfor for gode lyskilder plassert riktig i lokalet. 

 

Engasjer eksterne deltakere

Oppmuntre eksterne deltakere til å delta aktivt ved å stille spørsmål, dele tankene sine og bidra til diskusjoner. Du kan bruke grupperom eller virtuelle avstemninger for å engasjere deltakere, ikke glem deltakerene som ikke fysisk er tilstede. 

Ta opp møtet

Ta opp hybridmøtet for de som ikke kunne delta i sanntid eller for fremtidig referanse. Et opptak kan også sendes sammen med møtereferatet etter møte. Det kan også være nyttig for møteleder å se på opptaket etterpå for å kunne se om det er ting som kan forbedres til neste møte. 

Sikkerhet

Til slutt, sørg for sikkerheten og personvernet til møtet ved å bruke sikre videokonferanseplattformer og følge best praksis for databeskyttelse.