Enten du deltar på en rask oppsamling eller en lang strategiøkt, er det viktig å ta effektive møtenotater for å holde deg organisert og sikre at viktige detaljer ikke blir glemt. Men med så mange måter å fange informasjon på, kan det være vanskelig å vite hvilken metode som fungerer best for deg. Bør du holde deg til den tradisjonelle penn- og papirtilnærmingen, eller omfavne praktiske digitale verktøy? Hva med stemmeopptak eller samarbeidsnotater med teamet ditt?

I denne bloggen skal vi utforske fem forskjellige måter å ta møtenotater på, hver med sine egne fordeler. Vi hjelper deg med å bestemme hvilken tilnærming som kan være den beste for din stil og møtetype, og hjelper deg med å gjøre møtene dine mer produktive og oppfølgingen mer effektiv.

Tradisjonell penn og papir

I den digitale tidsalderen kan det virke som om tradisjonell penn og papir er utdaterte metoder for å ta møtenotater. Dette er imidlertid en klassisk teknikk som mange velger å implementere, og med god grunn. Det er mange fordeler med å ta ned notater på gammeldags måte, spesielt når det kommer til engasjement og oppbevaring.

Fordeler med å skrive for hånd

Forskning viser at skriving for hånd bidrar til å forbedre hukommelsesbevaring og -forståelse. Når du tar notater med penn og papir, er det mer sannsynlig at du behandler informasjonen du skriver, i stedet for å bare transkribere den. Handlingen med å fysisk skrive ned noe krever mer kognitiv innsats, noe som kan føre til en dypere forståelse av materialet som har blitt diskutert i møtet.

I tillegg opplever mange at skriving for hånd gjør at de kan fokusere bedre. Penn og papir gir en enkel metode for å ta notater, fri for distraksjoner som e-post eller varsler.

Når denne metoden kanskje fungerer best

Å ta notater med penn og papir kan være spesielt gunstig for mindre, mer intime møter. Denne metoden lar deg holde deg engasjert uten distraksjoner fra en bærbar datamaskin eller telefon.

En annen møtetype der det å ta notater for hånd kan være best er i kreative idédugnadsøkter. Å skrive for hånd gir deg friheten til raskt å skissere diagrammer eller notere ned ideer uten å bekymre deg for formatering eller å måtte organisere dem umiddelbart.

Korte eller uformelle møter kan også være bra for å ta notater for hånd. Denne metoden kan være raskere og mer effektiv enn andre metoder, spesielt hvis du ikke trenger å bekymre deg for å organisere notatene umiddelbart.

Skrevne notater

Å skrive notatene dine på en bærbar datamaskin eller telefon kan gjøre notattakingen mye raskere, mer organisert og lett tilgjengelig. Du kan bruke apper som Evernote, OneNote eller en enkel tekstbehandler, og alle tilbyr ulike fordeler.

Fordeler med å skrive notater

En av de største fordelene med å skrive notatene dine digitalt er organisering. Du vil enkelt kunne opprette, redigere og kategorisere notatene dine i forskjellige mapper, og sørge for at alt er pent organisert og enkelt å hente når du trenger det. Du kan også bruke skylagring, som lar deg synkronisere notatene dine på tvers av flere enheter, slik at du kan få tilgang til dem uansett hvor du er. Dette kan være spesielt nyttig hvis du jobber hybrid eller fjernarbeid.

Å skrive notatene dine digitalt gir også større fleksibilitet. Du har muligheten til å legge til bilder, lenker og til og med lydopptak direkte i notatene dine, noe som kan være nyttig hvis møtet ditt involverer visuelle hjelpemidler eller presentasjoner. For eksempel, hvis noen deler en lysbildeserie under møtet, kan du ta et bilde eller sette inn et skjermbilde av et viktig lysbilde direkte i notatene dine.

En annen fordel med å skrive notatene dine digitalt er muligheten til å søke i dem. Du vil raskt kunne søke etter spesifikke detaljer, nøkkelord eller ideer, noe som kan spare deg for mye tid sammenlignet med manuelt å se gjennom sider med håndskrevne notater.

Når denne metoden kanskje fungerer best

Å skrive notatene dine digitalt kan fungere best hvis teamet ditt er spesielt teknologikyndig og ofte bruker digitale verktøy. Skriving kan bidra til å strømlinjeforme prosessen med å ikke bare ta notater, men også dele dem med resten av teamet, spesielt hvis teammedlemmene jobber eksternt eller på hybridbasis.

Å skrive notater kan også fungere utmerket for møter som inneholder komplekst innhold. Dette kan innebære detaljerte diskusjoner, data eller media – digitale notater lar deg enkelt fange og organisere alt, inkludert tekst, grafer og til og med videoer.

Digital notattaking er også bra når du skal dele notatene dine med resten av teamet etter møtet. Du vil raskt kunne organisere og distribuere notatene dine, enten via e-post eller ved å dele en lenke til et skybasert dokument. Dette kan være spesielt gunstig når møtet involverer et prosjekt som har en kort tidsramme eller kommende deadline.

Stemmeopptak

Stemmeopptak er i ferd med å bli en populær metode for å fange møtenotater, spesielt for de som foretrekker å snakke fremfor å skrive. Takket være smarttelefoner, nettbrett og talememo-apper er det enklere enn noen gang å ta opp møter, diskusjoner eller til og med dine egne tanker uten å måtte skrive ned ting manuelt. Stemmeopptak er spesielt nyttig når du trenger å fange opp store mengder informasjon raskt eller når du ikke klarer å skrive eller skrive under møtet.

Fordeler med stemmeopptak

En av hovedfordelene med taleopptak av møtenotater er effektivitet. Du trenger ikke å bekymre deg for å holde tritt med raske diskusjoner, siden du ganske enkelt kan ta opp hele samtalen eller viktige segmenter. Dette vil tillate deg å holde deg engasjert i møtet uten risiko for å gå glipp av nøkkeldetaljer. I tillegg vil du kunne fange nyanser som tone og vekt som ellers kan gå glipp av hvis du skriver eller skriver notater.

En annen fordel med taleopptak av et møte er at det kan være mindre påtrengende. Å skrive på en bærbar datamaskin kan potensielt være forstyrrende, mens opptak lar deg fokusere helt på samtalen uten å måtte bryte flyten ved å skrive ned ting.

Stemmeopptak gir også fleksibilitet. Etter møtet kan du spille av opptaket på nytt når du trenger det, og transkribere det i ditt eget tempo. Du vil også ha muligheten til å få den automatisk transkribert ved hjelp av tale-til-tekst-verktøy. Denne fleksibiliteten lar deg lage nøyaktige, detaljerte registreringer av møtet uten å måtte skrive ned alt under selve møtet.

Når denne metoden kanskje fungerer best

Stemmeopptak kan være spesielt gunstig i møter som inkluderer teknisk sjargong eller komplekse konsepter. Opptak vil sikre at du ikke går glipp av viktige detaljer som kan være vanskelig å skrive ned raskt, spesielt hvis du ikke er kjent med vilkårene.

Et annet møte hvor opptak kan være gunstig er i lange møter eller presentasjoner. I disse møtene kan det være vanskelig å fange opp alt mens det skjer. Når du tar opp det, kan du gå tilbake og se gjennom hele økten, slik at du kan plukke ut de viktige punktene og sikre at ingenting blir glemt eller utelatt.

Stemmeopptak kan også være nyttig for å ta opp egne refleksjoner etter møtet. Det gir en rask og enkel metode for opptak for å fange dine egne tanker slik du har dem, uten å måtte ta tid til å skrive ut alt.

Tankekartlegging

Tankekartlegging er en visuell metode for å ta notater som hjelper deg å organisere informasjon på en måte som gjenspeiler hvordan hjernen din naturlig vil behandle ideer. I stedet for lineære notater lar et tankekart deg fange ideer og konsepter i en nettlignende struktur.

Du starter med et sentralt emne, som bør være hovedtemaet for møtet. Skriv dette midt på siden, eller du kan bruke et digitalt verktøy. Du kan deretter trekke grener fra det sentrale emnet til underemner, som skal representere temaene, ideene til seksjoner som diskuteres gjennom møtet. Fra disse kan du legge til flere grener og mindre underemner.

Fordeler med tankekartlegging

En av hovedfordelene med tankekartlegging er at den oppmuntrer deg til å tenke kreativt. Du vil kunne visualisere komplekse forhold mellom ulike emner, og se hvordan de henger sammen. Dette kan være spesielt nyttig for emner som involverer flere temaer eller krever strukturert problemløsning.

Tankekartlegging kan også være bra for hukommelsesbevaring. Ettersom et tankekart er mer visuelt, kan det være lettere å huske informasjon, siden du vil kunne se oppsettet i tankene dine og bedre gjenfinne detaljene du trenger.

Tankekart er også fleksible. Du kan tegne dem for hånd eller lage en digital versjon, som lar deg endre og utvide den etter hvert som diskusjonen utvikler seg i møtet. Rammeverket til et tankekart lar deg velge de beste måtene å fange opp og organisere flyten av informasjon, avhengig av hva som diskuteres.

Når denne metoden kanskje fungerer best

Tankekartlegging kan være spesielt nyttig i idédugnadsøkter. Disse møtene vil vanligvis involvere mye idégenerering, og tankekartlegging vil tillate deg å raskt fange tanker mens de diskuteres.

Tankekartlegging kan også være gunstig for kompleks problemløsning. Et tankekart kan bryte ned hovedproblemet i mindre deler, som kan være mer håndterbare. Tankekartet kan også gjøre det lettere å identifisere mønstre og relasjoner, samt utfordringer og potensielle løsninger.

Tankekart fungerer også utmerket i prosjektplanlegging eller strategimøter der du skal diskutere sammenhengende emner. Du vil være i stand til å visuelt organisere oppgavene, tidsfristene, ressursene og ansvaret, slik at oppgaven blir mer håndterbar.

Samarbeidende notattaking

Samarbeidsnotater ved å bruke delte dokumenter er en flott metode for team som ønsker å jobbe sammen for å fange, avgrense og lagre møtenotater i sanntid. Denne tilnærmingen er spesielt når team er avsidesliggende eller jobber på tvers av forskjellige tidssoner. Du kan bruke skybaserte verktøy som Google Docs, Microsoft OneNote eller Notion for å la flere personer bidra til det samme settet med notater under et møte. Dette kan bidra til å sikre at alle perspektiver fanges opp og at ingenting går glipp av.

Fordeler med å ta notater i samarbeid

En av de største fordelene med å bruke delte dokumenter til å ta notater er sanntidssamarbeid. Alle kan legge til egne tanker under møtet, legge til handlingspunkter og avklaringspunkter. Dette reduserer risikoen for at viktig informasjon utelates, og resulterer i et mer omfattende sett med notater.

En annen fordel er at delte dokumenter vil være lett tilgjengelig for hele teamet. Notatene vil bli lagret i skyen, der alle skal kunne få tilgang til dem når som helst og fra hvilken som helst enhet. Dette kan være flott for team som jobber på forskjellige steder og trenger å gå tilbake til møtenotater raskt. Et delt dokument vil også være enkelt å oppdatere og redigere etter møtet, slik at du kan legge til eventuelle manglende detaljer og spore handlingselementer.

Når denne metoden kanskje fungerer best

Samarbeidsnotater fungerer spesielt godt når teamet ditt jobber eksternt eller på hybridbasis. Når alle er spredt geografisk, vil samarbeidsnotattaking sikre at alle kan bidra til og få tilgang til møtenotatene.

Samarbeidsnotater er også flotte for teammøter eller idédugnad der flere personer kan trenge å bidra med ideer, tilbakemeldinger og detaljer. Det delte dokumentet vil tillate alle å delta i sanntid og sikre at alles forslag blir fanget opp og registrert.

Å bruke et delt dokument til møtenotater kan også være gunstig for møter om pågående prosjekter. Dokumentet kan fungere som en sentral kilde for informasjon som alle kan referere til og oppdatere etter behov.

Arranger effektive møter med Nobo

Nobo har en rekke verktøy og arbeidsplassløsninger for å hjelpe deg med å gjennomføre effektive, produktive møter. Fra projeksjonsskjermer til tavler, vi har det du trenger for å forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen og holde teamet ditt engasjert.