I dagens hektiske verden er møter en allestedsnærværende del av yrkeslivet. Enten de er virtuelle eller personlig, fungerer møter som viktige fora for samarbeid, idédugnad, beslutningstaking og deling av informasjon. Det er imidlertid ikke uvanlig at noen deltakere dominerer diskusjoner mens andre sliter med å få stemmen sin hørt. For å sikre produktive og inkluderende møter, er det avgjørende å praktisere møteetikett som styrker alle deltakerne og gir dem deres stemme. I denne bloggen vil vi utforske strategier og teknikker for å oppnå denne balansen.

Etabler klare mål

Det første trinnet for å sikre alles stemme blir hørt er å sette klare mål for møtet. Bestem formålet, ønskede resultater og agenda på forhånd slik at det kan deles med deltakerne. Dette vil gjøre dem i stand til å møte forberedt og klare til å takle sin rolle i diskusjonen. Å ha et felles mål betyr at det er lettere å holde møtet på rett spor og sørge for at alle stemmer er relevante for emnet.

Begrens møtestørrelsen

Du bør vurdere størrelsen på møtet ditt. forsiktig. Selv om du kanskje ikke kan diktere antall, er mindre grupper ofte mer befordrende for inkluderende diskusjoner. Når det er færre deltakere, er det lettere for alle å bidra og engasjere seg aktivt. Større møter har en tendens til å skape et miljø der noen stemmer er mer sannsynlig å bli overdøvet eller oversett. Hvis en stor gruppe er nødvendig, vurder å dele den inn i mindre undergrupper eller bruk breakout-økter for å oppmuntre til mer fokusert deltakelse.

Skap et inkluderende miljø

For å styrke alle stemmer, er det avgjørende å fremme et trygt og inkluderende møtemiljø. Dette betyr å etablere grunnregler for respektfull kommunikasjon, for eksempel:

• Ingen avbrytelse
• Respektere meninger
• Oppmuntre til deltakelse
• Bruk inkluderende språk

Å sette disse grunnreglene i begynnelsen av møtet kan bidra til å skape en respektfull atmosfære der alle føler seg komfortable med å si ifra. Vurder å bruke et Flipover-easel for å fange opp disse grunnreglene slik at de er tilgjengelige for alle å se i møtet.

Roter tilretteleggeren rolle

Hvis du ofte er personen som leder møtet, vil du ha erfart den betydelige innflytelsen du har over hvem som får snakke og hvor lenge. For å fordele dette ansvaret mer jevnt, vurder å rotere tilretteleggerrollen blant andre teammedlemmer. Andre ansatte kan ha forskjellige stiler og prioriteringer enn deg, noe som kan bidra til å sikre at et bredere spekter av stemmer blir hørt over tid.

Bruk en taleordre

For å sikre at alle i møtet får en sjanse til å snakke, etablere en talerekkefølge. Dette kan være så enkelt som å ha en liste som er en del av agendaen eller gå rundt i det virtuelle eller fysiske rommet i en bestemt retning. Alternativt, for eksterne møter, kan deltakerne bruke en digital «rekke opp hånden» som er vanlig på de store kommunikasjonsplattformene. Denne metoden sørger for at samtalen flyter knirkefritt, og alle får mulighet til å bidra.

Implementer tidsbegrensninger

I lengre møter kan det være utfordrende å opprettholde engasjementet og gi alle gode muligheter å snakke. Å implementere tidsbegrensninger for individuelle bidrag kan hjelpe. Du kan for eksempel gi hver deltaker to minutter til å uttrykke tankene sine til å begynne med, og deretter kan oppfølgende kommentarer begrenses til ett minutt. Denne tilnærmingen oppmuntrer til konsise og fokuserte bidrag, og forhindrer at en enkelt stemme dominerer samtalen.

Oppmuntre til aktiv lytting

Aktiv lytting er en viktig komponent i effektiv kommunikasjon. Oppmuntre deltakerne til å engasjere seg aktivt med hver foredragsholder ved å:

• Opprettholde øyekontakt under personlige møter
• Unngå distraksjoner, for eksempel å sjekke telefoner eller multitasking
• Stille oppklarende spørsmål for å vise forståelse og interesse.
• Ta notater for å fange opp nøkkelpunkter og ideer.

Bruk teknologi med omhu

I dagens digitale tidsalder kan teknologi være både en velsignelse og en forbannelse i møter. Imidlertid kan det brukes klokt til å styrke stemmer i stedet for å dempe dem. For virtuelle møter, sørg for at alle deltakere har tilgang til nødvendige verktøy og en stabil internettforbindelse slik at de kan gi sine innspill. Gi klare instruksjoner om hvordan du bruker digitale funksjoner, for eksempel skjermdeling eller chat-funksjoner, for å sikre at de forbedrer i stedet for å hindre kommunikasjonsarbeidet deres.

Oppmuntre skriftlige bidrag

Noen ganger kan folk kan føle seg mer komfortabel med å uttrykke tankene sine skriftlig enn muntlig i et møte. Du kan oppfordre deltakerne til å sende inn skriftlige bidrag før eller under møtet. Dette kan være spesielt nyttig i større møter der talemuligheter kan være begrenset eller skremmende. Sørg for at du (eller den som leder) leser disse bidragene høyt eller viser dem på en skjerm eller oppslagstavle for å sikre at de er inkludert i diskusjonen.<>

Gi tid til refleksjon

Etter at viktige diskusjoner eller avgjørelser er tatt i et møte, er det verdifullt å gi tid til refleksjon før konklusjonene sluttes. Dette kan hjelpe roligere deltakere på møtet med å samle tankene sine og bidra mer effektivt. Oppmuntre deltakerne til å ta en pause eller møtes på nytt på et senere tidspunkt for å se på emnet på nytt. Denne tilnærmingen sikrer at alle stemmer har en sjanse til å bli hørt, og beslutninger er veloverveide.

Søk tilbakemelding

Etter at møtet er avsluttet, søk tilbakemelding fra deltakerne på selve møteprosessen . Be om innspill til hvordan du kan forbedre møtets inkludering og effektivitet. Dette hjelper deg ikke bare med å avgrense møteetiketten din, men viser også en forpliktelse til kontinuerlig forbedring og styrking av alle stemmer i teamet eller virksomheten din.

Effektive møter handler ikke bare om å nå mål; de handler også om å fremme samarbeid, oppmuntre til ulike perspektiver og styrke alle stemmer. Ved å implementere disse møteetikettstrategiene kan du skape et mer inkluderende og produktivt møtemiljø der alles stemme ikke bare blir hørt, men også verdsatt. Husk at nøkkelen til vellykkede møter er å sikre at hver deltaker føler seg sett, hørt og respektert i diskusjonen, noe som til slutt fører til bedre beslutningstaking og sterkere teamsamhold.