Vanlige en-til-en-møter med de ansatte kan gi mange fordeler for individet, teamet og virksomheten for øvrig. Men det er viktig å stille de riktige spørsmålene under et en-til-en-møte for å sikre at det er en effektiv bruk av tiden.

Her snakker vi om hvorfor en-til-en møter er viktige, hvordan du kan struktur og effektive en-til-en-møter og hva slags spørsmål du kan stille.

Hva er fordelene med en-til-en møter?

Det er noen få funksjoner i et en-til-en møte. De kan være effektive for å forbedre kommunikasjonen mellom deg og din medarbeider og bidra til å bygge og opprettholde et godt forhold.

De kan også være nyttige for å spore ansattes mål og mål. Disse målene kan settes i en årlig gjennomgang, men en vanlig en-til-en kan hjelpe med å overvåke den ansattes fremgang i mellom.

En viktig funksjon av et en-til-en møte er å gi din medarbeider en plattform for å diskutere ting som påvirker dem. Det er en enkel måte å identifisere eventuelle problemer og gi støtte der det er nødvendig, enten det er med teamdynamikken, arbeidsprosessene eller med ansatte selv. En-til-en-møter bidrar også til å få ansatte til å føle seg som et verdsatt medlem av teamet og unngå at de føler seg isolert.

Hvordan strukturere et en-til-en møte

Det er best å starte et en-til-en-møte med en kort uformell prat for å bryte isen. Det kan være skremmende å umiddelbart begynne møtet med formelle spørsmål, og det kan få medarbeideren til å føle seg urolig. Hils dem i stedet og snakk om generelle emner som hvordan de har det, hvordan familien deres har det osv.

Når du har startet diskusjonen, kan du gå videre til den mer formelle en-til-en møtespørsmål. Disse bør være relatert til arbeidet deres og hvordan de har det, utfordringer de har møtt, og eventuell støtte de måtte trenge fremover. Vi har noen eksempelspørsmål for ditt en-til-en-møte nedenfor.

Når du har jobbet gjennom spørsmålene dine, kan du gi den ansatte en sjanse til å ta opp alt de måtte ønske å snakke om det. du ikke har dekket. Det er viktig å gi dem nok tid til å diskutere eventuelle saker, slik at eventuelle problemer kan løses. Å ikke gi ansatte en mulighet til å snakke om hva de ønsker, kan føre til at de sliter med et problem eller bare ikke føler seg hørt eller verdsatt.

Når alle har diskutert hva de trenger, kan du avslutte møtet. Dette skal alltid gjøres i en så varm og vennlig tone som mulig, uavhengig av hva som ble snakket om i møtet. Dette kan bidra til å holde moralen høy mens den ansatte holder på med resten av arbeidsdagen.

10 en-til-en møtespørsmål å stille den ansatte

Nedenfor er noen få eksempelspørsmål du kan stille i dine en-til-en-møter. Det kan være nyttig å tilpasse spørsmålene når det er aktuelt, slik at du kan snakke om et spesifikt prosjekt eller noe du vet at medarbeideren din har jobbet med. 

• Hvordan har fortiden uke/måned vært?

Dette spørsmålet kan være en god start da det gir den ansatte en mulighet til å diskutere hvordan ting har vært siden forrige møte på en generell måte. IT kan hjelpe deg med å identifisere om ting har gått bra eller ikke, og om den ansatte føler positivt eller negativt på jobben.

• Hva er dine prioriteringer på jobb akkurat nå?< 4="">

Dette spørsmålet kan bidra til å gi deg et fokus for møtet. Du kan finne ut hva din medarbeider har jobbet med og hva de ser på som det viktigste arbeidet for dem for øyeblikket. Hvis deres prioriteringer ikke stemmer overens med dine eller teamets, kan du hjelpe med å justere dem.

• Hva er planene dine for de kommende ukene?

Dette hjelper deg å identifisere hva den ansatte vil fokusere på og deres kommende arbeidsplaner. Du kan sikre at dette samsvarer med planene dine for teamet. Det gir også den ansatte en sjanse til å diskutere arbeidsmengden sin og om de føler at de har for mye eller for lite å gjøre.

• Hva er et nylig arbeidshøydepunkt for deg?

Å snakke om høydepunkter og prestasjoner i en en-til-en er svært viktig. Du bør feire dine ansattes prestasjoner med dem og sikre at de vet at arbeidet deres er verdsatt.

• Hva har vært en utfordring for deg nylig?

Å snakke om utfordringer og kamper den ansatte har møtt er like viktig som å snakke om de positive prestasjonene. Her kan du identifisere svakheter ved din ansatte og/eller teamets og virksomhetens måte å jobbe på. Du kan da gi mer støtte der det er nødvendig, enten det er ved å endre prosessene dine eller gi mer opplæring eller bedre utstyr.

• Hvordan går det med teamet/medarbeiderne dine?

Hvordan din medarbeider kommer overens med resten av teamet kan ha stor innvirkning på hvordan de jobber. Å la dine ansatte diskutere hvordan de føler for kollegene sine, kan hjelpe deg med å identifisere hvor det kan være belastninger i forhold og hvor du kan trenge å gå inn for å gi ekstra støtte.

• Er det noen støtte jeg kan gi deg for å gjøre hverdagen din enklere?

Dette er et viktig spørsmål for å finne ut hvordan du kan hjelpe din medarbeider. Det kan være noe så enkelt som de krever litt ekstra utstyr som whiteboards for å forbedre planleggingen og arbeidsflyten. Det kan være at du må gå inn for å hjelpe med en kollega som de sliter med å jobbe med.

• Er det noen del av virksomheten eller noe som skjer med team som du føler du er ute av løkken med?

Noen ganger er det vanskelig å opprettholde en grundig kommunikasjon mellom teamet, og folk kan falle i veien. Dette spørsmålet hjelper deg med å identifisere hvor du kan trenge å forbedre kommunikasjonen, samtidig som du informerer ansatte om alt de trenger mer informasjon om.

• Er det noen kommende prosjekter du vil jobbe med på?

Dette spørsmålet gir den ansatte en sjanse til å diskutere om det er noe som dukker opp som de føler at de kan tilføre verdi til. Det kan være relatert til deres nåværende rolle, eller det kan være å utvide den. Det kan være nyttig her å fortelle dem hvilke prosjekter som kommer, hvis de ikke allerede er klar over det.

• Er det noen opplæring vi kan gi for å hjelpe deg å utvikle deg i rollen din ?

Det siste spørsmålet kan handle om videreutvikling for din medarbeider. De kan ha hull i sitt nåværende kompetansesett der ekstra opplæring kan hjelpe dem til å produsere arbeid av høyere kvalitet, eller være mer effektive. Kanskje de ønsker å utvide rollen sin og ytterligere opplæring kan hjelpe dem å nå dette målet. Du bør kunne tilby både interne og eksterne opplæringskurs, for eksempel å skygge en kollega eller ta et nettkurs.

Beste praksiser for ett til ett møte

Hvor regelmessig holder du en-til-en møter vil avhenge av hvor tett du jobber med dine ansatte, hvor ofte du trenger å sjekke inn og også størrelsen på teamet ditt. Som et minimum bør du ha månedlige en-til-en-møter, men du kan finne det nyttig å ha ukentlige møter. Du kan justere spørsmålene dine etter frekvensen som fungerer for deg - det kan for eksempel ikke være nødvendig å spørre om den ansatte trenger ekstra opplæring hver uke.

Du bør variere emnet for spørsmålene dine og korrelere dem med det som skjer i teamet og virksomhetene dine på den tiden. Så hvis du har et stort prosjekt som din medarbeider er en del av, kan det være aktuelt å fokusere på det prosjektet i møtet.

Under møtet bør du sørge for at medarbeideren din har god tid til å snakke. . Du bør aktivt lytte til hva de sier og ta notater hvis det passer. Du ønsker å sikre at medarbeideren din føler seg hørt og verdsatt som en del av teamet.

Møtet bør fokusere på den ansatte og hvordan de har det. Du bør ikke bruke for lang tid på statusrapporter eller deres fremgang med spesifikke arbeidsoppgaver med mindre det er relevant for møtet.

Du bør ha et åpent sinn gjennom hele møtet og gi ærlig tilbakemelding. Det kan være nyttig å sende en kort oppfølging etter møtet, som beskriver eventuelle handlinger eller neste trinn som ble diskutert. Du kan også merke deg eventuelle emner du snakket om som du må ta opp igjen i neste møte, for å sikre at de ikke blir glemt.