Suksessen til enhver virksomhet avhenger av dens evne til å tilpasse seg, være innovative og navigere strategisk gjennom utfordringer og muligheter. Sentralt i dette er strategimøter – viktige samlinger der team kan komme sammen for å brainstorme, planlegge og kartlegge veien videre.

Å organisere et effektivt strategimøte krever riktige verktøy og ressurser for å støtte samarbeid, effektivisere kommunikasjon og skape handlingsrettede resultater. Her diskuterer vi de beste og essensielle verktøyene og teknologiene som trengs for vellykkede strategimøter. Fra forberedelser før møte til oppfølging etter møte, vil vi utforske hvordan utnyttelse av de riktige verktøyene kan øke produktiviteten, fremme kreativiteten og til slutt drive organisasjonen mot sine mål.

Hva er et strategimøte?

Et strategimøte er en mulighet for relevante interessenter til å komme sammen og diskutere hvordan man best kan utforme og gjennomføre en effektiv strategi for virksomheten. Vanligvis vil dette dreie seg om hvordan virksomheten effektivt og vellykket kan bruke ressurser for å nå sine mål.

Ideelt sett vil ledelsen allerede ha formulert en forretningsstrategi som er klar til å implementeres. Det kommer deretter ned til interessentene å bestemme hvordan strategien best kan gjennomføres.

Betydningen av strategimøter

En forretningsstrategi vil generelt være et omfattende, overordnet mål. Det er derfor viktig å bryte ned denne strategien i mindre, mer håndterbare mål. Et strategimøte gir dedikert tid til å gjøre nettopp dette.

Et strategimøte betyr også at interessenter fra hele virksomheten kan komme sammen for å dele sin innsikt og erfaring, og sikre at strategien er oppnåelig for hele virksomheten. Ved å samarbeide kan det utarbeides en helhetlig og detaljert plan som kan følges av hvert medlem av selskapet.

Under et strategimøte vil personer fra alle avdelinger få mulighet til å komme med innspill til hvordan man best kan gjennomføre forretningsstrategien. De kan også ta opp eventuelle bekymringer de måtte ha i forhold til utfordringer som kan komme, og få sjansen til å utarbeide beredskapsplaner.

Et strategimøte er derfor avgjørende for at en virksomhet skal kunne gjennomføre sine strategi. Det gir interessenter klare og oppnåelige mål og retning, slik at alle vet hvor selskapet er på vei og hvordan de vil komme dit sammen.

Hvilke verktøy trengs for et strategimøte?

For å maksimere effektiviteten til strategimøtet ditt, er det viktig å bruke de riktige verktøyene. Det vil være tre hovedstadier i strategimøtet ditt – forberedendemøte, selve møtet og oppfølgingsmøter – som alle vil kreve forskjellige verktøysett.

Vesentlige verktøy for det forberedende møte

I forkant av strategimøtet vil målet ditt være å samle de nødvendige menneskene og skape et rom for å dele dokumenter og kunnskap. Så du må bruke planleggingsapper for å sikre at alle vet når møtet skal være, hvor det skal avholdes, og etablere en samarbeidsplattform.

Planlegging

Bedriften din bruker kanskje allerede en planleggings- og/eller kalenderapp for å organisere møter, da vil det beste være å bruke det som kollegene dine allerede er kjent med. Når du planlegger møtet, gjør det klart hvor møtet skal holdes. Hvis det vil bli holdt virtuelt via videosamtale, legg med klare instruksjoner, linker etc., i invitasjonen slik at alle lett kan logge seg på/koble seg opp til møte.

Hvis du holder fysiske møter, vurder om noen trenger å ringe inn eksternt. Dette kan være tilfelle hvis du har hybridarbeidere og/eller enkeltpersoner som jobber i utlandet. Sørg for at møterommet ditt har nødvendig utstyr, for eksempel en telefon for konferansesamtaler eller en bærbar datamaskin som enkeltpersoner kan delta via video.

Kommunikasjon og samarbeid

Førstmøteperioden vil være en god tid til å bygge opp plass for samarbeid og fildeling. Å ha den på plass allerede før møtet vil bety at du har plass til å dele dokumenter som du trenger folk til å lese i forkant av strategimøtet. Det betyr også at folk vil kunne bruke det umiddelbart etter møtet, slik at alle virkelig kan komme i gang.

Bedriften din bruker kanskje allerede en spesifikk kommunikasjons-/meldingsapp, for eksempel Slack eller Microsoft Teams. I så fall kan du opprette en dedikert kanal for strategimøtet og legge alle til der, slik at de kan kommunisere med hverandre om prosjektet.

Hvis du skal samarbeide om dokumenter, kan det hende du trenger en mer spesifikk dokumentdelingsplattform, for eksempel Google Workspace. Dette lar enkeltpersoner jobbe med dokumenter sammen, i tillegg til å enkelt koble til Google Chat og Google Meet, som kan brukes til kommunikasjon og eksterne møter.

Hvis prosjektet krever mer dyptgående samarbeid, mer omfattende prosjektstyringsplattform så kan det kanskej Basecamp eller Monday.com være gode alternativ.  Disse lar deg opprette og tildele oppgaver, sette tidsfrister og ha alt på ett sted, lett tilgjengelig for deltakerene. 

Verktøy til strategimøtet

Under strategimøtet må du sørge for at det er klare måter å kommunisere med deltakere på, og gi de muligheter til å samarbeide og registrere hva som blir sagt.

Presentasjoner

Det kan være nyttig i et strategimøte å inkludere en presentasjon som angir forretningsmålene. Når den brukes som en introduksjon, vil den gi deltakerne en klar idé om hva målene er, hvilke ressurser som er tilgjengelige og eventuelle tidsrammer som må vurderes.

Hvis du bruker en presentasjon i strategimøtet ditt. , må du bruke presentasjonsverktøy som lerret. Et bærbart lerret kan være fordelaktig hvis du skal ha løpende strategimøter og vil være i forskjellige møterom, eller du kan velge et møterom som allerede har et en veggmontert lerret.

Nobo har flere lerret i ulike størrelser, som er perfekte for alle typer møter. Våre projeksjonsskjermer gir et skarpt, detaljert bilde som enkelt kan ses av alle deltakere, slik at alle alltid vil være på samme side. Våre bærbare lerret kan enkelt ryddes bort når de ikke er i bruk, og våre veggmonterte lerret kan plasseres over en tavle og deretter enkelt rulles opp når presentasjonen er ferdig.

Samarbeidsarbeid

Under strategimøtet vil du være i stand til å brainstorme og spare på ideer som kommer frem. En av de beste måtene å gjøre dette på er å bruke en whiteboard. Med en stor tavle kan du notere ned spørsmål, utfordringer og løsninger som blir tatt opp gjennom møtet, slik at alle kan følge med.

Det kan være nyttig å fargekode notatene dine på tavlen, slik at det er klart og tydelig for alle. Nobo tilbyr et hendig whiteboard-tilbehør og rengjøringssett som inkluderer fargede whiteboardpenner, magneter, rengjøringskluter og en tavlevisker, slik at du har alt du trenger for å avholde et produktivt strategimøte.

Hvis du vil ta notater og spare de, så trenger du en flippover. På en flippoverblokk kan du bruke hver side til ulike tilnærminger eller avdelinger, og deretter sette dem alle sammen, for eksempel ved å feste dem til en magnetisk tavle. Etter møtet kan du beholde sidene og kanskje be en deltaker om renskrive de, eller ta bilder og laste dem opp til samarbeidsplattformen din slik at folk kan se tilbake på dem.

Ta notater.

Til slutt bør du sørge for at deltakerne har det de trenger for å ta sine egne notater. Dette kan være i notatbøker, i så fall må du kanskje ha ekstra penner for hånden for å unngå forsinkelser i møtet.

Noen mennesker foretrekker kanskje å ta notater på sine egne bærbare datamaskiner. Derfor må du sørge for at møterommet har rikelig med ladepunkter, slik at folk kan lade ved behov. 

Verktøy for oppfølging og utførelse etter møte 

Vi har allerede diskutert hvordan du bør bruke samarbeidsverktøy og prosjektstyringsprogramvare for å effektivt utføre det som kommer ut av strategimøtene dine. Perioden etter møtet må også inkludere muligheter for å analysere, tilpasse og samle tilbakemeldinger.

Dataanalyse

Analysering av data er en nøkkeldel for å sikre at strategimøtet når sine mål. Derfor må du samle inn data i perioden etter møtet. Disse dataene bør sammenfalle med virksomhetens mål  – så hvis forretningsstrategien din innebærer å øke salget, bør du samle inn og overvåke salgsdata.

Det vil være fordelaktig å ha oppfølgingsmøter etter de innledende strategimøte, for å sikre at man holder seg på rett spor. Under disse møtene bør du presentere dataene som er samlet inn slik at resultatene kan diskuteres, og planen kan tilpasses dersom tallene må forbedres.

Tilbakemeldinger og undersøkelsesverktøy

Du bør ha som mål å samle løpende tilbakemeldinger gjennom hele prosjektperioden. Dette vil sikre at alle har mulighet til å ta opp eventuelle bekymringer som har dukket opp etter møtet. Ofte vil ikke alt bli redegjort for, og problemer kan først oppstå når prosjektet er i gang. Du kan bruke undersøkelsesverktøy som SurveyMonkey eller Google Forms for å lage undersøkelser og få tilbakemeldinger.

Ved å regelmessig samle inn tilbakemeldinger fra deltakerene, kan du hele tiden jobbe for å bli bedre og oppdage og ta tak i problemer underveis. Du kan bruke dine pågående strategimøter til å ta opp problemer og finne løsninger sammen. Dette vil sikkre en vellykket gjennomføring av forretningsstrategien.

Er du klar for ditt strategimøte?

Nobo har en rekke praktiske verktøy og løsninger for å støtte og skape effektive møter. Fra tavler til lerret, skilting og planleggingstavler har Nobo alt du trenger for å holde deg organisert og produktiv. Ta en titt på utvalget vårt i dag for å se hva vi har som kan hjelpe din bedrift.