Å skape en inkluderende arbeidsplass handler ikke bare om de fysiske rommene – det handler om å sikre at alle kan delta fullt ut i alle aspekter av arbeidslivet. Møter er en kjernedel av samarbeid og beslutningstaking for mange team, men de kan by på utfordringer for personer med funksjonsnedsettelser hvis de ikke gjennomføres med tanke på tilgjengelighet.

Fra syns- eller hørselshemninger til personer som er nevrodivergent eller har mobilitetsproblemer, vil ulike individer ha ulike behov for å sette dem i stand til å kommunisere og delta i møter. I denne veiledningen vil vi utforske noen praktiske strategier og tilnærminger for å sikre at møtene dine er mer tilgjengelige, slik at alle kan bidra meningsfullt.

Planlegging av et tilgjengelig møte

Det viktigste for å gjøre når du planlegger et tilgjengelig møte er å snakke med folk som kan stå overfor tilgjengelighetsutfordringer. De vil kunne gi råd om de beste måtene et møte kan justeres på, slik at de kan inkluderes fullt ut.

Du bør sikte på å samle inn denne informasjonen før møtet. Du kan spørre inviterte deltakere om noen har tilgangsbehov, hva de er og hvordan de kan gjøres rede for. Dette kan også være en mulighet til å få tilgang til hvor mye støtte folk kanskje vil ha eller ikke ønsker – noen individer kan sette pris på hyppig kontakt, mens andre kanskje foretrekker å fortsette med det med minimale innsjekkinger.

Generelt, Når du planlegger et tilgjengelig møte, kan du vurdere tidspunktet på dagen møtet holdes, lengden på møtet og hvor møtet skal holdes. Det kan være best å holde et møte midt på formiddagen eller tidlig på ettermiddagen, slik at folk som kanskje trenger ekstra tid kan reise inn på jobb eller reise hjem. Hvis møtet ditt må vare lenger enn en time, kan det være fordelaktig å inkludere en pause, siden noen mennesker kan trenge å konsentrere seg for å følge med på hva som blir sagt og noen kan synes det er vanskelig å sitte på ett sted i lengre perioder.

Den som leder møtet bør ta sikte på å oppsummere diskusjoner gjennom økten. Dette kan gjøre det lettere for personer med ulike tilgjengelighetsproblemer å være klar over hva som er sagt og hvor folk står.

Gjøre et møte tilgjengelig for personer med synshemming

Folk med syn funksjonsnedsettelser kan slite med skriftlig materiale i møter, i tillegg til å fange opp ikke-verbale signaler som kroppsspråk.

En måte å støtte synshemmede deltakere på er å sikre at alt skriftlig materiale er tilgjengelig i en stor utskriftsstørrelse – størrelse 14 anbefales vanligvis for personer med synsproblemer, men noen kan be om større. Du bør alltid bruke en tydelig, sans-serif-skrift, som for eksempel Arial, og unngå å bruke kursiv.

Det skal alltid være en god kontrast mellom bakgrunnen og teksten, så prøv å holde deg til svart tekst på en hvit bakgrunn. Noen mennesker foretrekker kanskje å lese lysere tekst på en mørkere bakgrunn, så vær forberedt på å justere det du produserer avhengig av noens spesifikke behov.

Noen ganger er det kanskje ikke mulig å forberede skriftlig materiale, for eksempel hvis du bruker en whiteboard for å skrive ned ideer i en idédugnad. I dette tilfellet bør møtelederen ha som mål å klart og konsist oppsummere ideer som er skrevet på tavlen, samt alltid skrive klart og stort nok. Det kan være nødvendig å gjenskape brainstorming-ideene i et tilgjengelig format etter møtet og dele det med folk som kan trenge det.

Til slutt bør du være oppmerksom på å kun snakke med kroppsspråk, dvs. peke på folk som vil snakke. Ta i stedet sikte på å si navnet på personen som skal snakke neste gang, f.eks. "Richard, hva har du å si". Dette vil gjøre det klart for personer med synshemninger hvem som skal snakke neste gang.

Gjøre et møte tilgjengelig for personer med hørselshemninger

Det finnes ulike måter du kan gjøre møter mer tilgjengelige for personer med hørselshemming på. Hvis møtet er virtuelt, kan du bruke levende bildetekster på verktøy som Zoom og Microsoft Teams som vil produsere sanntidstekster for det som blir sagt. Du kan også bruke sanntids transkripsjonsverktøy som noterer talt innhold i et møte, som kan brukes i en fysisk konferanse.

Et annet alternativ er å tilby en tegnspråktolk, som kan gjøres virtuelt gjennom en videosamtale eller personlig. Du bør alltid kommunisere direkte med personen du snakker med, og ikke med noen som er der i en kommunikasjonsstøtterolle.

Du kan også bruke sløyfesystemer for personer med høreapparater, og disse kan være satt opp permanent i et møterom eller du kan ha et bærbart system. Du bør merke deg at ikke alle høreapparater er satt opp til å fungere med sløyfesystemer, så sørg for å snakke med folk som har hørselshemninger for å sjekke hva slags løsning de trenger.

Uansett hvilken type oversettelsesløsning du trenger, bør du oppfordre alle møtedeltakere til å snakke tydelig og i et moderat tempo. Du bør stoppe folk fra å snakke om hverandre, da dette kan gjøre tolkningen vanskelig – hvis det er en diskusjon som føles forhastet eller har flere personer som snakker samtidig, bør du oppsummere hva som ble sagt.

Under møtet , bør du bruke visuelle hjelpemidler som diagrammer, diagrammer og presentasjonslysbilder vist på en projeksjonsskjerm. Disse skal alle være klare og konsise, slik at de er enkle å forstå uten verbale signaler.

Gjøre et møte tilgjengelig for personer med bevegelseshemninger

Det finnes mange forskjellige typer bevegelseshemninger som vil kreve ulike tilnærminger for å imøtekomme folks behov i et møte. En av hovedmåtene er å sikre at møterommet er fullt tilgjengelig, inkludert hvis det er en rampe, heis og/eller trapp med rekkverk, selv om trinnfri tilgang vanligvis vil foretrekkes.

Der må være et tilgjengelig toalett med rekkverk og nok plass til at en rullestol kan manøvrere. Innganger, korridorer og selve møterommet bør være brede nok for rullestolbrukere. Hvis du setter opp møteromsoppsettet, bør du sørge for at det er nok plass mellom møbler til at en rullestol kan bevege seg rundt i rommet, med tilgjengelige sitteplasser tilgjengelig på et sentralt, inkluderende sted, og ikke etterlatt bakerst i rommet.<>

Du må kanskje tilby valg av personer som deltar på møtet virtuelt hvis det ikke er mulig å reise. Bruk nettbaserte virtuelle møteverktøy som Microsoft Teams eller Zoom, og sørg for at nødvendig teknologi er på plass i møterommet slik at virtuelle deltakere kan se og høre hva som skjer.

Noen mennesker kan ha problemer med å snakke, så det kan hende du må planlegge møtet for å imøtekomme dette. Sørg for at alle har en sjanse til å dele sine bidrag, og vær hensynsfull hvis du planlegger møte isbrytere eller andre energigivende aktiviteter for økten.

< h3="">Gjøre et møte tilgjengelig for nevrodivergente mennesker

Neurodivergens omfatter ulike tilstander, inkludert ADHD, autisme og dysleksi. Disse vil kreve forskjellige tilrettelegginger for å la folk delta fullt ut i møter, så det er alltid best å snakke med folk individuelt om hva de spesifikt trenger.

Generelt kan du sikre at møter er tilgjengelige ved å opprette og dele en detaljert, strukturert agenda i forkant av møtet, slik at folk kan fordøye informasjonen og forstå hva som vil skje. Du kan også dele annet lesemateriell, for eksempel presentasjoner, slik at deltakerne kan se gjennom dem på forhånd og i sitt eget tempo.

Instruksjoner for deltakerne bør være klare, direkte og konsise. Dette inkluderer handlinger som er nødvendige i forkant av møtet, for eksempel starttidspunkt og hvor møtet skal holdes, så vel som gjennom selve møtet, for eksempel å fortelle folk hvordan og når de bør bidra.

Tilsikte å skape et rolig møtemiljø med minimal sansestimulering. Dette kan inkludere et møterom som har rikelig med naturlig lys, i stedet for å stole på sterkt kunstig lys, med minimal bakgrunnsstøy og ingen sterke dufter.

Velg Nobo for å støtte møtene dine

Nobo har en rekke verktøy og arbeidsplassløsninger for å hjelpe deg med å gjennomføre effektive, inkluderende møter. Fra whiteboards og whiteboard-tilbehør til flippover og projeksjonsskjermer, vi har det du trenger for å holde teamet ditt engasjert og støttet gjennom hele økten.