Vanlige vurderingsmøter kan være svært fordelaktige både for den enkelte medarbeider, teamet, avdeingen  og virksomheten. I tillegg til å vurdere ytelsen, kan vurderingsmøter bidra til å øke teammoralen ved å vise individet at de er en verdsatt del av selskapet.

Nedenfor ser vi på hvordan vurderingsmøter kan være avgjørende for å opprettholde god teammoral, og de beste måtene å gjennomføre en effektiv vurdering.

Betydning av vurderingsmøte

Et vurderingsmøte er et formelt møte mellom en ansatt og deres linjeleder, det er litt mer formelt enn en medarbeidersamtale. Hensikten med et slikt møte er å gi begge parter mulighet til å gå gjennom og diskutere medarbeiderens suksesser, utfordringer, utvikling og vekst over en bestemt periode, vanligvis seks eller 12 måneder.

Hvordan kan medarbeidersamtaler forbedres, teammoral?

Evalueringsmøter kan være gode for å forbedre teammoralen, og det er noen måter et effektivt evalueringsmøte kan øke lagånden på.

Identifiser barrierer og vedtak

Et vurderingsmøte gir den enkelte mulighet til å ta opp utfordringer de kan stå overfor i arbeidet. Dette kan være at de mangler ferdighetene som trengs for å utføre arbeidet sitt effektivt, det kan være at de føler at ansvaret deres har endret sg i forhold til arbeidsbeskrivelsen, eller det kan være at de har problemer med andre medlemmer av teamet.

Selv om et godt arbeidsmiljø bør gjøre det mulig for personalet å ta opp disse bekymringene når som helst på året, skaper et vurderingsmøte ofte et passende tidspunkt for å løse problemer og finne løsninger.

Det kan være en stor belastning, og gå utover moralen hvis ansatte føler at de må kjempe seg gjennom hindringer uten støtte fra linjelederen. Å gi folk rom til å diskutere bekymringene sine og deretter iverksette tiltak for å fjerne barrierer, kan forbedre arbeidslivet og velvære. Det kan bidra til å fjerne stress og sikre at de vet at de har støtte internt. 

Finn muligheter for utvikling

De fleste ansatte vil ikke stagnere i sine roller. Når en person føler at det ikke er rom for utvikling, kan de ofte begynne å lete etter jobb andre steder. Så å se etter utviklingsområder i et vurderingsmøte kan gi den ansatte en sjanse til å utvide ferdighetene og kunnskapene sine, og hjelpe deres personlige utvikling og vekst i rollen.

Å tilby utvikling til den enkelte viser også at de er verdsatt. Det beviser at selskapet er villig til å investere i personen og ønsker å beholde dem. Dette kan bidra til å forbedre teammoralen ved å vise at selskapet bryr seg om de ansatte som mennesker, ikke bare som ressurser.

Sett mål og målsetninger

Mange folk liker å ha noe å jobbe mot. Å sette mål og målsetninger kan bidra til å forbedre teammoralen ved å gi et individuelt formål i arbeidet deres. Det gir også en mulighet til å gjennomgå noe håndfast, slik at du kan feire suksesser når de når målene sine.

Å sette seg mål i et medarbeidermøte gir også den ansatte en sjanse til å tenke over hva de ønsker fra rolle, og få inn det de ønsker å oppnå. Dette vil gi dem trygghet og myndighet i rollen sin, noe som kan bidra til å øke deres selvtillit og engasjement i arbeidet deres.

Vis takknemlighet

Å vise at man verdsetter de ansatte er en viktig del av å opprettholde god lagmoral. Hver virksomhet bør kunne vise at den verdsetter sine ansatte og arbeidet de gjør.

Hvert vurderingsmøte bør inneholde en del som feirer den enkeltes prestasjoner. Det kan være at de har overskredet sine mål og målsettinger, det kan være at kvaliteten på arbeidet deres har blitt bedre, eller det kan være at de har vist god lagånd og samarbeid. Uansett hva det er, vil det å ta seg tid til å gjenkjenne suksess vise individet at de er verdsatt, og det gode arbeidet deres ikke går ubemerket forbi.

Man kan til og med vise verdsettelsen også utenfor møtet. Å bruke en oppslagstavle i et fellesområde for å henge opp kunngjøringer om hver enkelt persons prestasjoner kan være en fin måte å la hele teamet feire suksessene på.

Diskuter lønn

Folk ønsker å bli rimelig kompensert for arbeidet sitt. Hvis en ansatt føler at rollen deres har utvidet seg, kan de føle at en lønnsøkning er berettiget. Å diskutere lønn i et vurderingsmøte viser for den enkelte at selskapet verdsetter dem og ønsker å betale dem en rettferdig lønn for arbeidet deres.

Selvfølgelig kan ikke alle slik møte bestå av endring i lønn, spesielt hvis an har flere slike møter i året. Men bare det å ha diskusjonen kan forbedre moralen ved å vise at virksomheten bryr seg og ikke ønsker å utnytte sine ansatte.

Hvordan gjennomføre effektive vurderingsmøter for å øke teammoralen

Et effektivt vurderingsmøte bør fremme åpen og ærlig kommunikasjon. Der det er mulig bør det være fokus på positivitet. Hvis den ansatte ikke har nådd målene, bør det ikke være et angrep. Diskuter i stedet hva som kan ha stoppet dem fra å nå målet og hva som kan gjøres for å hjelpe dem fremover.

Dine ansatte bør ha god tid til å forberede seg til vurderingsmøtet. Å gi dem beskjed to uker i forveien bør gi dem god tid til å samle tankene sine. Ofte er det nyttig å sende dem et selvevalueringsskjema på forhånd, slik at de kan skrive ned tanker og følelser, suksesser og utfordringer, slik at dette kan diskuteres i møtet.

Man kan også gå ut til hele teamet for å få deres tilbakemeldinger på de ansatte. Dette er ofte kjent som 360-graders tilbakemelding, da det bidrar til å gi et fullstendig bilde av den ansatte. Tilbakemeldinger som samles inn fra teamet skal alltid holdes anonyme. Husk at denne typen tilbakemelding kanskje ikke alltid er helt nøyaktig og nøytrale, da den vil være basert på oppfatning og mening - men det kan noen ganger hjelpe til med å få en bedre ide om hvordan den enkelte fungerer.

Pass på at det er avsatt nok tid til selve møtet, slik at man ikke trenger å haste seg gjennom noe. Å ikke gi de ansatte tilstrekkelig tid til å diskutere hva de trenger, kan redusere moralen deres og kan tyde på at de ikke blir verdsatt.

Når du forbereder møtet, sørg for at du har alt du trenger, for eksemple kan en whiteboard- eller glasstavle eller et flippoverstativ være nyttig for å gjøre møte produktivt og engasjerende. Det kan også være smart å ha sin egen notatbok eller bærbar PC for å notere vurderinger, planer og andre ting som kommer opp i løpet av møte.

Hvor ofte bør du holde vurderingsmøter?

Hvor regelmessig du ønsker å holde vurderingsmøter for personalet ditt vil avhenge av dine og virksomhetens prosesser. Vanligvis vil et vurderingsmøte en eller to ganger i året hjelpe deg med å få regelmessige tilbakemeldinger og følge med på teamets utvikling og fremgang.

Du kan supplere vurderingsmøter med månedlige en-til-en-møter. Dette kan være kortere, mer uformelle møter mellom den enkelte og deres linjeleder. De kan gi medarbeideren en mulighet til å diskutere eventuelle behov de har, samt gi linjelederen en sjanse til å ta opp eventuelle problemer som kan ha oppstått, eks. en medarbeidersamtale som er litt mer uformell. 

Er et årlig vurderingsmøte nok?

Et årlig vurderingsmøte er vanligvis det minimum en bedrift trenger for sine ansatte. Ofte kan det være en fordel å holde flere regelmessige medarbeidersamtaler, for å få jevnlige tilbakemeldinger.

Mange endringer kan skje på bare noen få måneder, så å holde vurderingsmøter noen ganger i året gjør at alle føler seg inkludert i hva som skjer og kan ta tak i eventuelle utfordringer underveis. 

Eksempel på agenda for vurderingsmøte

Du kan bruke denn malen for vurderingsmøte som grunnlag for å lage din egen agenda, og tilpass den etter behov for bedriftens behov og prosesser.

• Generell vurdering

Start møtet med en kort, generell vurdering av om den ansatte synes det går bra, eller om de mener det er ting som må forbedres.

• 360-tilbakemeldinger / tilbakemeldinger fra teamet

Hvis du har samlet tilbakemeldinger fra teamet, diskuter hva de har sagt om den ansatte. Feir suksessene og la dem svare på eventuelle negative kommentarer.

• Gå gjennom tidligere mål

Diskuter om den ansatte har nådd målene sine fra forrige vurderingsmøte eller ikke. Hvis de ikke har det, diskuter hvorfor dette kan være. Hvis de har nådd sine mål, huske å feire og verdsette deres suksess.

• Suksesser

Snakk om hva den ansatte ser på som deres beste prestasjoner i løpet av den siste perioden. Diskuter prestasjonene du har anerkjent fra dem også.

• Utfordringer

Diskuter eventuelle utfordringer eller forbedringssteder som du har identifisert i den ansattes arbeid. Gi dem muligheten til å gi uttrykk for eventuelle bekymringer og barrierer de har møtt som har påvirket arbeidet deres. Forsøk å finne løsninger for å overvinne disse hindringene.

• Mål

Spør ansatte hva deres mål er for fremtiden. Gjennomgå dette sammen med målene deres fra forrige vurderingsmøte.

• Sett nye mål

Sett nye mål for neste periode. Husk at mål skal være SMARTE – spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbaserte.

• Utviklingsmuligheter

Muligheter for utvikling kan knyttes til steder for forbedring eller de kan brukes til å utvide medarbeiderens ferdigheter og kunnskaper for å utvikle rollen sin.

• Eventuelle andre tilbakemeldinger

Gi den ansatte muligheten til å diskutere eventuelle andre tilbakemeldinger eller ideer de har om bedriftens måte å jobbe på og praksis.

• Gå gjennom tiltakene

Sørg for at alle tiltakene dere har kommet frem til i møte er tydlige, inkludert hvem som skal utføre dem, f.eks. den ansatte trenger mer opplærign eller kurs, hvem skal sørge for dette. Eller om den annsatte ønsker personlig utviklingskurs, kan hen selv finne et passende kurs også kan den ansatte og lederen sammen vurdere om dette er et riktig kurs.