Møteledelse og tilrettelegging
Sett deg som mål å lede det beste møte du kan, og få det beste ut av organisasjonen!
Møteleder må gi struktur i møte og hjelpe alle å holde seg til tema, sånn at det ikke sklir ut. Møteleder må også sørge for nødvendige forberedelser og at agenda er satt før møtet. Men det betyr ikke at du som møteleder må være streng og fryktinngytende.
Ta styringen
På samme måte som alle former for underholdning, de første minuttene er avgjørende og setter tonen for resten av møtet.
Gode måter å starte et møte på er med et interessant sitat, en nyhetsartikkel eller en morsom anekdote om en tidligere suksesshistorie; bruk noe som er relevant for det som skal diskuteres i møtet, slik at du kan bruke det og spille videre på det i dette møtet.
Prøv å engasjere gruppen med en gang. Er det mennesker som ikke har møttes før er det viktig å "bryte isen", samle gruppen og få til en trygg og åpen stemming der man kan bli kjent. Da blir det enklere å få til en god dialog og få de beste bidragene fra alle deltakerene, slik at alle får mest mulig utbytte av møtet. Få de til å finne ut fakta om hverandre og hvordan dette kan kobles opp mot tema for møtet, dette kan jo skrives og/eller tegnes på whiteboardtavlen. Disse teknikkene kan også brukes i interne møter der alle kjenner hverandre. Ved å starte møtet på en helt ny måte kan man løse opp litt, og innby til et mer kreativt møte og kanskje kan det komme helt nye ideer på bordet.
Hva gjør en god leder
Her er en liste over personlige kvaliteter og egenskaper, samt noen grunnleggende ferdigheter og teknikker som bidrar til en effektiv møteledelse:
-
Gode kommunikasjonsevner
-
Bra organisasjonsevne
-
Nøyaktig, oppmerksom på detaljer
-
Kunne håndtere konflikter og tørre å gå inn i diskusjoner
-
God på problemløsing
-
Konsernledelsesteknikker
-
Fleksibel og tilpasningsdyktig
-
Ikke vær redd for å ta beslutninger/avgjørelser
Vær personlig, åpen og karismatisk; den beste måten å oppnå dette på er ved å være deg selv. Hvis du er godt likt av gruppen, blir det enklere å få de til å lytte og bidra i møte, og dere får et mer produktivt møte.
Lær om god møteledelse - last ned Nobo Whitepaper rapporten nå!
Når du nå har fått alle inn i møtelokaet og fått i gang møtet så må du sørge for å holde på de både fysisk og mentalt…
Bedre møter
4 nyttige teknikker for å holde fokus i gruppa
Hvis ting sklir ut eller energien daler:
Rask pause
5-10 minutters pause kan bidra til å re-fokusere deltakerne. Litt kaffe og/eller frukt/søtt kan få opp energien i gruppa igjen.
Gruppeaktivitet
Få de til å løse oppgaver sammen, da vil man kunne lære mer om hverandre og få nye synsvinkler på ting.
Bruk musikk
"Ingenting aktiverer hjernen så mye som musikk"
– Oliver Sacks, M.D; nevrolog
Møtetips:
Typer av møte
Møter spenner fra det formelle til det uformelle; den strukturert til ad hoc...
Planlegg et møte
Det er ikke nok å bare få de relevante personene inn i et rom, et vellykket møte krever mer arbeid.
Møteledelser og -lokaler
Møter kan være energiske og morsomme. Men det kan også fort skliut og bli uproduktiv hvis lederen (du) ikke holder styr på møtet.
Gode møte-manerer
Det er ingen faste regler her. Ulike organisasjoner og forskjellig land vil ha ulike møtekulturer. Møtetema og deltakere som er med i møte vil også være med å påvirke dette. Men et grunnleggende rammeverk kan være nyttig.