Det er veldig viktig å sette en dagsorden for møtet!

Den bør gi en kortfattet informasjon om hvorfor møtet skjer og hva ønsket resultat er. Agenda bør inneholde en tidsplan som tildeler en tidsramme for hver presentasjon/diskusjonspunkt, slik at du, verten og deltakerne kan planlegge og holde seg til tema. Det kan også være en fordel å sende ut møteagenda før møtet, slik at alle får tid til å forberede seg, slik at det kan bli et effektivt møte. 

Å ha en sjekkliste før møtet kan hjelpe deg med forberedelsene og sørge for at møte får en bra struktur og at det flyter og holder seg til tema. Viktige områder å vurdere er:

Formål / tema for møtet

Hva skal møte handle om? Være veldig presis om hva målene er. Vurder om man må ta et møte eller om beslutningsprosessen kan gjennomføres på en annen måte. 

Hvem skal være med i møtet?

Det bør i det minste være en leder og en person med ansvar for å ta - og distribuere møtereferat. Husk også at alle ikke trenger å være fysisk tilstede for å delta, i dag finnes det mange smarte teknologiske løsninger for overføring av lyd og bilde. 

Hvor ofte skal møtene holdes?

Er dette møtet en engangs foreteelse, eller er det en serie av møter? Hvis sistnevnte, skal det forekomme med en fast frekvensen, eller skal møtene settes opp fortløpende?

Forfriskninger

Tilgang på kaffe, te, vann og evt. mineralvann er smart og hvis møtet er over en time husk å legge inn små pauser, og tilgang til frukt og grønt er smart. Hvis det er et langt møte og man må ha lunsj, ta kontakt med alle deltakere på forhånd for å innhente informasjon om spesielle diettbehov de kan ha, for eksempel vegetarianer/veganer, matallergier (gluten, laktose, nøtter etc.) Sørg for at aller får et fullverdig måltid. Det vil bli husket i tilbakemeldingen og alle vi holde energien oppe hele møtet!

Utstyr

I sentrum av ethvert møte bør man ha en whiteboardtavle av høy kvalitet (sånn at den holder seg fin i mange år og tåler hyppig bruk). Flippover er også smart for idemyldring og for å notere innspill av ideer underveis. Sørg for at du har et godt utvalg av kvalitetspenner til Whiteboard og flippover, pussekloss for å rengjøre whiteboardtavlen og nok flippoverark. Gjør møtet visuelt engasjerende og stilig!

Lokaler

Sørg for at lokalet er tilgjengelig for alle og riktig størrelse. For stor plass kan være skremmende, for lite rom kan være trangt og hemmende. Sørg for at lokalet er tilrettelagt for den teknologien du trenger.

Les mer om dette og flere møtetips i Nobo Whitepaper