Spotkania są nieocenionym narzędziem w świecie pracy, pomagającym ludziom współpracować, podejmować decyzje i śledzić postępy. Jednak napływ spotkań spowodował nieprzewidziany koszt - zmęczenie spotkaniami. Jest to niestety powszechny problem, który dotyka profesjonalistów we wszystkich branżach, skutkując obniżoną produktywnością i zwiększonym poziomem stresu.

Jako eksperci w dziedzinie produktywnych spotkań, na tym blogu badamy dokładnie, czym jest zmęczenie spotkaniami, jaki ma wpływ na osoby i produktywność oraz jak je zidentyfikować. Zbadamy, jak można go uniknąć, oferując praktyczne strategie i wskazówki, aby zapewnić efektywne, angażujące spotkania za każdym razem.

Co to jest zmęczenie spotkaniami?

Zmęczenie spotkaniami obejmuje uczucie wyczerpania, stresu i frustracji, które wynikają z uczestnictwa w zbyt wielu spotkaniach.

Zmęczenie spotkaniami może pojawić się, gdy ktoś czuje się przytłoczony liczbą spotkań, w których musi uczestniczyć co tydzień lub nawet codziennie. Zmęczenie spotkaniami może również pojawić się, gdy spotkania trwają zbyt długo i mają niejasną strukturę i/lub cele.

Wpływ zmęczenia spotkaniami

Zmęczenie spotkaniami może mieć wiele negatywnych skutków. Może to negatywnie wpłynąć na daną osobę, powodując nadmierny stres i niepokój. Gdy ktoś musi uczestniczyć w wielu spotkaniach, prawdopodobnie nie będzie w stanie skupić się na swojej zwykłej pracy. Może to powodować narastanie pracy, prowadząc do tego, że dana osoba czuje się bardzo przytłoczona. Może się to zdarzyć, gdy ktoś ma wiele spotkań w ciągu dnia, ale także gdy spotkania te są rozłożone w ciągu dnia. Jeśli ktoś nie ma wystarczająco dużo czasu pomiędzy spotkaniami, aby odpowiednio skupić się na swojej pracy, może zostać w tyle.

Innym negatywnym skutkiem zmęczenia spotkaniami jest ich produktywność. Uczestnicy mogą być niezaangażowani, nie zwracać uwagi na to, co jest mówione i przegapić istotne informacje, albo z powodu wyczerpania, albo dlatego, że myślą o innej pracy, którą należy wykonać. Mogą również być niezainteresowani i unikać wnoszenia pomysłów i szczegółów, które byłyby potrzebne do udanego i produktywnego spotkania.

Jakie są znaki ostrzegawcze zmęczenia spotkaniem?

Jak wspomniano, wpływ i objaw zmęczenia spotkaniem to osoby, które są zestresowane, niespokojne i przeciążone pracą. Może się to objawiać na spotkaniach, gdy osoby, które zwykle są zaangażowane, wydają się być niezainteresowane i nie wnoszą nic od siebie.

Innym znakiem ostrzegawczym, że pracownicy doświadczają zmęczenia spotkaniami, jest to, że unikają spotkań. Mogą odwoływać spotkania w ostatniej chwili lub często prosić o przeniesienie ich na inny termin w przyszłości. Może to być szczególnie powszechne w przypadku regularnych spotkań, które odbywają się co tydzień.

Zmęczenie spotkaniami może również objawiać się niedotrzymywaniem terminów projektów. Jeśli ludzie muszą spędzać większość czasu na spotkaniach, nie będą w stanie wykonywać swojej pracy. Bez wątpienia będzie to oznaczać, że terminy nie zostaną dotrzymane, ponieważ praca nie będzie mogła być wykonywana. Może to dodatkowo przyczynić się do zmęczenia spotkaniami, ponieważ spotkania projektowe będą miały mniej aktualizacji, co spowoduje zmarnowanie spotkania.

Jak zapobiegać zmęczeniu spotkaniami

Istnieje szereg kroków, które można podjąć, aby uniknąć zmęczenia spotkaniami i stworzyć zdrową i produktywną kulturę spotkań w firmie.

Organizuj spotkania tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne

Spotkania mogą być pomocnym i praktycznym narzędziem, pomagającym poprawić komunikację i dającym ludziom platformę do zgłaszania obaw i wspólnego rozwiązywania problemów. Jednak nie zawsze będzie to najlepsza opcja na zorganizowanie spotkania. Na przykład, jeśli lider zespołu chce otrzymywać aktualne informacje na temat projektu, lepszym rozwiązaniem może być poproszenie o raport z projektu od osób nad nim pracujących. Raport ten można zawsze rozesłać do innych członków zespołu, aby upewnić się, że wszyscy otrzymują niezbędne aktualizacje, ale może to oznaczać, że ludzie nie tracą czasu na udział w spotkaniu, w którym nie muszą uczestniczyć.

Możesz także przejrzeć swoje regularne spotkania. Pomocne w komunikacji zespołowej może być organizowanie regularnych spotkań dla wszystkich członków zespołu, aby informować innych o tym, nad czym pracują i gdzie mogą potrzebować wsparcia. Korzystne może być jednak przyjrzenie się częstotliwości takich spotkań. Jeśli obecnie odbywają się codzienne spotkania zespołu, czy można je skrócić do cotygodniowych? Jeśli obecnie cotygodniowe spotkanie zespołu trwa godzinę, czy można je skrócić do 30 minut? Zwróć uwagę na to, co obecnie mówi się na regularnych spotkaniach i poszukaj sposobów na ich skrócenie lub ograniczenie.

Zaplanuj zwięzłe spotkanie

Kiedy już zdecydujesz, że spotkanie jest konieczne, możesz zaplanować zwięzły program spotkania. Upewnij się, że agenda zawiera kluczowe punkty, które pozwolą zrealizować cel spotkania. Możesz wysłać go do uczestników, gdy zapraszasz ich na spotkanie.

Agenda pozwala ludziom wiedzieć, czego mogą oczekiwać od spotkania i zapewnia, że ich czas nie zostanie zmarnowany. Pomoże to również w utrzymaniu spotkania na właściwym torze i zapobiegnie przechodzeniu do wątków, które mogą nie być istotne dla spotkania lub innych uczestników.

Zaproś tylko niezbędne osoby

Gdy znasz już główny cel spotkania i masz agendę, możesz zdecydować, kto będzie musiał w nim uczestniczyć. Powinieneś dążyć do zaproszenia tylko tych osób, które skorzystają z obecności na spotkaniu i unikać zapraszania osób, które tylko "mogą" być potrzebne. Jeśli podczas spotkania okaże się, że musisz zadać pytanie koledze, który nie jest obecny, zawsze możesz do niego zadzwonić lub wysłać wiadomość. W ten sposób mogą oni przekazywać informacje bez konieczności uczestniczenia w całym spotkaniu, które może nie być dla nich istotne.

Często lepiej jest zaprosić tylko jedną lub dwie osoby z określonego zespołu lub działu, a nie cały zespół. Osoby uczestniczące w spotkaniu mogą zawsze przekazać informacje reszcie swojego zespołu lub wysłać protokół, aby inni mogli być na bieżąco z tym, co zostało powiedziane. 

Jeśli nie masz pewności, kto powinien wziąć udział w spotkaniu, możesz zapytać ich indywidualnie lub zaprosić ich na zasadzie "opcjonalnej", aby mogli sami zdecydować. Możesz również umieścić program spotkania w centralnym miejscu, na przykład na tablicy ogłoszeń w obszarze wspólnym i dać ludziom możliwość uczestniczenia, jeśli uważają, że będzie to dla nich korzystne.

Staraj się, aby spotkanie było skoncentrowane

Użyj programu spotkania, aby upewnić się, że wszyscy trzymają się planu. Często zdarza się, że spotkania są przekierowywane, ponieważ ktoś podnosi kwestię, która nie jest całkowicie istotna, lub ponieważ pojawia się punkt, który rozpoczyna osobną dyskusję. Często mogą to być wartościowe rozmowy, ale spotkanie może nie być najodpowiedniejszym miejscem do ich prowadzenia.

Staraj się ograniczyć do minimum wszelkie dyskusje poboczne. Jeśli pojawi się wartościowa dyskusja, która nie jest istotna dla spotkania, zanotuj ją, aby była kontynuowana po spotkaniu. Zaangażowane osoby mogą pozostać na spotkaniu przez dodatkowy czas lub można zorganizować osobne spotkanie lub rozmowę telefoniczną.

Używaj pomocnych narzędzi angażujących

Sposobem na utrzymanie zaangażowania ludzi w spotkanie jest użycie narzędzi komunikacji wizualnej. Na przykład, można użyć whiteboard do robienia notatek podczas spotkania i zapisywania pomysłów, które ludzie wnieśli. Może to dać ludziom coś, do czego mogą się odnieść i na czym mogą się oprzeć, pomagając w kultywowaniu lepszej współpracy.

Możesz także wykorzystać ekrany projekcyjne jeśli używasz prezentacji. Może to pomóc w utrzymaniu uwagi ludzi, dając im coś do oglądania i tworzenia własnych notatek. Prezentację można następnie przesłać uczestnikom po spotkaniu, aby mogli się do niej odwołać.

Wyznacz kogoś do sporządzania protokołów lub notatek

Ktoś, kto uczestniczy w spotkaniu, powinien być odpowiedzialny za sporządzanie protokołów lub notatek. Powinno to obejmować zadania, które zostały przydzielone i komu zostały przydzielone, a także wszelkie zidentyfikowane zagrożenia i działania następcze. Powinien on zawierać terminy realizacji zadań i projektów oraz kolejne kroki.

Notatki te należy następnie przekazać wszystkim uczestnikom spotkania. Pomocne może być również wysłanie ich do odpowiednich osób, które nie uczestniczyły w spotkaniu, ale które mogą być teraz odpowiedzialne za projekt lub muszą wziąć udział w następnym spotkaniu.

Zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnych

Wreszcie, aby uniknąć zmęczenia spotkaniami w organizacji, należy zachęcać i zbierać regularne informacje zwrotne od pracowników. Poszczególne osoby powinny czuć się swobodnie, przekazując szczere i konstruktywne opinie na temat spotkań, na przykład, jeśli uważają, że spotkania mogłyby być bardziej ustrukturyzowane lub jeśli uważają, że wymagana jest mniejsza liczba spotkań.

Informacje zwrotne można zbierać za pomocą anonimowych ankiet, jeśli chcesz mieć pewność, że ludzie czują się w stanie wyrazić szczere opinie. Alternatywnie, możesz po prostu zapytać ludzi za pośrednictwem poczty elektronicznej, co sądzą o spotkaniu i czy uważają, że można je w jakikolwiek sposób ulepszyć. Następnie należy dążyć do działania w oparciu o odpowiednie informacje zwrotne i pomóc w doskonaleniu kultury spotkań.

Prowadź produktywne spotkania z Nobo

Nobo oferuje szeroką gamę praktycznych narzędzi komunikacyjnych, które wspierają spotkania i pomagają  uniknąć zmęczenia spotkaniami. Od tablic i tablic informacyjnych po narzędzia do projekcji i oznakowania, z pewnością mamy rozwiązanie potrzebne do efektywnych spotkań i komunikacji. Zapoznaj się z naszą ofertą już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją organizację.