Tworzenie integracyjnego miejsca pracy to nie tylko fizyczne przestrzenie - chodzi o zapewnienie, że każdy może w pełni uczestniczyć we wszystkich aspektach życia zawodowego. Spotkania są kluczowym elementem współpracy i podejmowania decyzji dla wielu zespołów, ale mogą stanowić wyzwanie dla osób niepełnosprawnych, jeśli nie są prowadzone z myślą o dostępności.

Od osób z upośledzeniem wzroku lub słuchu po osoby z neurodywergencją lub problemami z poruszaniem się, różne osoby będą miały różne potrzeby, aby umożliwić im komunikację i uczestnictwo w spotkaniach. W tym przewodniku omówimy kilka praktycznych strategii i podejść, aby zapewnić większą dostępność spotkań, tak aby każdy mógł wnieść znaczący wkład.

Planowanie dostępnego spotkania

Najważniejszą rzeczą do zrobienia podczas planowania dostępnego spotkania jest rozmowa z osobami, które mogą napotkać wyzwania związane z dostępnością. Będą oni w stanie doradzić, w jaki sposób najlepiej dostosować spotkanie, aby w pełni je uwzględnić.

Należy dążyć do zebrania tych informacji przed spotkaniem. Możesz zapytać zaproszonych uczestników, czy ktoś ma potrzeby dostępu, jakie one są i jak można je uwzględnić. Może to być również okazja do sprawdzenia, jak dużego wsparcia ludzie mogą chcieć lub nie - niektóre osoby mogą docenić częsty kontakt, podczas gdy inne mogą preferować minimalną liczbę wizyt kontrolnych.

Ogólnie rzecz biorąc, planując dostępne spotkanie, można wziąć pod uwagę porę dnia, czas trwania spotkania i miejsce, w którym się ono odbędzie. Najlepszym rozwiązaniem może być zorganizowanie spotkania w godzinach porannych lub wczesnym popołudniem, aby umożliwić osobom, które mogą potrzebować dodatkowego czasu na dojazd do pracy lub powrót do domu. Jeśli spotkanie ma trwać dłużej niż godzinę, korzystne może być uwzględnienie przerwy, ponieważ niektóre osoby mogą potrzebować koncentracji, aby śledzić to, co jest mówione, a niektórym osobom może być trudno siedzieć w jednym miejscu przez dłuższy czas.

Ktokolwiek prowadzi spotkanie, powinien dążyć do podsumowania dyskusji w trakcie sesji. Może to ułatwić osobom z różnymi problemami związanymi z dostępnością zorientowanie się, co zostało powiedziane i gdzie kto stoi.

Udostępnianie spotkania osobom z upośledzeniem wzroku

Osoby z upośledzeniem wzroku mogą mieć trudności z czytaniem materiałów pisanych na spotkaniach, a także z odbieraniem sygnałów niewerbalnych, takich jak mowa ciała.

Jednym ze sposobów wspierania uczestników z upośledzeniem wzroku jest zapewnienie, że wszystkie materiały pisemne są dostępne w dużym rozmiarze druku - rozmiar 14 jest zwykle zalecany dla osób z wadami wzroku, ale niektóre osoby mogą poprosić o większy. Powinieneś zawsze używać wyraźnej, bezszeryfowej czcionki, takiej jak Arial, i unikać stosowania kursywy.

Zawsze powinien istnieć dobry kontrast między tłem a tekstem, więc staraj się trzymać czarnego tekstu na białym tle. Niektóre osoby mogą preferować czytanie jaśniejszego tekstu na ciemniejszym tle, więc bądź przygotowany na dostosowanie tego, co tworzysz, w zależności od konkretnych potrzeb.

Czasami przygotowanie materiałów pisemnych może nie być możliwe, na przykład, jeśli używasz tablicy do notowania pomysłów podczas burzy mózgów. W takim przypadku prowadzący spotkanie powinien dążyć do jasnego i zwięzłego podsumowania pomysłów, które zostały zapisane na tablicy, a także zawsze pisać wyraźnie i wystarczająco obszernie. Konieczne może być odtworzenie pomysłów z burzy mózgów w dostępnym formacie po spotkaniu i udostępnienie go osobom, które mogą go potrzebować.

Wreszcie, należy pamiętać o mówieniu wyłącznie za pomocą mowy ciała, tj. wskazywaniu na osoby, które chcą zabrać głos. Zamiast tego staraj się wypowiadać imię osoby, która będzie mówić jako następna, np. "Richard, co masz do powiedzenia". Dzięki temu osoby niedowidzące będą wiedziały, kto będzie przemawiał jako następny.

Uczynienie spotkania dostępnym dla osób z upośledzeniem słuchu

Istnieją różne sposoby na uczynienie spotkań bardziej dostępnymi dla osób z upośledzeniem słuchu. Jeśli spotkanie ma charakter wirtualny, możesz użyć napisów na żywo w narzędziach takich jak Zoom i Microsoft Teams, które będą generować napisy w czasie rzeczywistym do tego, co jest mówione. Można również skorzystać z narzędzi do transkrypcji w czasie rzeczywistym, które zanotują treść mówioną podczas spotkania, którą można wykorzystać podczas fizycznej konferencji.

Inną opcją jest zapewnienie tłumacza języka migowego, co można zrobić wirtualnie za pośrednictwem połączenia wideo lub osobiście. Zawsze powinieneś komunikować się bezpośrednio z osobą, z którą rozmawiasz, a nie z kimkolwiek, kto pełni rolę wspierającą komunikację.

Możesz także wykorzystać systemy pętli dla osób z aparatami słuchowymi, które mogą być ustawione na stałe w sali konferencyjnej lub możesz mieć przenośny system. Należy pamiętać, że nie wszystkie aparaty słuchowe są skonfigurowane do pracy z systemami pętli indukcyjnej, więc należy porozmawiać z osobami niedosłyszącymi, aby sprawdzić, jakiego rodzaju rozwiązania potrzebują.

Niezależnie od rodzaju potrzebnego rozwiązania tłumaczeniowego, należy zachęcać wszystkich uczestników spotkania do mówienia wyraźnie i w umiarkowanym tempie. Powinieneś powstrzymać ludzi przed mówieniem jeden przez drugiego, ponieważ może to utrudnić interpretację - jeśli dyskusja odbywa się w pośpiechu lub wiele osób mówi jednocześnie, powinieneś podsumować to, co zostało powiedziane.

Podczas spotkania powinieneś wykorzystać pomoce wizualne, takie jak diagramy, wykresy i slajdy prezentacji wyświetlane na ekranie projekcyjnym. Wszystkie te informacje powinny być jasne i zwięzłe, aby można je było łatwo zrozumieć bez wskazówek słownych.

Udostępnianie spotkania osobom z niepełnosprawnością ruchową

Istnieje wiele różnych rodzajów niepełnosprawności ruchowej, które wymagają różnych podejść w celu dostosowania się do potrzeb ludzi podczas spotkania. Jednym z głównych sposobów jest zapewnienie pełnej dostępności sali konferencyjnej, w tym rampy, windy i/lub schodów z poręczą, choć zazwyczaj preferowany jest dostęp bez schodów.

Konieczna będzie dostępna toaleta z poręczą i wystarczającą ilością miejsca na manewrowanie wózkiem inwalidzkim. Wejścia, korytarze i sama sala konferencyjna powinny być wystarczająco szerokie, aby umożliwić wjazd wózkiem inwalidzkim. Jeśli przygotowujesz układ sali konferencyjnej, powinieneś upewnić się, że jest wystarczająco dużo miejsca między meblami, aby wózek inwalidzki mógł poruszać się po sali, a dostępne miejsca siedzące są dostępne w centralnej, integracyjnej lokalizacji, a nie pozostawione z tyłu sali.

Może być konieczne zaoferowanie wyboru osobom uczestniczącym w spotkaniu wirtualnie, jeśli podróż nie jest możliwa. Korzystaj z narzędzi do wirtualnych spotkań online, takich jak Microsoft Teams lub Zoom, i upewnij się, że w sali konferencyjnej dostępna jest niezbędna technologia, aby wirtualni uczestnicy mogli widzieć i słyszeć, co się dzieje.

Niektóre osoby mogą mieć trudności z mówieniem, więc może być konieczne zaplanowanie spotkania tak, aby to uwzględnić. Upewnij się, że każdy ma szansę podzielić się swoim wkładem i bądź rozważny, jeśli planujesz spotkanie lodołamacze lub inne energetyzujące działania podczas sesji.

Udostępnianie spotkania osobom z neurodywergencją

Neurodywergencja obejmuje różne schorzenia, w tym ADHD, autyzm i dysleksję. Będą one wymagały różnych dostosowań, aby umożliwić ludziom pełne uczestnictwo w spotkaniach, dlatego zawsze najlepiej jest porozmawiać z ludźmi indywidualnie o tym, czego konkretnie potrzebują.

Ogólnie rzecz biorąc, możesz zapewnić dostępność spotkań, tworząc i udostępniając szczegółowy, ustrukturyzowany program przed spotkaniem, aby ludzie mogli zapoznać się z informacjami i zrozumieć, co się wydarzy. Możesz także udostępnić inne materiały do czytania, takie jak prezentacje, aby uczestnicy mogli zapoznać się z nimi z wyprzedzeniem i we własnym tempie.

Instrukcje dla uczestników powinny być jasne, bezpośrednie i zwięzłe. Obejmuje to działania wymagane przed spotkaniem, takie jak czas rozpoczęcia i miejsce spotkania, a także podczas samego spotkania, takie jak informowanie ludzi, w jaki sposób i kiedy powinni wnieść swój wkład.

Dążenie do stworzenia spokojnego środowiska spotkania przy minimalnej stymulacji sensorycznej. Może to obejmować salę konferencyjną, która ma dużo naturalnego światła, a nie polega na jasnym sztucznym świetle, z minimalnym hałasem w tle i bez silnych zapachów.

Wybierz Nobo, aby wesprzeć swoje spotkania

Nobo oferuje szereg narzędzi i rozwiązań w miejscu pracy, które pomogą Ci przeprowadzić skuteczne, integracyjne spotkania. Od tablic i akcesoriów do tablic po flipcharty i ekrany projekcyjne, mamy to, czego potrzebujesz, aby utrzymać zaangażowanie i wsparcie zespołu podczas sesji.