Dobrze zaplanowane spotkanie jest zawsze ideałem, ale nie zawsze jest to możliwe. Często potrzeba spontanicznej współpracy i szybkiego podejmowania decyzji, aby poradzić sobie z pilną sytuacją. W takim przypadku należy zorganizować spotkanie ad hoc.

Spotkania ad hoc różnią się od regularnych spotkań i wymagają nieco innego podejścia. Na tym blogu omówimy różnice między spotkaniami ad hoc a regularnymi spotkaniami, dowiemy się, kiedy konieczne jest spotkanie ad hoc i jak przeprowadzić efektywne spotkanie w ostatniej chwili.

Jaka jest różnica między spotkaniem ad hoc a regularnym spotkaniem?

Spotkanie ad hoc różni się od regularnego spotkania, ponieważ będzie to spotkanie, które nie zostało zaplanowane. Odbywa się ono w związku z nieprzewidzianą wcześniej sytuacją, która wymaga natychmiastowej uwagi.

Jedną z różnic między spotkaniem ad hoc a regularnym spotkaniem jest to, że może ono składać się z bardziej nieformalnego porządku obrad. Uczestnicy i organizator nie będą mieli tyle czasu na przygotowanie się, ile zwykle mają na spotkanie, więc mogą być zmuszeni do myślenia na nogach. Zazwyczaj w przypadku spotkania ad hoc decyzje muszą być podejmowane i podejmowane szybko, podczas gdy w przypadku regularnego spotkania może być nieco więcej czasu na wdrożenie działań.

Kiedy zwołać spotkanie ad hoc w ostatniej chwili

Spotkanie ad hoc w ostatniej chwili powinno być zwoływane tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Wciąganie ludzi w spotkanie bez uprzedzenia zakłóci ich dzień, a powrót do normalnego trybu pracy po spotkaniu może zająć trochę czasu, bez względu na to, jak krótkie ono było.

Tam, gdzie to możliwe, należy starać się uprzedzać ludzi o spotkaniu z dużym wyprzedzeniem. Zdarzają się jednak sytuacje, w których nie jest to możliwe i wymagane jest spotkanie ad hoc. Może to być sytuacja awaryjna lub wynikać z nadarzającej się okazji, która ma krótki termin i wymaga natychmiastowego działania. Może się zdarzyć, że od członków zespołu wymagana jest natychmiastowa informacja zwrotna lub potrzebne są pilne aktualizacje dotyczące projektu. Może się zdarzyć, że nie ma pewności co do tego, czego wymaga się od zespołu, a spotkanie jest potrzebne, aby zapewnić wyjaśnienie, aby ludzie mogli kontynuować pracę z jasnymi celami.

Nawet w takich sytuacjach należy rozważyć, czy spotkanie jest najlepszym rozwiązaniem. Być może wystarczy e-mail lub rozmowa telefoniczna z jednym lub dwoma uczestnikami. Czasami kwestia może być zbyt złożona, aby omówić ją za pośrednictwem poczty elektronicznej lub może dotyczyć zbyt wielu osób - w takim przypadku rozwiązaniem może być spotkanie.

Należy również rozważyć wpływ zorganizowania spotkania w ostatniej chwili i porównać koszty z korzyściami. Zakłócanie czyjegoś dnia nigdy nie jest idealnym rozwiązaniem, ale może być po prostu lepiej to zrobić, niż w ogóle nie organizować spotkania.

Jak przeprowadzić efektywne spotkanie ad hoc

Spotkania ad hoc zazwyczaj dotyczą potrzeb o wysokim priorytecie, więc ważne jest, aby były prowadzone efektywnie.

Ustal jasne cele spotkania i porządek obrad

Nawet jeśli spotkanie ad hoc będzie miało niewiele czasu na przygotowanie, nadal ważne jest ustalenie jasnych celów spotkania. Cele te mogą być krótkie i zwięzłe, ale ich wyznaczenie pomoże wszystkim skupić się na sobie, prowadząc do bardziej produktywnych rezultatów.

Po ustaleniu celów można przygotować agendę. Może to być bardziej nieformalne niż zwykła agenda spotkania, ale nadal powinno obejmować najważniejsze punkty. Jeśli to możliwe, powinien on zostać rozesłany do uczestników przed spotkaniem - nawet wysłanie go około 10 minut wcześniej pozwoli ludziom trochę się przygotować i zacząć myśleć o tym, co jest wymagane. Może to pomóc zaoszczędzić cenny czas podczas samego spotkania.

Zapraszaj tylko kluczowych interesariuszy

Spotkanie ad hoc w ostatniej chwili prawdopodobnie zakłóci dzień uczestników. Należy więc starać się zminimalizować te zakłócenia, zapraszając tylko kluczowych interesariuszy. W spotkaniu powinny uczestniczyć wyłącznie osoby bezpośrednio zaangażowane w daną sytuację i/lub posiadające niezbędną wiedzę i doświadczenie w danej kwestii.

Czasami najlepszym rozwiązaniem może być włączenie osób, których będą dotyczyć decyzje podjęte podczas spotkania, ale nie zawsze jest to możliwe. Bardziej praktycznym rozwiązaniem może być po prostu zaproszenie liderów zespołów i pozwolenie im na dystrybucję i delegowanie informacji i działań do ich zespołów po podjęciu decyzji.

Utrzymuj spotkanie na właściwym torze

Czas podczas spotkania będzie prawdopodobnie krótki. Dlatego ważne jest, aby dyskusje były skoncentrowane i utrzymywane na właściwym torze. Powinieneś zapoznać się z agendą spotkania, aby upewnić się, że wszystko, co należy omówić, zostało omówione w możliwie najbardziej efektywny sposób. Jeśli rozmowy zejdą na boczny tor, należy poprowadzić ludzi z powrotem do porządku obrad.

Czasami może pojawić się rozmowa, która może być cenna, ale nie jest całkowicie związana z bieżącą kwestią. W takim przypadku należy zanotować to, co zostało powiedziane i zorganizować kolejne spotkanie lub nieformalną rozmowę telefoniczną, aby kontynuować dyskusję w późniejszym terminie.

Zachęcaj do udziału

Chociaż spotkanie ad hoc w ostatniej chwili powinno być zwięzłe, nadal należy zachęcać uczestników do udziału. Jeśli nie ma potrzeby współpracy podczas spotkania, może nie być powodu, aby je organizować, a lepszym rozwiązaniem może być wysłanie wiadomości e-mail z informacjami.

Aby zachęcić do współpracy, należy upewnić się, że sala konferencyjna jest wyposażona w niezbędne narzędzia komunikacyjne. Może to obejmować flipcharty, tablice, a nawet ekran projekcyjny, jeśli chcesz, aby wszyscy coś widzieli, na przykład stronę internetową lub narzędzie analityczne. Powinieneś robić notatki w miejscu, w którym każdy może je zobaczyć i odwoływać się do nich podczas spotkania, aby móc odbijać się od pomysłów innych osób.

Przestrzegaj zaplanowanego czasu

W przypadku większości spotkań ważne jest przestrzeganie zaplanowanego czasu, ale jest to jeszcze ważniejsze w przypadku spotkań ad hoc. Spotkanie organizowane w ostatniej chwili powinno rozpocząć się i zakończyć punktualnie, aby zminimalizować zakłócenia w pracy uczestników.

Przestrzeganie wyznaczonego czasu pomoże również utrzymać koncentrację na spotkaniu. Gdy będziesz rygorystycznie pilnować czasu, będziesz bardziej świadomy, że musisz trzymać się porządku obrad i podejmować szybkie decyzje. Powinieneś przypisać sobie lub innemu uczestnikowi odpowiedzialność za śledzenie czasu i delikatne przypominanie ludziom, jeśli sprawy wydają się trwać dłużej niż planowano.

Notuj działania i kolejne kroki

Aby przeprowadzić produktywne spotkanie ad hoc, ktoś z uczestników powinien robić notatki przez cały czas jego trwania. Powinno to obejmować działania, osoby odpowiedzialne i terminy dla każdego działania. Prowadzenie rejestru tego, co zostało powiedziane i postanowione, oznacza, że uczestnicy będą mieli do czego się odnieść po zakończeniu spotkania, aby dokładnie wiedzieli, czego się od nich wymaga.

Po zakończeniu spotkania należy wysłać notatki i upewnić się, że trafiły one do wszystkich obecnych. Jeśli inni członkowie zespołu, którzy nie byli obecni, mają teraz obowiązki, należy również upewnić się, że są oni włączeni w komunikację.

Można również określić, jakie będą kolejne kroki w celu podjęcia decyzji podjętych na spotkaniu i działań, które zostały ustalone. Może się okazać, że w przyszłości konieczne będzie kolejne, zaplanowane spotkanie, a może bardziej odpowiednie będą raporty z projektów.

Gotowy na spotkanie ad hoc?

Wiedza o tym, jak zaplanować i zorganizować spotkanie ad hoc jest cenna. Teraz będziesz wiedzieć, jak sobie z tym poradzić, gdy pojawi się sytuacja wymagająca pilnej uwagi, i będziesz w stanie działać szybko i skutecznie.

Nobo oferuje szereg praktycznych narzędzi i rozwiązań wspomagających efektywne spotkania i komunikację w miejscu pracy, w tym tablice, oznakowanie, tablice informacyjne i sprzęt do projekcji. Już dziś zapoznaj się z naszymi produktami i zobacz, jak możemy pomóc Twojej firmie.