Skuteczna kontynuacja spotkania jest istotnym sposobem zapewnienia, że decyzje i plany są przekazywane, a działania są realizowane. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego kontynuacja spotkania jest tak ważna i jak można ją prawidłowo i skutecznie przeprowadzić.

Dlaczego kontynuacja spotkania jest ważna?

Podczas jednego spotkania można wiele omówić. Kontynuacja spotkania tworzy zapis, do którego uczestnicy mogą się odwołać, dzięki czemu mają jasność co do tego, co zostało omówione i jakie działania zostały podjęte w wyniku spotkania.

Bez kontynuacji spotkania, ważne szczegóły mogą zostać zapomniane, a uzgodnione zadania mogą nie zostać ukończone. Może to mieć negatywny wpływ na produktywność, a nawet reputację marki.

Kontynuacja spotkania może być również przydatna dla każdego, kto nie mógł w nim uczestniczyć. Będą mogli dowiedzieć się, co było omawiane, aby mieć wszystkie istotne informacje, których mogą potrzebować.

Korzystanie z wiadomości e-mail po spotkaniu może również zapewnić wątek dla osób do śledzenia postępów w działaniach i informacji zwrotnych na temat tego, kiedy zadania zostały zakończone lub czy wystąpiły opóźnienia.

Najlepsze praktyki na spotkanie, aby umożliwić skuteczną kontynuację

Aby skutecznie kontynuować spotkanie, należy podjąć pewne kroki podczas samego spotkania.

Sporządzanie protokołów

Wybór jednej osoby na spotkaniu do sporządzania protokołów jest przydatnym narzędziem do wykorzystania podczas kontynuacji spotkania. Jeśli regularnie organizujesz spotkania, możesz zmieniać osoby protokołujące lub wyznaczyć jedną osobę do protokołowania za każdym razem. Pomocne może być, jeśli dana osoba sporządzała już wcześniej protokoły, aby wiedziała, jak najlepiej sporządzać protokoły i co w nich zawrzeć.

Protokół powinien podsumowywać, jakie tematy zostały omówione, kto co powiedział i jakie działania zostały określone, wraz z wszelkimi terminami, które zostały odnotowane. Jeśli istnieje agenda spotkania, można ją wykorzystać jako szablon do sporządzania notatek, aby było jasne, co i kiedy było omawiane.

Protokół może być dołączony do wiadomości e-mail po spotkaniu, ale nie powinien być jedyną załączoną rzeczą. Chociaż mogą być przydatne jako odniesienie, mogą zawierać zbyt wiele informacji dla każdego uczestnika spotkania, a kluczowe działania mogą zostać utracone.

Zidentyfikuj działania i przypisz właścicieli

Istotną częścią każdego spotkania jest jasne określenie działań i przypisanie każdemu działaniu właściciela, aby ludzie wiedzieli, za co są odpowiedzialni po spotkaniu.

Gdy na spotkaniu pojawią się potencjalne działania, omów, co należy zrobić i w jakim terminie. Zidentyfikuj najlepszą osobę, która weźmie odpowiedzialność za każde działanie i upewnij się, że rozumie, czego się od niej wymaga.

Może się zdarzyć, że jedno działanie będzie wymagało wielu osób do jego wykonania. Nawet w tym przypadku należy przypisać tylko jednego właściciela. Ułatwia to monitorowanie i śledzenie działań oraz pomaga uniknąć zamieszania i powielania pracy.

Czasami najlepsza osoba odpowiedzialna za działanie może nie być obecna na spotkaniu. W takim przypadku należy wyznaczyć jedną osobę, która będzie informować poszczególne osoby o tym, co będzie wymagane.

Rób zdjęcia wspólnej pracy

Często na spotkaniach będziesz używać tablice lub flipchart easel do robienia notatek i burzy mózgów. Mogą one być pomocne podczas spotkania, ponieważ dają wszystkim możliwość wyraźnego zobaczenia, co jest omawiane.

Ważne jest jednak, aby wszelkie sporządzone notatki można było udostępnić po spotkaniu w ramach działań następczych. W przeciwnym razie możesz sporządzić przydatne i ważne notatki i pomysły, które zostaną utracone i zapomniane po spotkaniu.

Możesz robić zdjęcia notatek sporządzanych na tablicach, a następnie udostępniać je w wiadomości e-mail po spotkaniu. Lub, jeśli notatki nie są wystarczająco jasne, możesz zrobić zdjęcia, a następnie wyznaczyć kogoś do przeniesienia informacji do dokumentu. Może to być pomocne w przypadku burz mózgów, ponieważ można zachować wizualny przepływ, zapewniając jednocześnie czytelność każdego słowa.

Podsumowanie na koniec spotkania

Na koniec spotkania należy poświęcić kilka minut na krótkie podsumowanie tego, co zostało omówione i postanowione, wraz z działaniami. Poinformuj ludzi, w jaki sposób i kto będzie kontynuował spotkanie oraz kiedy mogą spodziewać się działań następczych.

How to follow up on a meeting

Create an action plan

Jedną z najważniejszych części follow up spotkania jest stworzenie planu działania. Notatki ze spotkania powinny posłużyć jako podstawa do stworzenia planu działania. Dokument ten pokaże dokładnie, jakie działania należy podjąć, kto będzie za nie odpowiedzialny i w jakim czasie będą one musiały zostać podjęte i zakończone.

Plan działania można również wykorzystać do kategoryzacji działań, określając, które z nich są pilne, a które mniej. Pomocne może być stworzenie dokumentu opartego na współpracy, aby ludzie mogli go aktualizować przez cały czas trwania projektu, informując o statusie swoich działań.

Share the meeting follow up

Gdy masz już protokół ze spotkania i plan działania, musisz udostępnić działania następcze. Najczęstszym sposobem na to jest wysłanie wiadomości e-mail z odpowiedzią na spotkanie. Jeśli spotkanie jest związane z trwającym projektem, pomocne może być utworzenie dedykowanego kanału wiadomości na Slack lub Teams i używanie go do całej komunikacji, w tym do podsumowania spotkania.

Powinieneś wysłać podsumowanie spotkania tak szybko, jak to możliwe po spotkaniu - zwykle będzie to w ciągu 24-48 godzin, aby umożliwić przygotowanie protokołu i innych dokumentów.

Informacje uzupełniające po spotkaniu powinny zostać wysłane do wszystkich osób, które uczestniczyły w spotkaniu, a także do innych istotnych stron, które nie mogły w nim uczestniczyć lub nie uczestniczyły, ale mogą być teraz zaangażowane w działanie.

Informacje uzupełniające po spotkaniu powinny zawierać protokół ze spotkania i plan działania. Powinieneś także dołączyć krótkie podsumowanie spotkania, aby odświeżyć pamięć uczestników o tym, co było omawiane i poinformować tych, którzy nie byli obecni. Jeśli robiłeś notatki na tablicy, dołącz również ich zdjęcia lub wersję dokumentową. Jeśli spotkanie obejmowało prezentację, załączenie slajdów może być również pomocne.

Przykład wiadomości e-mail dotyczącej kontynuacji spotkania

Temat:  Kontynuacja [tematu spotkania]

Drogi Zespole,

Dziękujemy za poświęcenie czasu na udział w naszym dzisiejszym spotkaniu. Doceniam waszą ciężką pracę i wysiłki włożone w produktywność tego spotkania.

Aby kontynuować spotkanie, chciałbym podsumować kluczowe czynniki, które zostały omówione:

[lista wypunktowana kluczowych punktów dyskusji]

Podjęto następujące działania:

[wypunktowana lista działań i właścicieli działań]

Załączyłem dokument planu działania, który pomoże nam pracować nad tymi działaniami. [Ten dokument jest wspólny i jest zapisany w [folderze] Skorzystaj z tego planu działania, aby informować wszystkich na bieżąco o postępach w realizacji działań. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy z wykonaniem działań, daj mi znać, abyśmy mogli informować zespół.

Załączam również protokół i inne dokumenty, które wspierały nasze spotkanie, do wglądu.

Nasze następne spotkanie odbędzie się w dniu [data] i nie mogę się doczekać spotkania z wami wszystkimi.

Z najlepszymi życzeniami,

[Imię i nazwisko]

Jak śledzić działania po spotkaniu

Ważne jest, aby nie wysyłać tylko działań po spotkaniu, a następnie nie sprawdzać ponownie aż do następnego spotkania, zwłaszcza jeśli między spotkaniami jest duża przerwa. Śledź, co dzieje się z Twoim planem działania.

Jeśli wygląda na to, że rzeczy nie są wykonywane w uzgodnionym czasie, skontaktuj się ze współpracownikami, aby sprawdzić, czy nie ma z tym problemu. Być może mają do czynienia z przeszkodą, która wymaga wkładu ze strony reszty zespołu, lub po prostu zapomnieli zaktualizować dokument. Niezależnie od problemu, pomóż im go rozwiązać i upewnij się, że szerszy zespół projektowy jest na bieżąco informowany.