Jeśli po raz pierwszy otrzymałeś zadanie sporządzenia protokołu ze spotkania, prawdopodobnie czujesz się przytłoczony. Jak mogę zanotować wszystko, co zostało powiedziane?

Jednak dzięki odpowiednim narzędziom prowadzenie rejestru dyskusji i decyzji podjętych podczas spotkania może stać się łatwe. Protokoły ze spotkań są ważnym narzędziem do śledzenia postępów, upewniania się, że wszyscy są na tej samej stronie, a także do wykorzystania w przyszłości.

Aby pomóc Ci w skutecznym sporządzaniu protokołów ze spotkań, zebraliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci doskonalić swoje umiejętności i dostarczać jasne, zwięzłe i dokładne protokoły. Udostępniamy również darmowy szablon protokołu ze spotkania.

Przygotuj się z wyprzedzeniem

Przygotowanie jest kluczowe, jeśli chodzi o sporządzanie protokołów ze spotkań. Przed spotkaniem należy zapoznać się z agendą i uczestnikami. Pomoże to uchwycić wszystkie ważne informacje i zastosować je do właściwych osób.

Pomocne może być również utworzenie szablonu protokołu spotkania w oparciu o porządek obrad. To świetny sposób na zachowanie porządku i zapewnienie sobie notatek z każdego punktu dyskusji.

Wybierz odpowiednie narzędzia

Ludzie pracują w różny sposób, a sposób, w jaki najlepiej sporządzać protokoły ze spotkań, może być zupełnie inny niż w przypadku współpracowników. Niektórzy ludzie lubią zapisywać protokoły bezpośrednio na laptopie, podczas gdy inni wolą długopis i kartkę papieru lub mini tablicę, tak, aby kluczowe słowa i frazy mogły być zaznaczone, gdy protokół jest zapisywany w całości.

Pisanie na maszynie może być korzystne, szczególnie jeśli jesteś wykwalifikowaną maszynistką. Dźwięk stukających klawiszy może być jednak uciążliwy dla uczestników spotkania. Notatki odręczne są idealne, jeśli masz doświadczenie w pisaniu odręcznie lub wolisz uzupełnić protokół po spotkaniu.

Rób jasne i zwięzłe notatki

Robienie jasnych i zwięzłych notatek podczas spotkania jest ważne. Nie zapominaj jednak, że możesz wrócić i uporządkować swoją pracę po spotkaniu.

Powinieneś upewnić się, że słuchasz uważnie i wychwytujesz kluczowe punkty. Kluczowe jest zachowanie obiektywizmu.

Niektórzy ludzie lubią pisać notatki ze spotkań, co pozwala na łatwiejszą edycję w późniejszym czasie. Jeśli nie jest to możliwe, powstrzymaj się od zapisywania każdego słowa - używaj skrótów lub kluczowych słów i fraz, które możesz później rozwinąć.

Zidentyfikuj kluczowe punkty

Podjęcie decyzji, jakie kluczowe punkty zanotować podczas sporządzania protokołu ze spotkania, może być mylące. Zbyt często protokolanci starają się przekazać zbyt wiele informacji, co oznacza, że pomijają kolejny punkt porządku obrad.

Możesz zidentyfikować kluczowe punkty, słuchając następujących informacji:

• Decyzje, które zostały podjęte
• Działania, które zostały przydzielone
• Nowe informacje, które zostały udostępnione
• Pytania, które zostały zadane

Zapisz decyzje i działania

Decyzje i działania są najważniejszymi tematami do zapisania w protokole spotkania. Informacje te będą miały wpływ na przyszłość i pomogą wszystkim w dążeniu do tego samego celu.

Podczas rejestrowania decyzji i działań ważne jest, aby jasno określić, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i do kiedy należy je wykonać. Możesz również określić termin wykonania każdego zadania.

Przedstaw podsumowanie

Na końcu notatek ze spotkania warto podsumować dyskusję. Pozwoli to na wyciągnięcie wniosków i upewnienie się, że wszyscy dobrze rozumieją, jak należy postępować.

Podsumowanie powinno być krótkie i rzeczowe. Powinien on zawierać kluczowe punkty dyskusji, a także wszelkie podjęte decyzje lub działania.

Korekta protokołu

Po napisaniu ostatecznej wersji protokołu ze spotkania ważne jest, aby dokładnie go sprawdzić. Należy upewnić się, że nie zawierają one błędów i dokładnie przekazują wymagane informacje.

Pomocne może być poproszenie współpracownika o korektę protokołu spotkania. Czasami twoje oko nie wychwyci błędów w pracy, na której się skupiłeś.

Dystrybucja protokołów

Gdy protokoły zostaną sprawdzone i będą wolne od błędów, możesz rozesłać je do uczestników spotkania. Możesz wysłać je pocztą elektroniczną lub umieścić na udostępnionym dysku.

Ważne jest, aby rozpowszechniać protokoły szybko po spotkaniu, aby każdy miał informacje potrzebne do kontynuowania działań i decyzji.

Skuteczne sporządzanie protokołów ze spotkań jest ważną umiejętnością, która może pomóc ci być bardziej skutecznym komunikatorem i współpracownikiem. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz pisać protokoły ze spotkań, które są jasne, zwięzłe i dokładne. Poniżej znajduje się darmowy szablon protokołu spotkania, który pomoże Ci następnym razem, gdy będziesz musiał udokumentować spotkanie.

Szablon protokołu spotkania

Data spotkania: zwykle wyświetlana jako dzień-miesiąc-rok z początkowymi zerami.

Czas spotkania: zazwyczaj wyświetlany w notacji dwudziestoczterogodzinnej.

Lokalizacja spotkania: może być wirtualna lub w określonym pomieszczeniu.

Uczestnicy: lista wszystkich obecnych zarówno fizycznie, jak i wirtualnie.

Nieobecni: lista wszystkich zaproszonych osób, które nie mogły przybyć na spotkanie.

Porządek obrad: przedstaw porządek obrad, który został rozesłany przed spotkaniem.

Protokół: ta sekcja powinna przedstawiać dyskusje dotyczące punktów spotkania, które nie są decyzjami ani działaniami.

Decyzje i działania: przekaż wyniki, w tym terminy, w stosownych przypadkach, dla działań.

Next Steps: jest to idealne miejsce na określenie daty i godziny następnego spotkania.

Notes: podkreśl wszelkie dodatkowe informacje, które będą przydatne.

Distribution: wyszczególnij, w jaki sposób notatki ze spotkania zostaną dostarczone.