Układ sali konferencyjnej może mieć duży wpływ na to, jak bardzo uczestnicy będą zaangażowani w spotkanie. Właściwy układ zależy jednak od celu spotkania. Poniżej przyjrzymy się dokładnie, dlaczego układ sali konferencyjnej może ułatwić zaangażowanie, niektóre z różnych dostępnych opcji układu sali konferencyjnej i jak wybrać najlepszy dla swojego spotkania.

Dlaczego układ sali konferencyjnej jest ważny

Istnieje wiele powodów, dla których układ sali konferencyjnej jest ważny. Odpowiedni układ pomoże zespołowi poczuć się bardziej zaangażowanym i wnieść swój wkład w spotkanie. Może to pomóc w ułatwieniu pomysłów i dyskusji, ostatecznie prowadząc do bardziej produktywnego spotkania.

Korzystanie z innego układu sali konferencyjnej niż można by się spodziewać może być dobrym sposobem na ożywienie sytuacji. Może to pomóc ludziom przełamać swoje nawyki i otworzyć się na nowe pomysły i doświadczenia.

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze układu sali konferencyjnej

Przy wyborze opcji układu sali konferencyjnej należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Należą do nich:

• Liczba uczestników

Ile osób weźmie udział w spotkaniu? Będzie to miało duży wpływ na wybór stylu aranżacji sali konferencyjnej. Niektóre opcje nie będą odpowiednie dla dużych grup, a inne nie sprawdzą się w przypadku mniejszych liczb.

• Dostępność

Układ sali konferencyjnej będzie musiał być zgodny z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy zapewnić wyraźne ścieżki do wyjść ewakuacyjnych i dostęp dla wózków inwalidzkich, jeśli jest to wymagane.

• Rozmiar sali konferencyjnej

Rozmiar sali konferencyjnej może ograniczać opcje układu sali konferencyjnej. Jeśli pomieszczenie jest zbyt małe, możesz mieć niewiele opcji jego aranżacji. Wciąż jednak istnieją angażujące opcje, które omówimy bardziej szczegółowo poniżej.

• Narzędzia wizualne

Jakiego rodzaju narzędzi wizualnych będziesz używać podczas spotkania? Czy potrzebujesz centralnego projekcji ekranu? Czy planujesz wspólne planowanie na tablicach? Narzędzia, których będziesz używać, zadecydują o najlepszym układzie sali konferencyjnej dla Twoich wymagań.

• Sprzęt dla uczestników

Jakiego sprzętu będą używać Twoi uczestnicy? Jeśli uczestnicy będą mieli laptopy, układ sali konferencyjnej będzie musiał uwzględniać punkty ładowania, aby ludzie mogli pracować bez zakłóceń, ale także aby przewody nie stwarzały zagrożenia potknięcia się.

• Dodatkowe potrzeby

Decydując się na układ sali konferencyjnej, należy również wziąć pod uwagę wszelkie dodatkowe potrzeby, które będą obecne na spotkaniu. Na przykład, jeśli w sali konferencyjnej będą spożywane posiłki, należy uwzględnić miejsce na jedzenie. Jeśli dostępna będzie kawa i herbata, będziesz potrzebować na nie miejsca lub umieścić je na stołach, przy których będą pracować ludzie.

• Cele

Na koniec, ale być może przede wszystkim, musisz zastanowić się, co chcesz osiągnąć podczas spotkania. Będzie to miało największy wpływ na najlepszy układ sali konferencyjnej, aby promować maksymalne zaangażowanie. Czy spotkanie ma na celu przekazanie informacji? Czy chodzi o współpracę i wymyślanie pomysłów? Czy jest to nauczanie i edukowanie? Każdy styl układu sali konferencyjnej będzie miał zalety i wady, więc cele spotkania powinny być jasne.

Opcje układu sali konferencyjnej

Kształt litery U

Układ sali konferencyjnej w kształcie litery U jest prawdopodobnie jednym z najbardziej popularnych układów, zwłaszcza gdy masz centralny punkt centralny, taki jak prezentacja lub mówca. W układzie U-shape stoły ustawione są w kształcie podkowy. Na otwartym końcu można umieścić tablicę, ekran projekcyjny lub głośnik (lub wszystkie powyższe elementy, jeśli wymaga tego spotkanie).

Można również ustawić kształt litery U bez stołów, jeśli nie są one potrzebne do spotkania. W takim przypadku można po prostu ustawić krzesła w kształcie litery U, aby wszyscy widzieli punkt centralny.

Kształt litery U pozwala na lepszą komunikację między uczestnikami, ponieważ wszyscy widzą się nawzajem. Jednocześnie wszyscy uczestnicy mogą z łatwością zobaczyć prelegenta i/lub prezentację, więc łatwo jest im pozostać zaangażowanym. Gdy używane są stoły, uczestnicy mogą łatwo robić notatki na swoich laptopach lub na papierze.

Wadą układu w kształcie litery U jest to, że większość uczestników będzie patrzeć na punkt centralny z boku. Może to być niewygodne, jeśli spotkanie ma trwać przez dłuższy czas.

Kształt litery U również nie jest najlepszy dla dużych grup. Jeśli kształt litery U jest zbyt duży, ludzie nie będą w stanie się komunikować i mogą mieć trudności z dostrzeżeniem centralnego punktu. Należy również wziąć pod uwagę, że kształt litery U nie wykorzystuje przestrzeni najbardziej efektywnie, więc mniejsze sale konferencyjne mogą nie być w stanie pomieścić tego układu.

Sala konferencyjna

Układ sali konferencyjnej to kolejny popularny układ sali konferencyjnej. W tym stylu zazwyczaj znajduje się jeden duży prostokątny stół z krzesłami wokół niego. Ten układ najlepiej sprawdza się w przypadku spotkań, które koncentrują się na agendzie, a nie prezentacji, z wymianą informacji i potencjalnych pomysłów.

Zaletą tego stylu układu sali konferencyjnej jest to, że pozwala wszystkim uczestnikom komunikować się i współpracować, ponieważ wszyscy widzą się bezpośrednio. Stół zapewnia dużo miejsca na laptopy i dokumenty, a także napoje, a nawet jedzenie.

Jedną z wad tego układu jest to, że nie jest najlepszy dla wszystkich, jeśli prezentacja musi być oglądana. Zazwyczaj niektóre osoby będą musiały obrócić się na swoich miejscach, jeśli ma być jeden centralny punkt.

Inną wadą jest to, że uczestnicy mogą być rozproszeni, jeśli mają przed sobą laptopy. W takim przypadku ważne jest, aby zakomunikować, że e-maile i inne prace powinny poczekać do czasu po spotkaniu.

Inną potencjalną wadą układu spotkania w sali konferencyjnej jest to, że osoby znajdujące się na odległych końcach stołów mogą czuć się odizolowane. Czasami posiadanie jednej lub dwóch osób na końcu może działać świetnie, jeśli masz przewodniczącego spotkania lub lidera, który powinien być centralnym punktem. Jeśli prowadzisz spotkanie, na którym wszyscy powinni mieć równe szanse, użycie okrągłego lub kwadratowego stołu może pomóc zrównoważyć sytuację.

Teatr

Układ sali konferencyjnej w stylu teatralnym jest idealny dla bardzo dużych grup, w których celem spotkania jest przekazanie informacji lub edukacja. W tym miejscu należy ustawić krzesła w rzędach, jak w teatrze, wszystkie skierowane w stronę jednego punktu centralnego. Często centralnym punktem będzie ekran projekcyjny z prezentacją dla ludzi.

Jedną z zalet tej opcji układu jest to, że można łatwo pomieścić duże grupy ludzi. Bez stołów można zmieścić więcej krzeseł, zapewniając jednocześnie łatwy dostęp. Uczestnicy będą całkowicie skupieni na prelegencie i/lub prezentacji, ponieważ wszyscy będą mogli ją łatwo zobaczyć i nie będą mieli przed sobą laptopów ani niczego innego, co mogłoby ich rozpraszać.

Ten układ sali konferencyjnej nie będzie najlepszy, jeśli spotkanie wymaga współpracy między uczestnikami. W razie potrzeby można zaprosić do dyskusji osoby siedzące obok siebie, ale generalnie należy skupić się na mówcy i przyswajaniu informacji.

W takiej konfiguracji uczestnikom może być trudno robić notatki. Możesz użyć siedzeń w stylu uniwersyteckim, które zawierają mały, dołączony stolik do robienia notatek. Możesz też upewnić się, że prezentacja zostanie wysłana do uczestników po spotkaniu, aby mogli odświeżyć sobie to, co zostało powiedziane.

Classroom

Układ sali konferencyjnej w klasie jest podobny do stylu teatralnego, ale tutaj będą stoły. Pomieszczenie będzie więc ustawione jak sala lekcyjna, ze stołami i krzesłami w rzędach skierowanych do przodu. Ten układ jest świetny, jeśli masz prezentację i/lub prelegenta, ale także wymaga od uczestników korzystania z laptopów lub innych urządzeń. Stoły zapewniają dodatkową przestrzeń do pracy, a także miejsce na napoje i jedzenie, jeśli jest to wymagane podczas spotkania.

Podobnie jak styl teatralny, ta opcja układu nie pozwala na łatwą współpracę między uczestnikami, więc powinna być ograniczona do użycia, gdy nie będzie to celem spotkania.

Czasami układ klasowy może oznaczać, że osoby znajdujące się na odległych końcach rzędów mają trudności z zobaczeniem centralnego punktu. Ułożenie rzędów w szewrony, tak aby znajdowały się pod kątem do punktu centralnego, może pomóc złagodzić ten problem.

Kabaret

Układ kabaretowy sali konferencyjnej jest świetny, gdy uczestnicy muszą widzieć centralny punkt skupienia, ale także współpracować w mniejszych grupach. Będzie się on składał z kilku mniejszych, okrągłych stołów. Miejsca siedzące będą ułożone w półksiężyc wokół jednej połowy stołu, z otwartą przestrzenią wokół drugiej połowy skierowaną w stronę punktu centralnego.

Kabaretowe style aranżacji sal konferencyjnych pozwalają na maksymalne zaangażowanie, ponieważ uczestnicy będą mieli wyraźny widok na mówcę i/lub prezentację. Jednocześnie będą mogli dyskutować i komunikować się ze sobą w małych grupach przy każdym stole. Ta opcja jest idealna do prezentacji, które wymagają krótkiej pracy grupowej.

Potencjalną wadą siedzenia w stylu kabaretowym jest to, że może zachęcać uczestników do rozmowy, gdy nie jest to istotne lub nie jest to właściwy czas. Wciągająca prezentacja pomoże tego uniknąć.

Bankiet

Opcja układu sali bankietowej jest podobna do kabaretu, ponieważ składa się z wielu mniejszych, okrągłych stołów. Jednak w przypadku siedzeń w stylu bankietowym krzesła będą ustawione wokół całego stołu, bez wolnej przestrzeni.

Układ bankietowy jest idealny, gdy głównym celem spotkania jest współpraca grupowa lub nawiązywanie kontaktów. Pozwala to na łatwą komunikację między uczestnikami, a stół zapewnia dużo miejsca na korzystanie z laptopów, robienie notatek i poczęstunek.

Wadą siedzenia w stylu bankietowym jest to, że może być trudne do nawiązania kontaktów między innymi grupami. Możesz włączyć do spotkania mingling, czyli poprosić uczestników o poruszanie się wokół stołów i poświęcenie czasu każdemu z nich.

Układ sali bankietowej również nie pozwala na łatwe oglądanie centralnego punktu skupienia. Jeśli masz prelegenta, najlepiej, aby poruszał się po pokoju, aby ludzie nie musieli się zbytnio wysilać, aby go zobaczyć i zaangażować. Jeśli masz prezentację, lepszym rozwiązaniem może być użycie alternatywnego układu sali konferencyjnej, takiego jak kabaret, dzięki czemu ludzie nie będą musieli obracać się na krzesłach, aby ją obejrzeć.

Jaki jest najlepszy styl układu sali konferencyjnej dla Twojego spotkania?

Najlepszy układ sali konferencyjnej będzie zależeć od celów spotkania. Każdy styl ma inne zalety, które pomagają zmaksymalizować zaangażowanie uczestników.

Jeśli masz małą grupę, a celem spotkania jest wymiana informacji, styl sali konferencyjnej może być najlepszym rozwiązaniem.

Jeśli masz małą lub średnią grupę i wymagasz od uczestników oglądania prezentacji lub centralnego punktu skupienia, a jednocześnie możesz komunikować się ze sobą, styl U może być tym, czego potrzebujesz.

Jeśli masz średnią lub dużą grupę i wymagasz od uczestników oglądania prezentacji lub mówcy z niewielką lub żadną współpracą, najlepszym rozwiązaniem może być układ teatralny lub klasowy.

Jeśli masz średnią lub dużą grupę, która musi ze sobą współpracować, najlepiej sprawdzą się style bankietowe lub kabaretowe.