Regularne indywidualne spotkania z pracownikami mogą przynieść wiele korzyści zarówno poszczególnym osobom, zespołowi, jak i całej firmie. Ale ważne jest, aby zadawać właściwe pytania podczas spotkania indywidualnego, aby upewnić się, że jest to efektywne wykorzystanie czasu.

Tutaj mówimy o tym, dlaczego spotkania indywidualne są ważne, jak można zorganizować skuteczne spotkanie indywidualne i jakie rodzaje pytań można zadać.

Jakie są korzyści ze spotkań indywidualnych?

Istnieje kilka funkcji spotkania indywidualnego. Mogą one skutecznie poprawić komunikację między Tobą a Twoim pracownikiem oraz pomóc w budowaniu i utrzymywaniu dobrych relacji.

Mogą być również przydatne do śledzenia celów i zadań pracowników. Cele te mogą zostać wyznaczone w corocznym przeglądzie, ale regularne spotkania indywidualne mogą pomóc w monitorowaniu postępów pracownika w międzyczasie.

Ważną funkcją spotkania indywidualnego jest umożliwienie pracownikowi omówienia spraw, które mają na niego wpływ. Jest to łatwy sposób na zidentyfikowanie wszelkich problemów i zapewnienie wsparcia tam, gdzie jest ono potrzebne, niezależnie od tego, czy dotyczy to dynamiki zespołu, procesów pracy, czy samego pracownika. Spotkania indywidualne pomagają również sprawić, że pracownik czuje się cenionym członkiem zespołu i unika poczucia izolacji.

Jak zorganizować spotkanie indywidualne

Spotkanie indywidualne najlepiej rozpocząć od krótkiej nieformalnej rozmowy, aby przełamać lody. Natychmiastowe rozpoczęcie spotkania od formalnych pytań może być odstręczające i może sprawić, że pracownik poczuje się niekomfortowo. Zamiast tego przywitaj się z nimi i porozmawiaj na ogólne tematy, takie jak to, jak się mają, jak radzi sobie ich rodzina itp.

Po rozpoczęciu dyskusji możesz przejść do bardziej formalnych pytań dotyczących spotkań indywidualnych. Powinny one dotyczyć ich pracy i tego, jak sobie radzą, wyzwań, przed którymi stanęli, oraz wszelkiego wsparcia, jakiego mogą potrzebować w przyszłości. Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych pytań na spotkanie indywidualne.

Po opracowaniu pytań możesz dać pracownikowi szansę na poruszenie wszystkiego, o czym chciałby porozmawiać, a co nie zostało omówione. Ważne jest, aby pozostawić im wystarczająco dużo czasu na omówienie wszelkich kwestii, aby można było je rozwiązać. Nie danie pracownikowi możliwości porozmawiania o tym, czego chce, może spowodować, że będzie zmagał się z jakąś kwestią lub po prostu nie poczuje się wysłuchany lub doceniony.

Gdy wszyscy omówią to, czego potrzebują, możesz zamknąć spotkanie. Należy to zawsze robić w jak najbardziej ciepłym i przyjaznym tonie, niezależnie od tego, o czym rozmawiano podczas spotkania. Może to pomóc w utrzymaniu wysokiego morale, ponieważ pracownik może zająć się resztą swojego dnia pracy.

10 pytań na spotkaniach indywidualnych, które można zadać pracownikowi

Poniżej znajduje się kilka przykładowych pytań, które można zadać podczas spotkań indywidualnych. Pomocne może być spersonalizowanie pytań w stosownych przypadkach, tak aby można było mówić o konkretnym projekcie lub czymś, nad czym pracownik pracował. 

• Jak minął ostatni tydzień/miesiąc?

To pytanie może być dobrym początkiem, ponieważ daje pracownikowi możliwość omówienia w sposób ogólny, jak się sprawy miały od ostatniego spotkania. IT może pomóc w określeniu, czy sprawy idą dobrze, czy nie, oraz czy pracownik ma pozytywne czy negatywne odczucia związane z pracą.

• Jakie są obecnie priorytety w pracy?

To pytanie może pomóc w skupieniu się na spotkaniu. Możesz dowiedzieć się, nad czym pracował Twój pracownik i co jest dla niego obecnie najważniejsze. Jeśli ich priorytety nie są zbieżne z Twoimi lub zespołu, możesz pomóc w ich dostosowaniu.

• Jakie są Twoje plany na nadchodzące tygodnie?

Pomaga to zidentyfikować, na czym pracownik będzie się koncentrował i jego nadchodzące plany pracy. Możesz upewnić się, że jest to skorelowane z Twoimi planami dla zespołu. Daje to również pracownikowi szansę na omówienie swojego obciążenia pracą i tego, czy czuje, że ma za dużo lub za mało do zrobienia.

• Co jest dla Ciebie najważniejszym wydarzeniem w pracy w ostatnim czasie?

Rozmowa o najważniejszych wydarzeniach i osiągnięciach w cztery oczy jest bardzo ważna. Powinieneś świętować z pracownikiem jego osiągnięcia i upewnić się, że wie on, że jego praca jest doceniana.

• Co było dla ciebie ostatnio wyzwaniem?

Rozmowa o wyzwaniach i zmaganiach, z którymi zmierzył się twój pracownik, jest tak samo ważna, jak mówienie o pozytywnych osiągnięciach. W tym miejscu można zidentyfikować słabe punkty pracownika i/lub sposób pracy zespołu i firmy. Następnie możesz zapewnić większe wsparcie tam, gdzie jest ono potrzebne, czy to poprzez zmianę procesów, czy zapewnienie większej liczby szkoleń lub lepszego sprzętu.

• Jak układają się relacje z zespołem/współpracownikami?

To, jak pracownik dogaduje się z resztą zespołu, może mieć duży wpływ na jego pracę. Pozwolenie pracownikowi na omówienie tego, jak czuje się w stosunku do swoich współpracowników, może pomóc w zidentyfikowaniu napięć w relacjach i sytuacji, w których konieczne może być udzielenie dodatkowego wsparcia.

• Czy jest jakieś wsparcie, którego mogę ci udzielić, aby ułatwić ci codzienne życie?

To ważne pytanie, aby określić, w jaki sposób możesz pomóc swojemu pracownikowi. Może to być coś tak prostego, jak wymaganie dodatkowego sprzętu, takiego jak tablice w celu poprawy planowania i organizacji pracy. Może się zdarzyć, że będziesz musiał pomóc współpracownikowi, z którym masz trudności w pracy.

• Czy jest jakaś część działalności lub coś dzieje się w zespole, o czym czujesz, że nie masz pojęcia?

Czasami trudno jest utrzymać dokładną komunikację w zespole, a ludzie mogą spaść na margines. To pytanie pomaga zidentyfikować obszary, w których może być konieczna poprawa komunikacji, jednocześnie informując pracownika o wszystkim, na temat czego potrzebuje więcej szczegółów.

• Czy są jakieś nadchodzące projekty, nad którymi chciałbyś pracować?

To pytanie daje pracownikowi szansę omówienia, czy zbliża się coś, do czego mógłby wnieść wartość dodaną. Może to być związane z ich obecną rolą lub jej rozszerzeniem. Pomocne może być tutaj poinformowanie ich o nadchodzących projektach, jeśli jeszcze o nich nie wiedzą.

• Czy są jakieś szkolenia, które możemy zapewnić, aby pomóc Ci rozwijać się na Twoim stanowisku?

Ostatnie pytanie może dotyczyć dalszego rozwoju pracownika. Mogą mieć luki w swoich obecnych umiejętnościach, w przypadku których dodatkowe szkolenia mogłyby pomóc im w wykonywaniu pracy wyższej jakości lub być bardziej wydajnymi. Być może chcą rozszerzyć swoją rolę, a dodatkowe szkolenie może pomóc im osiągnąć ten cel. Powinieneś być w stanie zaoferować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne kursy szkoleniowe, takie jak obserwacja współpracownika lub udział w kursie online.

Najlepsze praktyki dotyczące spotkań indywidualnych

To, jak regularnie organizujesz spotkania indywidualne, zależy od tego, jak blisko współpracujesz ze swoimi pracownikami, jak często musisz się meldować, a także od wielkości zespołu. Spotkania indywidualne powinny odbywać się co najmniej raz w miesiącu, ale pomocne mogą okazać się spotkania cotygodniowe. Możesz dostosować swoje pytania do częstotliwości, która jest dla Ciebie odpowiednia - na przykład może nie być konieczne, aby co tydzień pytać, czy Twój pracownik potrzebuje dodatkowego szkolenia.

Powinieneś zmieniać temat swoich pytań i skorelować je z tym, co dzieje się w Twoim zespole i firmie w danym momencie. Jeśli więc realizowany jest duży projekt, w którym uczestniczy pracownik, warto skupić się na nim podczas spotkania.

Podczas spotkania należy zapewnić pracownikowi wystarczająco dużo czasu na wypowiedź. Powinieneś aktywnie słuchać tego, co mówią i robić notatki, jeśli jest to właściwe. Chcesz mieć pewność, że pracownik czuje się wysłuchany i doceniany jako część zespołu.

Spotkanie powinno koncentrować się na pracowniku i jego postępach. Nie powinieneś poświęcać zbyt wiele czasu na raporty o stanie lub postępach w konkretnych zadaniach, chyba że jest to istotne dla spotkania.

Powinieneś mieć otwarty umysł przez całe spotkanie i udzielać szczerych informacji zwrotnych. Pomocne może być wysłanie krótkiej wiadomości po spotkaniu, wyszczególniającej wszelkie działania lub kolejne kroki, które zostały omówione. Możesz również zanotować wszelkie tematy, o których rozmawialiście, a do których trzeba będzie powrócić na następnym spotkaniu, aby upewnić się, że nie zostaną zapomniane.