Niezależnie od tego, czy uczestniczysz w szybkim spotkaniu, czy w długiej sesji strategicznej, sporządzanie skutecznych notatek ze spotkania jest niezbędne, aby zachować porządek i upewnić się, że ważne szczegóły nie zostaną zapomniane. Jednak przy tak wielu sposobach przechwytywania informacji może być trudno wiedzieć, która metoda jest najlepsza dla Ciebie. Czy powinieneś trzymać się tradycyjnego podejścia opartego na długopisie i papierze, czy też skorzystać z wygodnych narzędzi cyfrowych? A co z nagrywaniem głosu lub wspólnymi notatkami z zespołem?

Na tym blogu omówimy pięć różnych sposobów sporządzania notatek ze spotkań, z których każdy ma swój własny zestaw korzyści. Pomożemy Ci zdecydować, które podejście może być najlepsze dla Twojego stylu i typu spotkania, pomagając zwiększyć produktywność spotkań i efektywność działań następczych.

Tradycyjne pióro i papier

W erze cyfrowej może się wydawać, że tradycyjny długopis i papier to przestarzałe metody sporządzania notatek ze spotkań. Jest to jednak klasyczna technika, którą wiele osób decyduje się wdrożyć i nie bez powodu. Sporządzanie notatek w staroświecki sposób ma wiele zalet, zwłaszcza jeśli chodzi o zaangażowanie i retencję.

Korzyści z pisania ręcznego

Badania pokazują, że pisanie odręczne pomaga poprawić pamięć i rozumienie tekstu. Podczas robienia notatek za pomocą długopisu i papieru istnieje większe prawdopodobieństwo, że przetworzysz informacje, które zapisujesz, zamiast po prostu je transkrybować. Fizyczne zapisanie czegoś wymaga większego wysiłku poznawczego, co może prowadzić do głębszego zrozumienia materiału omawianego podczas spotkania.

Ponadto wiele osób uważa, że pisanie ręczne pozwala im lepiej się skupić. Długopis i papier zapewniają prostą metodę robienia notatek, wolną od czynników rozpraszających, takich jak e-maile czy powiadomienia.

Kiedy ta metoda może działać najlepiej

Robienie notatek za pomocą długopisu i papieru może być szczególnie korzystne w przypadku mniejszych, bardziej kameralnych spotkań. Ta metoda pozwoli ci pozostać w pełni zaangażowanym bez rozpraszania się laptopem lub telefonem.

Innym typem spotkania, na którym najlepiej sprawdza się robienie notatek odręcznie, są sesje kreatywnej burzy mózgów. Pisanie odręczne daje swobodę szybkiego szkicowania diagramów lub notowania pomysłów bez martwienia się o formatowanie lub konieczność ich natychmiastowej organizacji.

Krótkie lub nieformalne spotkania mogą być również dobrym miejscem do robienia odręcznych notatek. Ta metoda może być szybsza i bardziej wydajna niż inne, zwłaszcza jeśli nie musisz martwić się o natychmiastową organizację notatek.

Notatki na maszynie

Pisanie notatek na laptopie lub telefonie może znacznie przyspieszyć, uporządkować i ułatwić dostęp do nich. Możesz korzystać z aplikacji takich jak Evernote, OneNote lub prostego edytora tekstu, a wszystkie oferują różne korzyści.

Korzyści z wpisywania notatek

Jedną z największych zalet cyfrowego pisania notatek jest ich organizacja. Będziesz mógł łatwo tworzyć, edytować i kategoryzować swoje notatki w różnych folderach, a także upewnić się, że wszystko jest uporządkowane i łatwe do odzyskania, gdy jest to potrzebne. Możesz także korzystać z przechowywania w chmurze, które pozwala synchronizować notatki na wielu urządzeniach, dzięki czemu masz do nich dostęp z dowolnego miejsca. Może to być szczególnie pomocne w przypadku pracy hybrydowej lub zdalnej.

Pisanie notatek cyfrowo zapewnia również większą elastyczność. Będziesz mieć możliwość dodawania obrazów, linków, a nawet nagrań audio bezpośrednio do swoich notatek, co może być pomocne, jeśli spotkanie obejmuje pomoce wizualne lub prezentacje. Na przykład, jeśli ktoś udostępnia zestaw slajdów podczas spotkania, możesz zrobić zdjęcie lub wstawić zrzut ekranu ważnego slajdu bezpośrednio do swoich notatek.

Kolejną zaletą cyfrowego zapisywania notatek jest możliwość ich przeszukiwania. Będziesz mógł szybko wyszukiwać konkretne szczegóły, słowa kluczowe lub pomysły, co może zaoszczędzić wiele czasu w porównaniu do ręcznego przeglądania stron odręcznych notatek.

Kiedy ta metoda może działać najlepiej

Pisanie notatek cyfrowo może być najlepszym rozwiązaniem, jeśli zespół jest szczególnie obeznany z technologią i często korzysta z narzędzi cyfrowych. Pisanie na klawiaturze może pomóc usprawnić proces nie tylko robienia notatek, ale także dzielenia się nimi z resztą zespołu, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu pracują zdalnie lub hybrydowo.

Pisanie notatek może również świetnie sprawdzić się w przypadku spotkań zawierających złożone treści. Może to obejmować szczegółowe dyskusje, dane lub media - cyfrowe notatki pozwolą ci łatwo uchwycić i zorganizować wszystko, w tym tekst, wykresy, a nawet filmy.

Cyfrowe sporządzanie notatek jest również dobrym rozwiązaniem, gdy trzeba udostępnić je reszcie zespołu po spotkaniu. Będziesz mógł szybko organizować i rozpowszechniać swoje notatki, wysyłając je e-mailem lub udostępniając łącze do dokumentu w chmurze. Może to być szczególnie korzystne, gdy spotkanie dotyczy projektu, który ma krótkie ramy czasowe lub zbliżający się termin.

Nagrywanie głosu

Nagrywanie głosu staje się popularną metodą przechwytywania notatek ze spotkań, szczególnie dla tych, którzy wolą mówić niż pisać. Dzięki smartfonom, tabletom i aplikacjom do notatek głosowych nagrywanie spotkań, dyskusji, a nawet własnych myśli bez konieczności ręcznego zapisywania jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Nagrywanie głosu jest szczególnie pomocne, gdy trzeba szybko uchwycić duże ilości informacji lub gdy nie można pisać na klawiaturze lub pisać podczas spotkania.

Korzyści z nagrywania głosu

Jedną z głównych korzyści płynących z głosowego nagrywania notatek ze spotkań jest wydajność. Nie musisz martwić się o nadążanie za szybko toczącymi się dyskusjami, ponieważ możesz po prostu nagrać całą rozmowę lub jej ważne segmenty. Pozwoli ci to pozostać zaangażowanym w spotkanie bez ryzyka pominięcia kluczowych szczegółów. Ponadto będziesz w stanie uchwycić niuanse, takie jak ton i akcent, które w przeciwnym razie mogłyby zostać pominięte podczas pisania na klawiaturze lub pisania notatek.

Kolejną zaletą nagrywania spotkań jest to, że może być ono mniej inwazyjne. Pisanie na laptopie może potencjalnie przeszkadzać, podczas gdy nagrywanie pozwala całkowicie skupić się na rozmowie bez konieczności przerywania jej zapisywaniem.

Nagrania głosowe również zapewniają elastyczność. Po spotkaniu możesz odtworzyć nagranie, gdy zajdzie taka potrzeba, i przepisać je we własnym tempie. Będziesz mieć również możliwość automatycznej transkrypcji za pomocą narzędzi zamiany mowy na tekst. Ta elastyczność pozwala na tworzenie dokładnych, szczegółowych zapisów ze spotkania bez presji zapisywania wszystkiego podczas samego spotkania.

Kiedy ta metoda może działać najlepiej

Nagrywanie głosu może być szczególnie korzystne w przypadku spotkań zawierających żargon techniczny lub złożone koncepcje. Nagrywanie zapewni, że nie przegapisz żadnych ważnych szczegółów, które mogą być trudne do szybkiego zapisania, zwłaszcza jeśli nie jesteś zaznajomiony z terminami.

Innym spotkaniem, podczas którego nagrywanie może być korzystne, są długie spotkania lub prezentacje. Podczas tych spotkań może być trudno uchwycić wszystko na bieżąco. Nagrywanie pozwoli ci wrócić i przejrzeć całą sesję, dzięki czemu będziesz mógł wybrać ważne punkty i upewnić się, że nic nie zostanie zapomniane lub pominięte.

Nagrywanie głosu może być również pomocne w nagrywaniu własnych refleksji po spotkaniu. Zapewnia szybką i łatwą metodę rejestrowania własnych myśli, bez konieczności poświęcania czasu na zapisywanie wszystkiego.

Mapowanie myśli

Mapowanie myśli to wizualna metoda sporządzania notatek, która pomaga organizować informacje w sposób odzwierciedlający naturalny sposób przetwarzania pomysłów przez mózg. Zamiast liniowych notatek, mapa myśli pozwala uchwycić pomysły i koncepcje w strukturze przypominającej sieć.

Zaczniesz od głównego tematu, który powinien być głównym tematem spotkania. Napisz to na środku strony lub użyj narzędzia cyfrowego. Następnie można narysować odgałęzienia od głównego tematu do podtematów, które powinny reprezentować tematy, pomysły i sekcje omawiane podczas spotkania. Na tej podstawie można dodać więcej gałęzi i mniejszych podtematów.

Korzyści z mapowania myśli

Jedną z głównych zalet mapowania myśli jest to, że zachęca ono do kreatywnego myślenia. Będziesz w stanie wizualizować złożone relacje między różnymi tematami i zobaczyć, jak są one ze sobą powiązane. Może to być szczególnie przydatne w przypadku tematów obejmujących wiele zagadnień lub wymagających ustrukturyzowanego rozwiązywania problemów.

Tworzenie map myśli może być również dobre dla zachowania pamięci. Ponieważ mapa myśli jest bardziej wizualna, może być łatwiej przywołać informacje, ponieważ będziesz w stanie wyobrazić sobie układ w swoim umyśle i lepiej odzyskać potrzebne szczegóły.

Mapy myśli są również elastyczne. Możesz narysować je odręcznie lub stworzyć wersję cyfrową, która pozwoli ci modyfikować i rozszerzać je w miarę rozwoju dyskusji podczas spotkania. Ramy mapy myśli pozwalają wybrać najlepsze sposoby przechwytywania i organizowania przepływu informacji, w zależności od tego, co jest omawiane.

Kiedy ta metoda może działać najlepiej

Mapowanie myśli może być szczególnie pomocne w sesjach burzy mózgów. Spotkania te zazwyczaj wiążą się z generowaniem wielu pomysłów, a mapowanie myśli pozwoli ci szybko uchwycić myśli w trakcie ich omawiania.

Tworzenie map myśli może być również korzystne przy rozwiązywaniu złożonych problemów. Mapa myśli może podzielić główny problem na mniejsze sekcje, które mogą być łatwiejsze do opanowania. Mapa myśli może również ułatwić identyfikację wzorców i relacji, a także wyzwań i potencjalnych rozwiązań.

Mapy myśli świetnie sprawdzają się również podczas planowania projektów lub spotkań strategicznych, na których omawiane są powiązane ze sobą tematy. Będziesz w stanie wizualnie zorganizować zadania, terminy, zasoby i obowiązki, dzięki czemu zadanie będzie łatwiejsze do wykonania.

Wspólne sporządzanie notatek

Wspólne sporządzanie notatek za pomocą udostępnionych dokumentów to świetna metoda dla zespołów, które chcą współpracować w celu przechwytywania, udoskonalania i przechowywania notatek ze spotkań w czasie rzeczywistym. Takie podejście jest szczególnie przydatne, gdy zespoły są zdalne lub pracują w różnych strefach czasowych. Możesz korzystać z narzędzi opartych na chmurze, takich jak Google Docs, Microsoft OneNote lub Notion, aby umożliwić wielu osobom współtworzenie tego samego zestawu notatek podczas spotkania. Może to pomóc w zapewnieniu, że wszystkie perspektywy zostaną uchwycone i nic nie zostanie pominięte.

Korzyści ze wspólnego sporządzania notatek

Jedną z największych zalet korzystania ze współdzielonych dokumentów do sporządzania notatek jest współpraca w czasie rzeczywistym. Każdy może dodać własne przemyślenia podczas spotkania, dodać elementy działania i punkty wyjaśnienia. Zmniejsza to ryzyko pominięcia ważnych informacji i skutkuje bardziej kompleksowym zestawem notatek.

Kolejną korzyścią jest to, że współdzielone dokumenty będą łatwo dostępne dla całego zespołu. Notatki będą przechowywane w chmurze, gdzie każdy powinien mieć do nich dostęp w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia. Może to być świetne rozwiązanie dla zespołów, które pracują w różnych lokalizacjach i muszą szybko odwoływać się do notatek ze spotkań. Udostępniony dokument będzie również łatwy do aktualizacji i edycji po spotkaniu, dzięki czemu można dodać wszelkie brakujące szczegóły i śledzić elementy działań.

Kiedy ta metoda może działać najlepiej

Wspólne notatki sprawdzają się szczególnie dobrze, gdy zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo. Gdy wszyscy są rozproszeni geograficznie, wspólne sporządzanie notatek zapewni, że każdy będzie mógł wnieść swój wkład i uzyskać dostęp do notatek ze spotkania.

Współpracujące notatki świetnie sprawdzają się również podczas spotkań zespołowych lub burz mózgów, podczas których wiele osób może potrzebować pomysłów, opinii i szczegółów. Wspólny dokument pozwoli wszystkim uczestniczyć w czasie rzeczywistym i zapewni, że sugestie wszystkich zostaną przechwycone i zapisane.

Korzystanie z udostępnionego dokumentu na notatki ze spotkań może być również korzystne w przypadku spotkań dotyczących trwających projektów. Dokument ten może działać jako centralne źródło informacji, do którego każdy może się odwoływać i aktualizować w razie potrzeby.

Organizuj efektywne spotkania z Nobo

Nobo oferuje szereg narzędzi i rozwiązań w miejscu pracy, które pomagają w prowadzeniu skutecznych i produktywnych spotkań. Odekranów projekcyjnych  potablice , mamy to, czego potrzebujesz, aby poprawić komunikację w miejscu pracy i utrzymać zaangażowanie zespołu.