W Scrumie spotkania dotyczące dopracowania backlogu odbywają się pomiędzy Właścicielami Produktu i Zespołami Deweloperskimi w firmie. Spotkania te zapewniają zespołom dedykowaną przestrzeń do przeglądu, wyjaśniania i ustalania priorytetów elementów backlogu.

Ogólnie rzecz biorąc, backlog to uszeregowana pod względem ważności lista prac dla zespołu programistów pochodząca z planu działania i jego wymagań. Najważniejsze zadania powinny znajdować się na szczycie rejestru produktowego. Regularnie udoskonalając backlog, zespoły mogą zapewnić, że pozostaje on aktualny, dobrze zdefiniowany i gotowy do wdrożenia w nadchodzących sprintach.

Jakie znaczenie ma udoskonalanie backlogu?    

Dopracowanie backlogu jest ważne, ponieważ pomaga zespołom efektywnie planować pracę i pozostać zorganizowanym. Obejmuje przegląd i wyjaśnienie zadań, które należy wykonać w ramach danego projektu. Zespoły inwestują czas w spotkania mające na celu dopracowanie backlogu, aby zminimalizować wątpliwości, usprawnić planowanie i zwiększyć ogólną wydajność procesu rozwoju. Pełne cele obejmują:

• Jasność i wspólne zrozumienie
• Rozkładanie na części i doskonalanie elementów
• Ustalanie priorytetów backlogu
• Szacowanie wkładu pracy
• Wdrożenie

Regularne przeprowadzanie spotkań w celu dopracowania backlogu pozwala zespołom na utrzymanie dobrze zorganizowanego backlogu - obszernej listy zadań i działań. To z kolei przygotowuje do planowania i realizacji sprintu. Spotkania te ułatwiają skuteczną komunikację, wspólne zrozumienie i poprawę produktywności, prowadząc do skutecznego dostarczania wartościowych produktów.

Kto jest odpowiedzialny za udoskonalanie backlogu?

Doskonalenie backlogu ma zazwyczaj lidera produktu lub właściciela produktu, który jest odpowiedzialny za ten proces. Jest on odpowiedzialny za backlog i ma za zadanie zapewnienie, że jest on dobrze utrzymany, aktualny i dostosowany do wizji produktu. Właściciele produktu współpracują bezpośrednio z zespołem programistów i poszczególnymi partnerami.

Zespół programistów wspiera właściciela produktu. Są oni zobowiązani do aktywnego uczestnictwa w spotkaniach dotyczących udoskonalania backlogu poprzez przeglądanie, omawianie i zadawanie pytań dotyczących produktów backlogu w celu ich lepszego zrozumienia. Zespół programistów może również:

• Sugerować podział złożonych elementów
• Zapewniać szacunkowe nakłady pracy
• Dostarczać informacji technicznych
• Pomagać w ustalaniu priorytetów i planowaniu

Poziom zaangażowania każdej ze stron może się różnić w zależności od konkretnych potrzeb i dynamiki zespołu oraz projektu. Jest to jednakże ważne, gdyż udoskonalanie backlogu jest procesem opartym na współpracy.

Prowadzenie własnego spotkania w celu dopracowania backlogu

Jeśli chcesz utrzymać projekt na właściwym torze, utrzymanie sprawnego i łatwego w zarządzaniu backlogu jest niezbędne. Ustrukturyzowane podejście do spotkania mającego na celu dopracowania backlogu usprawnia współpracę, poprawia planowanie sprintu i wspomaga proces rozwoju. To z kolei usprawnia ten proces, zwiększając produktywność, dostarczanie produktów i zadowolenie klientów.

Najlepsze narzędzia do udanego spotkania optymalizującego backlog

Istnieje kilka narzędzi, które mogą być pomocne w przeprowadzaniu spotkań optymalizujących backlog, zarówno cyfrowych, jak i fizycznych. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze:

• Oprogramowanie do zarządzania projektami do śledzenia postępów i przydzielania zadań
• Tablice suchościeralne do burzy mózgów i dzielenia się pomysłami
• Narzędzia do wideokonferencji dla zewnętrznych uczestników spotkań
• Arkusze kalkulacyjne do śledzenia w mniejszych zespołach
• Planery T-cart, karteczki samoprzylepne i inne akcesoria

Systemy planowania T-card to skuteczna metoda wizualizacji projektów i śledzenia postępów w ich realizacji. Ten praktyczny system może być używany do prostych lub złożonych projektów w dowolnym środowisku.

Ważne jest, aby wybrać narzędzie lub kombinację narzędzi, które najlepiej odpowiadają potrzebom zespołu, preferencjom i wymaganiom projektu. Celem jest posiadanie narzędzia, które ułatwi współpracę, organizację oraz przejrzystość spotkania dotyczącego udoskonalania backlogu.

Agenda spotkania dotyczącego optymalizacji backlogu

Skorzystaj z poniższej agendy spotkania, aby pomóc w przeprowadzeniu własnego spotkania dotyczącego optymalizacji backlogu. Program i czas trwania spotkania dotyczącego backlogu mogą różnić się od podanych poniżej, należy je zatem dostosować w zależności od potrzeb. Jeśli jesteś moderatorem spotkania, pomóż utrzymać spotkanie na właściwym torze, upewnij się, że uczestnicy pozostają skupieni, zachęcaj do współpracy i dąż do osiągnięcia celów związanych z udoskonalaniem rejestru.

Powitanie i wprowadzenie (5 minut)

• Powitaj uczestników
• Szybko przejdźcie przez porządek obrad

Przegląd celów spotkania (5 minut)

• Podsumuj cele spotkania
• Upewnij się, że wszyscy są przygotowani do realizacji celu spotkania

Przegląd punktów backlogu (30-60 minut)

• Przejdź przez elementy backlogu jeden po drugim
• Omów każdy element w celu wyjaśnienia jego szczegółów, wymagań i kryteriów akceptacji
• Rozważ podzielenie większych elementów na mniejsze zadania
• Zapisz dodatkowe informacje lub zmiany w poszczególnych elementach zgodnie z wymaganiami

Szacowanie wkładu pracy (15-30 minut)

• Oszacujcie nakład pracy lub względny rozmiar elementów backlogu
• Korzystaj z technik szacowania, takich jak punkty fabularne, wzorowe godziny lub względny rozmiar
• Omów i uzgodnij szacowany nakład pracy dla każdego elementu
• Zwróć uwagę na wszelkie zależności lub kwestie techniczne związane z elementami

Ustalanie priorytetów (15-30 minut)

• Ocena priorytetu poszczególnych pozycji backlogu i dostosowanie ich w razie potrzeby
• Wspólne decyzje o względnej kolejności elementów.

Działania i kolejne kroki (10 minut)

• Podsumowanie kluczowych decyzji podjętych podczas spotkania
• Zidentyfikowanie wszelkich elementów działań lub zadań, którymi należy się zająć i określenie ram czasowych
• Przypisanie członkom zespołu odpowiedzialności za określone zadania

Podsumowanie spotkania (5 minut)

• Podsumowanie kluczowych wniosków ze spotkania
• Podziękowanie uczestnikom za ich wkład
• Potwierdzenie daty i godziny następnego spotkania, jeśli to konieczne